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As informações referente aos documentos integrados com TOTVS Assinatura Eletrônica.


Informações

Para acessar o processo de integração é necessário que RM esteja devidamente parametrizado. Para saber mais acesse Integração com TOTVS Assinatura Eletrônica.

Para conhecer o TOTVS Assinatura Eletrônicaclique aqui.



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titleConfigurando o RM para a Integração com TOTVS Assinatura Eletrônica

 O TOTVS Assinatura Eletrônica é um sistema para assinatura digital ou eletrônica de documentos. Ele permite que documentos sejam cadastrados indicando assinadores e validadores para os mesmos.


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titlePerfil de acesso

Os usuários que poderão realizar a integração de documentos com o TOTVS Assinatura Eletrônica, deverão ter seus perfis de acesso ajustados para permitir o acesso às telas responsáveis pela integração. Para isso acesse o cadastro de perfil e conceda acesso às opções de Assinatura Eletrônica, do sistema Educacional.


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titleColunas
  • Descrição: Nesta coluna será exibida a descrição do relatório no monitoramento.
  • Status: Exibirá o status do documento/relatório.

  • Job relatório: Número do Job de execução do relatório.
  • Id. Arquivo assinatura: Identificador do arquivo na Api de assinatura.
  • Remetente: Usuário responsável pelo processo principal.
  • Mensagem: Mensagem de erro ou informação retornada pelo processo ou Api.
  • Nome do arquivo: Nesta coluna será exibido o nome do arquivo gerado.
  • Campos chave: Campos que compõem a chave para geração do relatório.
  • Valores chave: Valores que compõem o campo chave.
  • Job Principal: Identificador do Job responsável por disparar a geração dos relatórios, caso seja relacionado a um processo principal.
  • Criado por: Usuário de criação do processo.
  • Criado em: Data de criação do processo.
  • Modificado por: Usuário de modificação (alteração de status) do registro.
  • Modificado em: Data de modificação (alteração de status) do registro.



Nota
title Os registros de monitoramento poderão estar com um dos seguintes status

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titleVisualizar ou editar um documento

Ao visualizar ou editar um registro o usuário poderá visualizar as informações detalhadamente e ter algumas informações a mais como:


Informações
titleDestinatários

Serão exibidos os destinatários associados ao documento, a ação esperada do usuário e o status do usuário no documento. Será possível incluir e excluir destinatários caso o usuário tenha permissão de acesso ao documento e o documento não esteja finalizado. Na tela de inclusão de destinatários é possível realizar a seleção via digitação de e-mail, seleção de cliente/fornecedor ou pessoa.


Informações
titlePrazo de assinatura

Data limite para validação/assinatura do documento. Caso o documento utilize prazo de assinatura e não tenha sido assinado até a data, ao ser executado o processo de atualização de status o documento será cancelado.

Informações
titleDownload do arquivo

Através dessa opção o usuário poderá ter acesso ao arquivo PDF do documento já integrado com o TOTVS Assinatura eletrônica. O download da última versão do documento no sistema de assinaturas. Caso ele já possua alguma assinatura realizada será exibido o documento de manifesto com as informações da assinatura.


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titleProcessos relacionados ao monitoramento

O sistema disponibiliza os seguintes processo relacionados aos documentos


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titleAtualizar os status dos documentos integrados

Ao ser executado esse processo o sistema verificará se o documento Pendente de assinatura ou Assinado parcialmente teve alguma alteração de status no portal TOTVS Assinatura Eletrônica e atualizará a informação no registro de monitoramento.

Para os documentos com prazo de assinatura/validação o sistema verificará se o documento teve o prazo expirado, caso ele tenha o prazo espirado o sistema cancelará o documento.

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titleAssinar os documentos integrados

Esse processo permitirá que o usuário que esteja associado a um ou mais documentos possa realizar a assinatura desses, sem a necessidade de acessar o portal TOTVS Assinatura Eletrônica. É importante que o usuário tenha validado o documento antes de realizar a assinatura. O usuário deverá se certificar de que o documento está correto e marcar a opção de ciente da tela.


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titleExcluir os documentos integrados

Através desse processo será possível excluir registros não integrados, integrados com erro ou não finalizados. No caso dos registros integrados e não finalizados (não assinados por todos) o sistema excluirá o documento do portal TOTVS Assinatura Eletrônica e da tela de monitoramento.


Aviso
titleDocumento assinado

Caso o documento já tenha sido assinado por todos os destinatários não será possível excluir o documento. Para saber mais acesse TOTVS Assinatura Eletrônica na opção de Funcionalidades | Fluxo do usuário | Gerenciando uma publicação existente |  Excluindo um documento

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titleEnviar os documentos para assinatura

Esse processo permite o envio de documentos que não são integrados através do processo de integração de relatórios (Processo de integração). O usuário poderá selecionar um arquivo PDF do disco local ou de um drive de rede e enviar para assinatura. As opções de aprovação e assinatura também estão disponíveis como no processo de integração normal. Será possível inserir um destinatário que esteja associado ao cadastro de Cliente/Fornecedor, Pessoa ou então um e-mail avulso.

No grid de destinatários é possível selecionar o tipo de participação do destinatário (Assinar, Validar ou Testemunhar) e na coluna "Prioridade assinatura" poderá ser utilizado o recurso de workflow, que funcionada da seguinte maneira:


Ao utilizar recurso de workflow pode-se definir uma ordem das assinaturas, onde uma prioridade menor só poderá assinar depois de as prioridades maiores tiverem assinado. Exemplo:

jose@integração.com - prioridade 0

[email protected] - prioridade 1


A Maria só conseguirá visualizar e assinar o documento depois que o José realizar sua assinatura. Caso o José rejeito o arquivo ele não aparecerá para a Maria.