Geração de AFD

CONTEÚDO

01. VISÃO GERAL

O Arquivo AFD (Arquivo de fonte de dados) trata-se é um documento que reúne todas as informações sobre o registro de ponto dos seus colaboradores que devem ser gerados a partir do layout disponibilizada pelo Governo.

o AFD é utilização pelo Ministério do Trabalho para auditar as rotinas de jornada de trabalho nas empresas. Vale lembrar que não é possível alterar as informações deste documento, uma vez que ele conta com os dados brutos relacionados à jornada do colaborador.

Esta documentação tem como objetivo orientar sobre o processo de geração do AFD, observando a regra da Portaria 671 a partir da versão de Backoffice 12.1.22100000 que está disponível em 31/10/2022. Principais mudanças:

• Os registros impressos no arquivo são os registros conforme documentação do layout disponibilizada pelo Governo: 
  • 1 - Cabeçalho,
  • 3 - Marcações e
  • 9 - Trailer
• A nomenclatura do arquivo mudou para o REP-A para conter a seguinte junção "AFD" + CNPJ/CPF do empregador + "REP_A" + código do dispositivo + ".txt"

02. PROCESSO PARA ASSINATURA DIGITAL DO ARQUIVO AFD

Conforme determinado pela Portaria n^o 671/2021 o arquivo AFD deverá ser assinado digitalmente pela empresa fabricante/desenvolvedor do REP, utilizando seu certificado digital válido e emitido no âmbito da ICP-Brasil.  As assinaturas eletrônicas podem ser verificadas sempre que surgirem dúvidas em relação à autenticidade e integridade dos arquivos gerados; por exemplo, para fins de utilização em fiscalização ou processos judiciais. (item 32 e 33 - Perguntas e Resposta - Portaria no 671/2021)

Para o arquivo AFD, as assinaturas eletrônicas geradas pelo REP-A devem ser no padrão CAdES (CMS Advanced Electronic Signature) e devem ser armazenadas em um arquivo no formato p7s destacado (detached). Preencher o registro (última linha do arquivo) referente à assinatura digital com o texto literal “ASSINATURA_DIGITAL_EM_ARQUIVO_P7S” e espaços à direita para complementar os 100 caracteres. Ademais, o arquivo p7s deve ser nomeado com nome do arquivo AFD incluindo a extensão “.p7s”. Por exemplo, o arquivo AFD “00000000000000REP_A.txt” deve ter arquivo de assinatura p7s nomeado como “00000000000000REP_A.txt.p7s”. (item 28 - Perguntas e Resposta - Portaria no 671/2021) .

Para possibilitar a efetivação da assinatura digital utilizando o certificado da TOTVS, foi disponibilizado um processo que irá permitir que os clientes efetuem assinatura digital quando solicitado pelo Ministério do Trabalho. Segue abaixo o procedimento para Assinatura Digital do arquivo AFD:

Para assinar digitalmente o arquivo AFD (Arquivo de Fonte de Dados) deverá seguir o seguinte procedimento:

1. Abra o ticket para o CST ou entre em contato com os canais de atendimento da TOTVS, por meio do Central de Atendimento TOTVS, opção CST - Central de Serviços TOTVS, ou telefone 011 4003 0015, opção 4, sub opção 9.  Caso não tenha acesso aos nossos canais de atendimento, entre em contato com o telefone 11 4003 0015, opção 7.
2. Deverá utilizar o template abaixo para abertura do ticket:
   
   • Assunto: Assinatura Digital dos arquivos fiscais da Portaria 671
   • Descrição: 
     • Produto: TOTVS RH Clockin 
     • Data da Extração: 18/01/23
     • Solicitação: Assinatura digital do(s) arquivo(s) AFD111111_A_02.pdf
   • Anexar os arquivos AFD que foram gerados pelo ERP TOTVS no formato PDF.
   • Anexar o termo de responsabilidade ABAIXO, garantindo que o arquivo gerado não tem nenhuma alteração com relação ao que foi extraído pelo ERP TOTVS

03. CONFIGURAÇÃO NO SETTINGS 

Para que seja possível efetuar efetuar a geração do AFD é necessária efetuar configurações no Settings do ambiente do Backoffice. Para isso, acessar a Plataforma, após o Menu Lateral da Plataforma pressionar opção Carol Apps,  selecionar a opção do "Carol App Backoffice" e por fim selecionar a Aba Settings. Abaixo os campos que deverão ser informados para a geração do AFD:

• AFD - Código Convenção Coletiva: help do campo está localizado no grupo AFD do Settings. Para entender quais as regras do campo verificar o Help do Campo no Settings.
• AFD - CNPJ do desenvolvedor: help do campo está localizado no grupo AFD do Settings. Para entender quais as regras do campo verificar o Help do Campo no Settings.
• AFD - Data Final da geração do AFD:  help do campo está localizado no grupo AFD do Settings. Para entender quais as regras do campo verificar o Help do Campo no Settings.
• AFD - Data Inicial da geração do AFD: help do campo está localizado no grupo AFD do Settings. Para entender quais as regras do campo verificar o Help do Campo no Settings.
• AFD - lista de CNPJ: help do campo está localizado no grupo AFD do Settings. Para entender quais as regras do campo verificar o Help do Campo no Settings.
• AFD - Versão do Layout: help do campo está localizado no grupo AFD do Settings. Para entender quais as regras do campo verificar o Help do Campo no Settings.

Para geração de arquivo AFD com filtro o arquivo disponibilizado no "Storage" da Plataforma será sobreposto, para gerar a informação completa o arquivo deverá ser gerado novamente sem os filtros no Settings.

04. INFORMAR CONVENÇÃO COLETIVA PARA O DISPOSTIVO

A Portaria 671 determina que no Layout do AFD a informação da Convenção Coletiva para o REP-A é do tipo numérico e seja informado com 17 dígitos no máximo e que caso o número seja menor que 17 dígitos seja preenchido com zeros a esquerda até completar os 17 dígitos.

Com a Portaria 671 também foi disponibilizada duas formas de informar a Convenção Coletiva para que seja gerada no AFD:

• Campo AFD - Código Convenção Coletiva no Settings: informar o código aqui quando existe somente uma convenção coletiva utilizada para a todas ou a maioria das empresas do grupo. ao informar este campo a medida que as marcações são integradas no Backoffice, se não existir convenção coletiva informada para o dispositivo então a convenção coletiva informada  neste campo é considerada para a marcação. Para informar esse campo acessar a Plataforma Carol > Selecionar o Menu Lateral opção Carol Apps, Selecionar o Aplicativo Backoffice e selecionar a aba Settings na interface.
• Campo Convenção Coletiva no Cadastro de Dispositivo ou Dispositivo Não Reconhecido do Backoffice: informar o código da convenção coletiva aqui quando a mesma existe para um grupo de funcionários do mesmo dispositivo. Este campo serve para quando é necessário separar os funcionários por grupos de sindicados com convenções específicas, observando que os funcionários devem estar no mesmo dispositivo. Quando as marcações deste dispositivo for integrada com o Backoffice, mesmo que tenha sido informado o campo AFD - Código Convenção Coletiva no Settings o código da convenção considerado será o informado no dispositivo da marcação. Para informar o campo é necessário acessar o cadastro de dispositivo, editar o dispositivo que vai informar o código da convenção coletiva, informar o campo e salvar o registro. Para saber mais poderá acessar as documentações Cadastro de Dispositivo e sobre o Dispositivo Não Reconhecido

05. O PROCESSO DE GERAÇÃO DO AFD

O processo de geração de AFD do Clockin efetua a geração de todas as marcações encontradas no período de geração sem nenhum filtro especificado exceto o filtro informado no Settings.  Para efetuar a geração do AFD, deverá ser acessada a Plataforma e através do Menu Lateral selecionar "Carol Apps", selecionar a opção Backoffice e na interface selecionar a aba "Process". O processo que gera o arquivo de AFD é o "clockin_export_data". Este processo poderá ser executado pontualmente através do botão "Run Now" ou efetuado agendamento através do botão "Edit", para ser gerado de tempos em tempos.  Abaixo imagem que mostra o processo e quais is botões que devem ser pressionados:

Após efetuar a parametrização ou a geração do arquivo, este é gerado na aba "Storage" cujo o processo está descrito no item 06 desta documentação.

06. ARQUIVOS NO STORAGE

Atualmente podemos ter dois arquivos AFD com nomenclatura diferente sendo gerados no Storage Com a implantação do AFD: 

• No formato do Layout da Portaria 1510  (tela abaixo em destaque na cor vermelha), o nome deste arquivo é gerado com a palavra “clockin” mais o código do dispositivo. Este formato é gerado quando o campo AFD - Versão do Layout do AFD do Settings estiver selecionado como 1 - Layout Portaria 1510.
• No formato do novo Layout da Portaria 671  (tela abaixo em destaque cor verde), o nome deste arquivo tem a palavra “AFD” mais o CNPJ/CPF, mais a palavra "REP_A" e mais o código do dispositivo.  Este formato é gerado quando o campo AFD - Versão do Layout do AFD do Settings estiver selecionado como 2 - Layout Portaria 671.

07. BAIXAR ARQUIVOS AFD NO BACKOFFICE  

Como facilitador temos também opções no próprio Backoffice do Clockin para efetuar a baixa dos arquivos. Para isso pode-se acessar a opção Monitor do Menu lateral do Backoffice, nesta interface o usuário encontrará uma caixa de seleção bem a direita no título da consulta dos dispositivos, onde é possível selecionar forma de exportar os arquivos AFD dos dispositivos:

• Exportar para todos os arquivos - esta opção possibilita o "download" de uma arquivo compactado (zip) contendo todos os arquivos gerados no "Storage" (observar item 05 e 06 desta documentação)
• Exportar arquivos selecionados - esta opção possibilita o "download" de um arquivo compactado (zip) contendo os AFDs dos dispositivos selecionados na tela e que se encontram gerados no "Storage" (observar item 05 e 06 desta documentação). 

08. PROBLEMAS E SOLUÇÕES

Na ocorrência de um possível problema em um processo de geração do AFD, sugere-se a verificação do log da geração. Para acessar o log da geração do processo, acessar o menu lateral da Plataforma Carol, selecionar a opção Carol App e selecionar o aplicativo Backoffice, na tela selecionar a aba "Process". No processo "clockin_export_data" o status da ultima geração do processo e verificar. Ao clicar no status que está sendo demonstrado é possível efetuar a consulta do log de geração.

• Caso seja "Failed" indica que o processo não efetuou a geração devido a uma falha interna do aplicativo.  Para esse caso sugere-se a abertura de ticket para que seja avaliado.
• Caso seja "Complete" indica que o processo efetuou a geração com os parâmetros informados no Settings com sucesso. Em caso de não ter gerados as informações ou ter gerado de forma incompleta é necessário observar os parâmetros informados no Settings. 
  • 'taxidsExportAFD' set using default value '' - esse campo indicar quais os CNPJ utilizados para a geração do NSR. Este campo pode ser informado no Settings. Neste exemplo não foi informado os CNPJS então desta forma está sendo gerados todos os CNPJS do ambiente.
  • ordinanceVersionExportAFD' set to '2 - Layout Portaria 671'. Este campo indica qual foi o layout definido no settings

  • 'developerTaxidExportAFD' set to '53113791000122'. - este descritivo indica qual o CNPJ está sendo gerado (pode ter mais de um)

  • 'collectiveAgreementExportAFD' set using default value '99999999999'. - este campo indica qual convenção coletiva está sendo usado, neste caso está sendo usado o "default" porque não foi informado nem no settings e nem no cadastro do dispositivo

  • 'finalDateExportAFD' set to '2023-01-30'. - neste log indica qual a data final que está sendo considerada para a geração

  • 'initialDateExportAFD' set to '2023-01-02'- neste log indica qual a data inicial que está sendo considerada para a geração.

Abaixo, tela mostrando onde é possível visualizar as informações do log de geração: