As informações referente aos documentos integrados com TOTVS Assinatura Eletrônica.
Aviso |
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Esta tela contempa apenas os documentos com o tipo de documento aluno e diário de classe que foram integrados utilizando o cadastro de documento. Para saber mais acesse Documento |
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title | Configurando o RM para a Integração com TOTVS Assinatura Eletrônica |
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É necessário realizar as parametrizações em: Ambiente | Parâmetros Globais | Integração com o Totvs Assinatura Eletrônica. ![](/download/attachments/773494654/image2023-6-27_8-9-27.png?version=1&modificationDate=1693231152740&api=v2)
Nota |
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Caso, os parâmetros acima não tenha sido preenchido, o sistema irá emitir uma mensagem de alerta ao abrir a tela, informando a necessidade desta configuração para o correto funcionamento da integração ![](/download/attachments/773494654/image2023-8-28_11-30-54.png?version=1&modificationDate=1693233054823&api=v2) |
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Os usuários que poderão realizar a integração de documentos com o TOTVS Assinatura Eletrônica, deverão ter seus perfis de acesso ajustados para permitir o acesso às telas responsáveis pela integração. Para isso acesse o cadastro de perfil e conceda acesso às opções de Assinatura Eletrônica, do sistema Educacional.
![](/download/attachments/773494654/image2023-8-28_11-1-45.png?version=1&modificationDate=1693231305963&api=v2)
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O sistema possui as seguintes colunas:
Nota |
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title | Os registros de monitoramento poderão estar com um dos seguintes status |
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| ![](/download/attachments/773494654/image2023-6-26_14-0-24.png?version=1&modificationDate=1687798830480&api=v2)
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title | Atualização dos status ao abrir a tela |
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Caso o parâmetro "Atualizar situação das assinaturas dos documentos ao carregar a visão" esteja marcado, o sistema irá atualizar todos os status de todos os documento que forem aberto na visão inicial. Para acessar em Ambiente | Parâmetros Globais | Integração com o Totvs Assinatura Eletrônica. ![](/download/attachments/773494654/image2023-8-28_11-29-50.png?version=1&modificationDate=1693232990607&api=v2)
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title | Visualizar ou editar um documento |
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Ao visualizar ou editar um registro o usuário poderá visualizar as informações detalhadamente e ter algumas informações a mais como: ![](/download/attachments/773494654/image2021-4-26_16-34-32.png?version=1&modificationDate=1687798933153&api=v2)
Informações |
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| Serão exibidos os destinatários associados ao documento, a ação esperada do usuário e o status do usuário no documento. Será possível incluir e excluir destinatários caso o usuário tenha permissão de acesso ao documento e o documento não esteja finalizado. Na tela de inclusão de destinatários é possível realizar a seleção via digitação de e-mail, seleção de cliente/fornecedor ou pessoa.
![](/download/attachments/773494654/image2021-4-26_16-36-16.png?version=1&modificationDate=1687798980070&api=v2)
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Informações |
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| Caso o documento utilize prazo de assinatura e não tenha sido assinado até a data limite para validação/assinatura do documento. Ao ser executado o processo de "Atualizar os status dos documento integrados",o documento terá o status alterado para "Fora do prazo de assinatura".
Data limite para validação/assinatura do documento ![](/download/attachments/773494654/image-2023-12-15_8-14-43.png?version=1&modificationDate=1702650478807&api=v2)
Nota |
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title | Documento fora do prazo de assinatura |
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| Os documentos com status de "Fora do prazo de assinatura", não terá mais as atualizações do status das assinaturas dos destinatários. ![](/download/attachments/773494654/image-2023-12-15_8-17-44.png?version=1&modificationDate=1702650479007&api=v2)
![](/download/attachments/773494654/image-2023-12-15_8-19-27.png?version=1&modificationDate=1702650479083&api=v2)
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Informações |
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| Através dessa opção o usuário poderá ter acesso ao arquivo PDF do documento já integrado com o TOTVS Assinatura eletrônica. O download da última versão do documento no sistema de assinaturas. Caso ele já possua alguma assinatura realizada será exibido o documento de manifesto com as informações da assinatura.
![](/download/attachments/773494654/image2023-8-28_11-6-7.png?version=1&modificationDate=1693231568297&api=v2)
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title | Processos relacionados ao monitoramento |
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O sistema disponibiliza os seguintes processo relacionados aos documentos ![](/download/attachments/773494654/image2023-8-28_10-54-48.png?version=1&modificationDate=1693230888847&api=v2)
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title | Atualizar os status dos documentos integrados |
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| Ao ser executado esse processo o sistema irá considerar apenas os documentos com status de "Pendente de assinatura" ou "Assinado parcialmente" que teve alguma alteração no TOTVS Assinatura Eletrônica e replicar esta informação no registro para o Monitoramento de Documento do RM. Para os documentos com prazo de assinatura/validação o sistema verificará se o documento teve o prazo expirado, caso ele tenha o prazo espirado o sistema cancelará o documento. |
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title | Assinar os documentos integrados |
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| Esse processo permitirá que o usuário que esteja associado a um ou mais documentos possa realizar a assinatura desses, sem a necessidade de acessar o portal TOTVS Assinatura Eletrônica. É importante que o usuário tenha validado o documento antes de realizar a assinatura. O usuário deverá se certificar de que o documento está correto e marcar a opção de ciente da tela.
![](/download/attachments/773494654/image2021-4-26_16-20-48.png?version=1&modificationDate=1687799232610&api=v2)
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title | Excluir os documentos integrados |
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| Através desse processo será possível excluir os documentos integrados pendentes e finalizados com erro.
Aviso |
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title | Documento finalizados (todos os destinatários assinou) |
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| Caso o documento já tenha sido assinado por todos os destinatários não será possível excluir o documento. Para saber mais acesse TOTVS Assinatura Eletrônica na opção de Funcionalidades | Fluxo do usuário | Gerenciando uma publicação existente | Excluindo um documento |
![](/download/attachments/773494654/image2023-8-28_11-26-13.png?version=1&modificationDate=1693232773490&api=v2)
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title | Excluir os vínculos dos documentos integrados do diário de classe já assinados |
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| Através desse processo será possível excluir o vínculo entre o documento do diário de classe e o TOTVS Assinatura Eletrônica que já foi assinados. Apenas os documento do tipo de "Diário de Classe" e que já está com o status de "Finalizado", ou seja todos os destinatário assinaram, pode ser possível a remoção do vínculo
Aviso |
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title | Exclusão do documento no TOTVS Assinatura Eletrônica não é possível |
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| A exclusão do documento no TOTVS Assinatura Eletrônica não é possível, devido a regras de integridade contidas nele. |
Aviso |
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| Após este processo não será possível reverter este vinculo. |
Dica |
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Após este processo o professor pode iniciar novo processo de assinatura. |
![](/download/attachments/773494654/image2023-9-11_12-7-11.png?version=1&modificationDate=1694444831660&api=v2)
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title | Enviar os documentos para assinatura |
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| Esse processo permite o envio de documentos que não são integrados através do processo de integração de relatórios (Processo de integração). O usuário poderá selecionar um arquivo PDF do disco local ou de um drive de rede e enviar para assinatura. As opções de aprovação e assinatura também estão disponíveis como no processo de integração normal. Será possível inserir um destinatário que esteja associado ao cadastro de Cliente/Fornecedor, Pessoa ou então um e-mail avulso. No grid de destinatários é possível selecionar o tipo de participação do destinatário (Assinar, Validar ou Testemunhar) e na coluna "Prioridade assinatura" poderá ser utilizado o recurso de workflow, que funcionada da seguinte maneira:
Ao utilizar recurso de workflow pode-se definir uma ordem das assinaturas, onde uma prioridade menor só poderá assinar depois de as prioridades maiores tiverem assinado. Exemplo: jose@integração.com - prioridade 0 [email protected] - prioridade 1
A Maria só conseguirá visualizar e assinar o documento depois que o José realizar sua assinatura. Caso o José rejeito o arquivo ele não aparecerá para a Maria. ![](/download/attachments/773494654/image2021-4-26_16-25-39.png?version=1&modificationDate=1687799327567&api=v2)
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