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Distribuição
Esta rotina realiza o controle da distribuição de documentos.
Após finalizar todas as etapas de elaboração do documento, é realizada a distribuição das cópias para os usuários cadastrados como destinatários.
A distribuição dos documentos pode ser realizada por usuários definidos e também ser encaminhado a mais de um departamento.
...
Procedimentos
Para efetuar a distribuição de documentos:
...
- Ao acessar o opção de Distribuição.
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- AO sistema apresenta a janela de
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- "Distribuição de Documentos
...
- " dividida em áreas:
...
- Área
...
- "Documentos
...
- " - relaciona os documentos finalizados e prontos para distribuição.
...
- Área
...
- "Destinatários
...
- " - apresenta os usuários destinatários que devem receber os documentos
...
- .
- Posicione o cursor sobre o documento a ser distribuído.
...
- Caso seja necessário incluir outro destinatário, posicione o cursor no documento e, em seguida, clique em
...
- "Incluir
...
- ".
O sistema abre uma nova janela
...
- "Destinatários-Incluir
...
- " para a escolha do tipo de destino:
...
- Usuários
Nesta opção são informados: Filial, Usuário, Departamento, Número de Cópias, Recebe Documentos e Tipo Cópia.
- Usuários
...
- Pastas
Nesta opção são informados: Pasta, Número de Cópias, Tipo Cópia e Departamento.
Ao selecionar a pasta desejada serão selecionados todos os departamentos a ela relacionados, conforme amarração definida no Cadastro de Pastas ou no Cadastro de Departamentos.
- Pastas
...
- Caso seja necessário alterar os dados do destinatário, clique em
...
- "Editar
...
- ".
Neste item o usuário poderá alterar o número de cópias, o tipo da cópia e se recebe documento.
...
- Para
...
- "Pesquisa Departamento
...
- ", utilize a opção
...
- "Pesquisa
...
- ", informe a filial e o departamento
...
- .
- Para
...
- "Excluir
...
- " destinatários, clique em
...
- "Excluir
...
- ".
...
- Confirme a distribuição do documento.
O sistema apresenta uma nova tela
...
- "Distribuição
...
- ", nesta serão informados: a
...
- "Data de Vigência
...
- ", a
...
- "Data de Implantação
...
- ",
...
- "Dias de Validade
...
- " e a
...
- "Data de Validade
...
- ".
...
- Preencha os dados conforme orientação dos helps de campo
...
- .
- Confirme.
...
Ao confirmar, o sistema finaliza o documento mantendo-o em status de leitura, gerando os lançamentos de leitura de documento para os destinatários e comunicados através de e-mail, caso esteja assim configurado. Para verificar as configurações necessárias para envio de e-mails, consulte o tópico E-mail. |
...
Veja também
Para verificar o Protocolo dos Documentos Distribuídos, veja o impressão do Relatório de Protocolo de Entregas de Documentos e Registros da Qualidade.
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