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Hablando de carpeta avanzada...
El modo avanzado de creación de carpetas permite establecer una serie de propiedades para la carpeta, así como también criterios de aprobación y de seguridad.
Ruta básica
01. Después de activar la opción Nueva carpeta (avanzado), en el lugar deseado, introduzca una descripción que la identifique.
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label | Propiedades heredadas |
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Campos de la carpeta avanzada
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Descripción
Descripción que identifique la carpeta.
Información general
Introduzca 02. En la pestaña Información general, introduzca la información solicitada.
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Configuraciones de almacenamiento
Cuota (MB) Tamaño máximo de almacenamiento de la carpeta. La cuota definida para la carpeta limitará el tamaño total de publicaciones dentro de ella. Este campo solamente es habilitado si el recurso control de cuotas está activo en la plataforma y cuando la carpeta principal no cuenta con control de cuotas. Si la carpeta principal cuenta con control de cuotas, la carpeta que está siendo creada heredará el mismo tamaño que la principal y todo lo que sea publicado, tanto en la carpeta principal como en las secundarias, consume la cuota de la carpeta principal. Para incluir una cuota a una carpeta principal, es necesario eliminar la cuota específica de las carpetas hijas, ya que heredarán el valor definido para la carpeta principal. La información sobre como activar este control puede obtenerla en Control de cuotas. Almacenar por largo plazo Se trata del formato del documento que se deberá generar y almacenar, si desea crear documentos para guardarlos por un largo período dentro de esta carpeta. Las opciones disponibles son: - No almacena. - PDF/A. - ODF. Cuando usted completa este campo con una extensión (PDF u ODF), cada vez que cargue un archivo .doc o .docx, por ejemplo, se creará una copia en la extensión marcada en su volumen. Tenemos este recurso, porque .doc o .docx son ejemplos de extensiones de un software privado. De esta manera, no se garantiza que podrá verlos durante todo el uso de la plataforma. Como PDF y ODF son gratuitos, está prácticamente garantizado que podrá verlos para siempre. Por lo tanto, este recurso funciona como una forma de copia de seguridad para garantizar el almacenamiento del documento sin depender de software propietario. Cuando define la carpeta en la que desea almacenar documentos a largo plazo, todos los documentos publicados dentro de esa carpeta tendrán un archivo a largo plazo. La generación de estos archivos observa las siguientes condiciones: - solo los archivos con extensiones .doc o .docx se convierten a través de la plataforma, tanto para PDF/A como para ODF. - Si existe la necesidad de crear documentos de largo plazo para otras extensiones de archivo, se hará por medio de un intermediario de un plugin externo. Puede obtener información sobre cómo crear este plugin en Conversores de Documentos. Nota |
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| El PDF/A es un estándar definido por ISO 19005-1:2005, donde algunas características no están permitidas porque no son compatibles con el perfil de un documento electrónico para el archivado a largo plazo. Eventualmente los documentos convertidos a PDF/A pueden perder su calidad, como por ejemplo, los que usan recursos como transparencia. Después de la publicación de los documentos, se recomienda que visualice el documento para asegurarse de que se guardó de acuerdo con el original. |
Configuraciones de metadatos
Autor Usuario que se establecerá como autor. Tags Etiquetas de identificación de la carpeta para facilitar un búsqueda futura.
Información adicional
Tipo de ícono Icono de identificación gráfica para la carpeta. Se puede obtener más información en Registro de íconos. Comentario Descripción sobre la carpeta, sobre el tipo de contenido que va a almacenar u otra información que se considere relevante. |
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Aprobación
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04. Defina los criterios de aprobación para la carpeta, si lo desea.
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Hereda aprobadores del padre Cuando está marcado, determina que la carpeta heredará los criterios de aprobación definidos en la carpeta principal, o sea, que no se permitirá agregar aprobadores a la carpeta, siempre se utilizarán los aprobadores de la carpeta principal y la asignación será en cascada. Por lo tanto, cuando se modifican los aprobadores de la carpeta principal, se reflejará en las carpetas secundarias, nietas etc., que tengan marcada la opción. Se puede desmarcar el campo «Heredar aprobadores de la principal» en cualquier momento. Esta opción no aparece si la carpeta principal no cuenta con aprobadores o si se tratara de la la carpeta raíz. Si se define que la carpeta no heredará los criterios de aprobación de su carpeta principal, se pueden introducir criterios específicos para la misma. Puede obtener más información a cerca del procedimiento en Definir criterios de aprobación para carpeta o para documento. |
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Seguridad
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06. Defina los criterios de seguridad para la carpeta, si lo desea.
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title | Conozca más Painel |
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Se puede obtener más información a cerca del procedimiento en Definir criterios de seguridad para carpeta o para documento. |
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Propiedades heredadas
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08. Definir la información solicitada.
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Propiedades heredadas
Cuando está marcada la opción que figura en esta columna, determina que el campo correspondiente es una propiedad heredad de la carpeta principal, o sea, que no se habilitará para edición. La opción que figura en esta columna no está habilita cuando la carpeta está creada en la carpeta raíz, porque la raíz será la carpeta principal que va a determinar las propiedades para las subcarpetas que están por debajo de ella. Si la carpeta fuere una subcarpeta de una carpeta existente en la raíz, esta opción estará marcada por defecto y las propiedades heredadas de la carpeta principal, pudiendo modificar las mismas, si lo desea.
Propiedades
Tipo de documento Tipo de documento al que pertenece la carpeta. Asunto Asunto al que pertenece la carpeta. Puede obtener información adicional en AsuntoAsuntos. ¿Notificar? Cuando está marcada, determina que se enviará una notificación por e-mail cuando los documentos se publiquen dentro de esa carpeta para los usuarios que tienen el asunto de la carpeta como un tema de interés. Crear versión/revisión inalterable Cuando está marcado, determina que solo se pueden hacer modificaciones en esta carpeta mediante la creación de una nueva versión o revisión de la misma, ya que la versión actual es inmodificable. Versión/revisión Forma de control de versión aplicada a la carpeta. Las opciones disponibles son: - Nueva si se selecciona, determina que - al ser seleccionada, las modificaciones
realizadas generaron - efectuadas generarán una revisión de la versión actual
de la carpeta- del documento. Normalmente se
usa cuando la carpeta tiene - utiliza cuando el documento ha sufrido una pequeña modificación.
- Nueva versión: cuando se selecciona, determina que las modificaciones efectuadas generarán una nueva versión de la carpeta. Normalmente se usa cuando la carpeta sufre grandes modificaciones. - Mantener versión: cuando se selecciona, se determina que se mantendrá la versión actual de la carpeta. Se usa cuando la carpeta actual ya no es válida y es necesario cambiar la versión actual por una nueva actualizada. Si la carpeta necesita aprobación, el contenido anterior seguirá mostrándose hasta que se aprueben los cambios- Al seleccionar esta opción, el contenido del documento podrá ser alterado y la fecha original de creación del documento se modificará; esta pasará a ser la fecha de la última modificación realizada, debido a la creación de una nueva revisión
- Nueva versión: al ser seleccionada, las modificaciones efectuadas determinarán una nueva versión del documento. Normalmente se utiliza cuando el documento ha sufrido una modificación importante de contenido. Al seleccionar esta opción, el contenido del documento podrá ser alterado y la fecha original de creación del documento se modificará; esta pasará a ser la fecha de la última modificación realizada, debido a la creación de una nueva versión
- Mantener versión: al ser seleccionada, se mantendrá la versión actual del documento. Se utiliza cuando el documento actual ya no es válido y es necesario cambiar todo el contenido por uno nuevo y actualizado. En caso de que el documento necesite de aprobación, el contenido anterior continuará mostrándose hasta que la nueva versión/revisión sea aprobada. Al seleccionar la opción «Mantener revisión», el contenido del documento podrá ser modificado y se mantendrá la fecha de creación de la versión original, sin crearse una nueva versión del documento.
¿Permite download e impresión? Cuando está marcado, determina que la carpeta permite que los usuarios con permiso, descarguen e impriman su contenido, o sea, la opción Download e impresión localizada en la pestaña Seguridad de la carpeta está marcada para el usuario o para un grupo al cual pertenece. ¿Actualiza propiedades de copia controlada? Cuando está marcado, determina que se actualizarán las propiedades necesarias para imprimir la copia controlada. El recurso de impresión de copia controlada permite determinar el área destino de la copia que se está imprimiendo y también permite la emisión automática del protocolo de entrega, evitando que se modifique o se copie el contenido de documentos controlados sin autorización. ¿Utiliza visualizador interno? Cuando está marcado, determina que los documentos aparecerán en el visualizador interno de la plataforma. Por defecto, los documentos se muestran a través del visualizador interno. |
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Campos personalizados Cuando está marcada, determina que los Campos personalizados que se mostrarán en las propiedades de los documentos se heredan de la carpeta principal. Si no está seleccionado, se puede activar la opción Agregar campo para incluir campos desarrollados sobre la plataforma si se establece que |
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estos no se van a heredar de la carpeta principal. |
10. En la ventana que aparece, seleccione el campo a agregar a la carpeta.
11. Active Seleccionar.
12. Active Confirmar para terminar de crear la carpeta en el modo avanzado.
Informações |
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Esta documentación es válida desde la actualización 1.57.110 - Lake. Si utiliza una actualización anterior, puede contener información diferente de la que usted ve en su plataforma. |
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