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As informações referente aos relatórios gerados através do menu “Assinatura Eletrônica | Monitoramento | Monitor de documento”, onde serão exibidos os resultados de cada job de relatório enviado para a integração e onde poderão ser realizadas operações de aprovação de registros pendentes de validação, atualização de status com base nas ações realizadas através do portal TOTVS Assinatura Eletrônica e também a exclusão de documentos não finalizados.documentos integrados com TOTVS Assinatura Eletrônica.


Informações

Para acessar o processo de integração é necessário que RM esteja devidamente parametrizado. Para saber mais acesse Integração com TOTVS Assinatura Eletrônica.

Para conhecer o TOTVS Assinatura Eletrônicaclique aqui.

Aviso

Esta tela contempa apenas os documentos do tipo de documento aluno ou diário de classe que foram integrados utilizando o cadastro de documento. Para saber mais acesse Documento



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titleConfigurando o RM para a Integração com TOTVS Assinatura Eletrônica

É necessário realizar as parametrizações em: Ambiente | Parâmetros Globais | Integração com o Totvs Assinatura Eletrônica.

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Informações
titleUsuário de acesso do Totvs Assinatura Eletrônica

O parâmetro de usuário de acesso do TOTVS Assinatura Eletrônica, que é responsável pela publicação e administração dos documentos no TOTVS Assinatura Eletrônica, deve ser configurado em: Configurações | Parâmetros | Integração | TOTVS Assinatura Eletrônica".


Esta configuração é realizada por contexto, então, é necessário a configuração para cada contexo desejado.


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titlePerfil de acesso

Os usuários que poderão realizar a integração de documentos com o TOTVS Assinatura Eletrônica, deverão ter seus perfis de acesso ajustados para permitir o acesso às telas responsáveis pela integração. Para isso acesse o cadastro de perfil e conceda acesso às opções de Assinatura Eletrônica, do sistema Educacional.


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titleAutenticação do usuário do TOTVS Assinatura Eletrônica no RM

Ao executar algum processo será validado se o usuário já realizou a autenticação no portal do TOTVS Assinatura Eletrônica através do RM, se ainda não, será exibido a tela para prosseguir com a autenticação para a visualização de documentos.


Informações
titleUsuário de acesso

Nesta tela deverá ser informado o usuário e senha de acesso do TOTVS Assinatura Eletrônica


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Após a autenticação o processo de Integração TOTVS Assinatura Eletrônica será exibido.

Informações
  • A autenticação será solicitada uma única vez na mesma sessão do RM, ou seja, se o usuário fechar a aplicação do RM e entrar novamente a autenticação será solicitada novamente.
  • Para ambientes três camadas é possível agendar o JOB do processo de Integração TOTVS Assinatura Eletrônica para ser executado posteriormente, neste cenário é importante destacar que quando o usuário realizar a autenticação o RM guarda o token que será utilizado na execução do JOB, esse token tem uma validade de 12h a partir do horário da sua geração, portanto o processo deve ser agendado para ser executado até 12h a contar a partir da autenticação. 
Dica

Caso o usuário do RM não possua acesso ao TOTVS Assinatura Eletrônica o mesmo deverá realizar o cadastro clicando em "Cadastre-se aqui!".

Ao realizar o cadastro de um novo usuário é importante que seja selecionada uma empresa, caso o cadastro do usuário no TAE seja efetuado sem informar identificar a empresa, posteriormente ao enviar um documento do RM para o TAE poderá ser apresentado o erro abaixo:

Motivo: Erro ao consumir API. Código do erro: Forbidden

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titleColunas
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titlePerfil de acesso
Aviso
titleTela compartilhada com demais módulos do RM

Esta tela é compartilhada com demais módulos do sistema, desta forma, caso o usuário logado possua o acesso a permissão a tela em qualquer módulo, ele terá acesso a esta tela em todos os módulos do sistema.

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titleColunas

O sistema possui as seguintes colunas:

  • Descrição: Nesta coluna será exibida a descrição do relatório no monitoramento.
  • Status: Exibirá o status do documento/relatório.

  • Job relatório: Número do Job de execução do relatório.
  • Id. Arquivo assinatura: Identificador do arquivo na Api de assinatura.
  • Remetente: Usuário responsável pelo processo principal.
  • Mensagem: Mensagem de erro ou informação retornada pelo processo ou Api.
  • Nome do arquivo: Nesta coluna será exibido o nome do arquivo gerado.
  • Campos chave: Campos que compõem a chave para geração do relatório.
  • Valores chave: Valores que compõem o campo chave.
  • Job Principal: Identificador do Job responsável por disparar a geração dos relatórios (Diário de Classe ou Certificado) , caso seja relacionado a um processo principal.
  • Criado por: Usuário de criação do processo.
  • Criado em: Data de criação do processo.
  • Modificado por: Usuário de modificação (alteração de status) do registro.
  • Modificado em: Data de modificação (alteração de status) do registro.


Nota
title Os registros de monitoramento poderão estar com um dos seguintes status

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titleAtualização dos status ao abrir a tela

Caso o parâmetro "Atualizar situação das assinaturas dos documentos ao carregar a visão" esteja marcado, o sistema irá atualizar todos os status de todos os documento que forem aberto na visão inicial. Para acessar em  Ambiente | Parâmetros Globais | Integração com o Totvs Assinatura Eletrônica.

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titleVisualizar ou editar um documento

Ao visualizar ou editar um registro o usuário poderá visualizar as informações detalhadamente e ter algumas informações a mais como:

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Informações
titleDestinatários

Serão exibidos os destinatários associados ao documento, a ação esperada do usuário e o status do usuário no documento. Será possível incluir e excluir destinatários caso o usuário tenha permissão de acesso ao documento e o documento não esteja finalizado. Na tela de inclusão de destinatários é possível realizar a seleção via digitação de e-mail, seleção de cliente/fornecedor ou pessoa.


Aviso
titleAssinatura do documento através do login com usuário e senha no TOTVS Assinatura Eletrônica

Todos os tipos de destinatários disponíveis nesta funcionalidade, utiliza a assinatura do documento através do realizar login com usuário e senha no TOTVS Assinatura Eletrônica, ou seja, Para acessar o documento o destinatário precisará se cadastrar no TOTVS Assinatura Eletrônica, e após realizar o login, poderá acessar o documento e assinar. Para saber mais acesse TOTVS Assinatura Eletrônica na opção de Funcionalidades | Fluxo do usuário | Publicando um documento | Adicionando destinatário


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Informações
titlePrazo de assinatura

Data limite para validação/assinatura do documento. Caso o documento utilize prazo de assinatura e não tenha sido assinado até a data , ao limite para validação/assinatura do documento. Ao ser executado o processo de atualização de status o documento será cancelado."Atualizar os status dos documento integrados",o documento terá o status alterado para "Fora do prazo de assinatura".


Data limite para validação/assinatura do documento

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Nota
titleDocumento fora do prazo de assinatura

Os documentos com status de "Fora do prazo de assinatura", não terá mais as atualizações do status das assinaturas dos destinatários.

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Informações
titleDownload do arquivo

Através dessa opção o usuário poderá ter acesso ao arquivo PDF do documento . Serão consideradas duas opções de download;

1 – Registro pendente de aprovação: ao clicar no botão será visualizado o arquivo a ser integrado, que ainda se encontra no sistema RM.

2 – Registro já integrado com o TOTVS Assinatura eletrônica: será realizado o . O download da última versão do documento no sistema de assinaturas. Caso ele já possua alguma assinatura realizada será exibido o documento de manifesto com as informações da assinatura.


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titleProcessos relacionados ao monitoramento

O sistema disponibiliza os seguintes processo relacionados aos documentos

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titleAtualização de Atualizar os status de dos documentos integrados

Ao ser executado esse processo o sistema verificará se o documento irá considerar apenas os documentos com status de "Pendente de assinatura" ou "Assinado parcialmente" que teve alguma alteração de status no portal TOTVS Assinatura
Eletrônica e atualizará a replicar esta informação no registro de monitoramento.Essa opção de monitoramento será executada automaticamente para os registros pendentes caso o parâmetro global de atualização de status ao abri tela de visão esteja marcadoo Monitoramento de Documento do RM.

Para os documentos com prazo de assinatura/validação o sistema verificará se o documento teve o prazo expirado, caso ele tenha o prazo espirado o sistema cancelará o documento.

Os documentos gerados com a opção de validação/aprovação não serão integrados automaticamente com o sistema de assinaturas. Eles serão integrados apenas após a execução desse processo, onde serão enviados os dados para assinatura caso o relatório tenha sido gerado corretamente.

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Caso o usuário esteja associado ao documento como um dos destinatários ele poderá realizar a assinatura do documento através desse processo ao marcar a opção "Assinar documentos onde meu usuário esteja associado como assinador". Com isso o ser enviado o documento para o TOTVS Assinatura Eletrônica será enviado também sua assinatura. É importante que o usuário tenha validado o documento antes de realizar a assinatura. O usuário deverá se certificar de que o documento está correto e marcar a opção de ciente da tela.

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titleAprovação de documentos para assinatura
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titleAssinar documentoAssinar os documentos integrados

Esse processo permitirá que o usuário que esteja associado a um ou mais documentos possa realizar a assinatura desses, sem a necessidade de acessar o portal TOTVS Assinatura Eletrônica. É importante que o usuário tenha validado o documento antes de realizar a assinatura. O usuário deverá se certificar de que o documento está correto e marcar a opção de ciente da tela.


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titleExclusão de Excluir os documentos integrados

Através desse processo será possível excluir registros não integrados, integrados com erro ou não finalizados. No caso dos registros integrados e não finalizados (não assinados por todos) o sistema excluirá o documento do portal TOTVS Assinatura Eletrônica e da tela de monitoramentoos documentos integrados pendentes e finalizados com erro.


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titleDocumento Não será possível excluir o documento assinado

Caso o documento já tenha sido assinado por todos os destinatários não será possível excluir o documento, devido a regras de integridade contidas TOTVS Assinatura Eletrônica. Para saber mais acesse TOTVS Assinatura Eletrônica na opção de Funcionalidades | Fluxo do usuário | Gerenciando uma publicação existente | Excluindo um documento

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titleExclusão do documento no TOTVS Assinatura Eletrônica não é possível

A exclusão do documento no TOTVS Assinatura Eletrônica não é possível, devido a regras de integridade contidas TOTVS Assinatura Eletrônica. Para saber mais acesse TOTVS Assinatura Eletrônica na opção de Funcionalidades | Fluxo do usuário | Gerenciando uma publicação existente | Excluindo um documento

  • A exclusão do documento no TOTVS Assinatura Eletrônica não é possível, devido a regras de integridade contidas nele. Desta forma o documento no TOTVS Assinatura Eletrônica terá o seu status alterado para "Cancelado".
  • A exclusão do documento no Educacional é realizada com sucesso.
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titleReverter o vínculo

Após este processo não será possível reverter este vinculo.

Dica

Após este processo o professor pode iniciar novo processo de assinatura.


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titleExcluir os vínculos dos documentos integrados do diário de classe já assinados

Através desse processo será possível excluir o vínculo entre o documento do diário de classe e o TOTVS Assinatura Eletrônica que já foi assinados. Apenas os documento do tipo de "Diário de Classe" e que já está com o status de "Finalizado", ou seja todos os destinatário assinaram, pode ser possível a remoção do vínculo


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titleExclusão do documento no TOTVS Assinatura Eletrônica não é possível

A exclusão do documento no TOTVS Assinatura Eletrônica não é possível, devido a regras de integridade contidas TOTVS Assinatura Eletrônica. Para saber mais acesse TOTVS Assinatura Eletrônica na opção de Funcionalidades | Fluxo do usuário | Gerenciando uma publicação existente | Excluindo um documento

  • A exclusão do documento no TOTVS Assinatura Eletrônica não é possível, devido a regras de integridade contidas nele. Desta forma o documento no TOTVS Assinatura Eletrônica terá o seu status alterado para "Cancelado".
  • A exclusão do documento no Educacional é realizada com sucesso.
Aviso
titleReverter o vínculo.

Após este processo não será possível reverter este vinculo.

Dica

Após este processo o professor pode iniciar novo processo de assinatura.


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Nessa tela não é possível gerar relatórios de forma automática, estando o recurso desabilitado para uso em outros módulos.



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titleEnviar os documentos para Envio de documento para assinatura

Esse processo permite o envio de documentos que não são integrados através do processo de integração de relatórios (Processo de integração). O usuário poderá selecionar um arquivo PDF do disco local ou de um drive de rede e enviar para assinatura. As opções de aprovação e assinatura também estão disponíveis como no processo de integração normal. Será possível inserir um destinatário que esteja associado ao cadastro de Cliente/Fornecedor, Pessoa ou então um e-mail avulso.

No grid de destinatários é possível selecionar o tipo de participação do destinatário (Assinar, Validar ou Testemunhar) e na coluna "Prioridade assinatura" poderá ser utilizado o recurso de workflow, que funcionada da seguinte maneira:


Ao utilizar recurso de workflow pode-se definir uma ordem das assinaturas, onde uma prioridade menor só poderá assinar depois de as prioridades maiores tiverem assinado. Exemplo:

jose@integração.com - prioridade 0

[email protected] - prioridade 1


A Maria só conseguirá visualizar e assinar o documento depois que o José realizar sua assinatura. Caso o José rejeito o arquivo ele não aparecerá para a Maria.

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