As informações referente aos relatórios gerados através do menu “Assinatura Eletrônica | Monitoramento | Monitor de documento”, onde serão exibidos os resultados de cada job de relatório enviado para a integração e onde poderão ser realizadas operações de aprovação de registros pendentes de validação, atualização de status com base nas ações realizadas através do portal TOTVS Assinatura Eletrônica e também a exclusão de documentos não finalizados.documentos integrados com TOTVS Assinatura Eletrônica.
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Para acessar o processo de integração é necessário que RM esteja devidamente parametrizado. Para saber mais acesse Integração com TOTVS Assinatura Eletrônica. Para conhecer o TOTVS Assinatura Eletrônicaclique aqui. |
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| title | Configurando o RM para a Integração com TOTVS Assinatura Eletrônica |
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O TOTVS Assinatura Eletrônica é um sistema para assinatura digital ou eletrônica de documentos. Ele permite que documentos sejam cadastrados indicando assinadores e validadores para os mesmos.
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Os usuários que poderão realizar a integração de documentos com o TOTVS Assinatura Eletrônica, deverão ter seus perfis de acesso ajustados para permitir o acesso às telas responsáveis pela integração. Para isso acesse o cadastro de perfil e conceda acesso às opções de Assinatura Eletrônica, do sistema Educacional.
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| Nota |
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| title | Os registros de monitoramento poderão estar com um dos seguintes status |
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| title | Visualizar ou editar um documento |
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Ao visualizar ou editar um registro o usuário poderá visualizar as informações detalhadamente e ter algumas informações a mais como:  Image Modified
| Informações |
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| Serão exibidos os destinatários associados ao documento, a ação esperada do usuário e o status do usuário no documento. Será possível incluir e excluir destinatários caso o usuário tenha permissão de acesso ao documento e o documento não esteja finalizado. Na tela de inclusão de destinatários é possível realizar a seleção via digitação de e-mail, seleção de cliente/fornecedor ou pessoa.
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| Informações |
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| Data limite para validação/assinatura do documento. Caso o documento utilize prazo de assinatura e não tenha sido assinado até a data, ao ser executado o processo de atualização de status o documento será cancelado. |
| Informações |
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| Através dessa opção o usuário poderá ter acesso ao arquivo PDF do documento . Serão consideradas duas opções de download; 1 – Registro pendente de aprovação: ao clicar no botão será visualizado o arquivo a ser integrado, que ainda se encontra no sistema RM. 2 – Registro já integrado com o TOTVS Assinatura eletrônica: será realizado o . O download da última versão do documento no sistema de assinaturas. Caso ele já possua alguma assinatura realizada será exibido o documento de manifesto com as informações da assinatura.
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| title | Processos relacionados ao monitoramento |
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O sistema disponibiliza os seguintes processo relacionados aos documentos  Image Removed Image Added
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| title | Atualização de Atualizar os status de dos documentos integrados |
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| Ao ser executado esse processo o sistema verificará se o documento Pendente de assinatura ou Assinado parcialmente teve alguma alteração de status no portal TOTVS Assinatura
Eletrônica e atualizará a informação no registro de monitoramento. Essa opção de monitoramento será executada automaticamente para os registros pendentes caso o parâmetro global de atualização de status ao abri tela de visão esteja marcado. Para os documentos com prazo de assinatura/validação o sistema verificará se o documento teve o prazo expirado, caso ele tenha o prazo espirado o sistema cancelará o documento. |
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| title | Assinar documentoos documentos integrados |
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| Esse processo permitirá que o usuário que esteja associado a um ou mais documentos possa realizar a assinatura desses, sem a necessidade de acessar o portal TOTVS Assinatura Eletrônica. É importante que o usuário tenha validado o documento antes de realizar a assinatura. O usuário deverá se certificar de que o documento está correto e marcar a opção de ciente da tela.
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| title | Exclusão de Excluir os documentos integrados |
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| Através desse processo será possível excluir registros não integrados, integrados com erro ou não finalizados. No caso dos registros integrados e não finalizados (não assinados por todos) o sistema excluirá o documento do portal TOTVS Assinatura Eletrônica e da tela de monitoramento.
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| Caso o documento já tenha sido assinado por todos os destinatários não será possível excluir o documento. Para saber mais acesse TOTVS Assinatura Eletrônica na opção de Funcionalidades | Fluxo do usuário | Gerenciando uma publicação existente | Excluindo um documento |
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| title | Envio de documento Enviar os documentos para assinatura |
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| Esse processo permite o envio de documentos que não são integrados através do processo de integração de relatórios (Processo de integração). O usuário poderá selecionar um arquivo PDF do disco local ou de um drive de rede e enviar para assinatura. As opções de aprovação e assinatura também estão disponíveis como no processo de integração normal. Será possível inserir um destinatário que esteja associado ao cadastro de Cliente/Fornecedor, Pessoa ou então um e-mail avulso. No grid de destinatários é possível selecionar o tipo de participação do destinatário (Assinar, Validar ou Testemunhar) e na coluna "Prioridade assinatura" poderá ser utilizado o recurso de workflow, que funcionada da seguinte maneira:
Ao utilizar recurso de workflow pode-se definir uma ordem das assinaturas, onde uma prioridade menor só poderá assinar depois de as prioridades maiores tiverem assinado. Exemplo: jose@integração.com - prioridade 0 [email protected] - prioridade 1
A Maria só conseguirá visualizar e assinar o documento depois que o José realizar sua assinatura. Caso o José rejeito o arquivo ele não aparecerá para a Maria.  Image Modified
| Aviso |
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Nessa tela não é possível gerar relatórios de forma automática, estando o recurso desabilitado para uso em outros módulos.
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