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Hablando de publicación múltiple...
La publicación múltiple es un recurso que permite publicar varios documentos y/o carpetas a la vez. Funciona a partir de la publicación de un archivo (.zip) ZIP o drag-and-drop que contiene carpetas o documentos para ser publicados.
Además, puede usar un archivo descriptor. Este archivo contiene información que se utilizará en la publicación y esta se reutilizará para todos los documentos. Esta información puede ser:
• Nombre del archivo (campo obligatorio).
• Descripción.
• Palabra clave.
• Comentarios adicionales.
• Autor.
• Descripción de la versión o revisión.
• Fecha de vencimiento.
Puede obtener información sobre cómo crear y utilizar el archivo descriptor en Publicar directorios en la publicación múltiple.
Cuando la carpeta tiene aprobadores, solamente los archivos publicados directamente en la carpeta serán enviados para aprobación. Las subcarpetas y sus archivos no son enviados para aprobación, siguiendo el mismo concepto de una publicación común con aprobadores.
Dica | ||
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Para grandes volúmenes de documentos, le recomendamos el uso de la técnica de taxonomía de documentos, que le ayudará a organizar y ordenar correctamente los archivos. Para obtener más detalles, consulte la página Taxonomía de documentos. |
Efectuar la publicación múltiple sin archivo descriptor
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01. Después de activar la opción Publicación múltiple en el lugar donde se creó la misma active Seleccionar archivos, que se encuentra localizado a la izquierda de la ventana, debajo del recuadro de archivos. Navegue hasta la ubicación donde se creará la carpeta.
02. Active la opción Nuevo, a continuación Publicación múltiple.
03. En la ventana abierta, active Elegir archivos, ubicado en el lado izquierdo de la ventana justo debajo del cuadro de archivos.
04. Busque 02. Busque y seleccione el archivo comprimido en formato ZIP que contiene las carpetas o documentos a publicar.03. Active el icono que aparece junto al nombre del archivo que fue seleccionado para mostrar su contenido.
04. En la columna Principal, marque los archivos deben tenerse en cuenta en la publicación.
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El archivo comprimido debe tenercontener menos de 600 archivos, de lo contrario, no se efectuará el upload de los documentos no se cargarán. También debe respetar el límite de tamaño establecido en el campo "Tamaño máximo de upload por la web", desde eldel recurso Parámetros delen el Panel de control. |
05. Active el ícono Descomprimir que aparece junto al nombre del archivo seleccionado para exhibir su contenido.
06. En la columna Principal, marque los archivos que deben considerarse en la publicación En la columna Descriptor, seleccione el archivo que es descriptor para la publicación múltiple.
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El archivo descriptor se utiliza para que se puedan publicar varios documentos y que cada archivo tenga sus propiedades específicas. El uso no es obligatorio. |
Por lo menos un archivo debe seleccionarse como principal. |
07. 06. Definir el resto de la información solicitada.
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Publicar directorios Eliminar el directorio de upload al publicar Cuando está marcado, significa que los archivos que están en el directorio de upload se eliminarán cuando se eliminarán una vez que finalice la publicación múltiple. |
08. Relacione la información definida en el archivo descriptor con la información solicitada para publicar documentos.
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Este paso solo es necesario si se utiliza un archivo descriptor. Si no se utiliza, esta ventana no aparece. |
09. Active Próximo.
10. Defina el resto de la información solicitada.
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09. Incluya las informaciones de todos los documentos que se están publicando.
Si se está utilizando un archivo descriptor, solo se puede definir la información que no se definió en el mismo. Y esta información, que se va a definir en este paso por no estar en el descriptor, también tendrá validez para todos los documentos que se están publicando.
Comentario
Breve descripción con la información importante que se atribuirá a todos los documentos seleccionados.
Tags
Etiquetas que se asignarán a todos los documentos para facilitar la búsqueda posteriormente. Las tagsuncionan como palabras clave y permiten etiquetar el documento de manera más informal y personal. Se puede buscar el documento por navegación o en la búsqueda. Insertar con o sin el carácter "#" para activar el auto complete de tags en el campo de tags. El Auto complete muestra una lista desplegable con las cinco tagsmás utilizadas a partir de los caracteres digitados después del carácter "#".
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Puede obtener más información en Plataforma ❙ Propiedades del documento. |
10. Active Próximo.
11. Defina los criterios para la seguridad de
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los documentos que están siendo publicados.
Versión/revisión
Número de la versión / revisión inicial de los documentos que están siendo publicados. Este campo únicamente está habilitado cuando se incluyen documentos y cuando está marcado el campo «Control manual de la versión inicial», del recurso Parámetros generales de la guía en el Panel de control. Cuando el campo del Panel de control no está marcado, se atribuye automáticamente la versión/revisión "1000" para los documentos y no se puede modificar. El formato de este campo es numérico (999.999), siendo que los tres primeros números representan la versión y los otros tres representan la revisión. Después de la primera publicación, la plataforma controla automáticamente la evolución de versiones y revisiones, sin permitir la modificación de los números.
Crear versión/revisión obligatoria
Cuando está marcado, determina que los documentos no se pueden modificar y se debe mantener la misma versión/revisión, o sea, que solo se pueden hacer efectivas las modificaciones creando una nueva versión o revisión de los mismos. Si en la publicación del documento, se marcó este campo, el mismo permanece desactivado al editar sus propiedades.
¿El documento caduca?
Cuando está marcado, determina que los documentos caducarán en la fecha informada en el campo «Válido hasta». En caso contrario, los documentos no caducarán y la fecha informada en el campo "Válido hasta" no es considerada. Esta opción será mostrada como marcada cuando el campo "¿Documento caduca?", del recurso Parámetros generales de la guía del Panel de Control, está marcado.
Período de notificación de caducidad
Período de antecedencia – en días – a partir del cual se iniciará la emisión de notificación de caducidad de los documentos. Si se inserta cero (0) se considerará el número de días informado en los parámetros generales de la plataforma.
Válido desde
Fecha a partir de la cual estarán disponibles los documentos para los usuarios – de acuerdo con los permisos de acceso. Esta fecha le permite al autor de los documentos agendar su visualización para los demás usuarios de la plataforma, ya que solo se exhibirán a partir de esta fecha. Cuando los documentos son válidos solo a partir de una fecha futura, para el autor aparecen identificados con una flecha roja que representa que son documentos futuros. La fecha para publicación futura no puede ser menor que la fecha corriente y la publicación futura no envía e-mail de notificación (aprobación, nueva versión/revisión de los documentos, etc.).
Válido hasta
Fecha a partir de la cual los documentos se considerarán como caducos cuando la opción «Documento caducado?» esté marcada. La fecha de caducidad es sugerida considerando el campo "Días de caducidad de documentos" – del recurso Parámetros de la guía Generales del Panel de Control – cuando tenga algún valor definido. Si el campo "Documento caduca" de este recurso no está marcado, esta fecha no se considera.
Tipo de documento
Tipo al que pertenecen los documentos.
Asunto
Asunto al cual están relacionados los documentos.
Tipo de ícono
Elemento gráfico para representar los documentos. Cuando no esté seleccionado, se asocia a un ícono estándar con base en la extensión del archivo.
Autor
Usuario autor de los documentos que están siendo publicados.
Idioma
Idioma al cual estarán relacionados los documentos. El idioma se utiliza para indexar la información del contenido y del documento. La información indexada se utiliza en las búsquedas por contenido. Como estándar, se muestra el idioma determinado en las preferencias del usuario. Si no está definido en el perfil del usuario, se sugiere idioma estándar definido en los Parámetros generales de la plataforma.
¿Notificar?
Cuando está marcado, determina que los usuarios que poseen el asunto relacionado a los documentos como asunto de interés serán notificados sobre la publicación. Si el asunto relacionado a los documentos es uno obligatorio, todos los usuarios activos serán notificados, independientemente de que tengan o no el asunto como interés.
¿Permite download e impresión?
Cuando está marcada, determina que los documentos permiten que los usuarios con permiso hagan download e impresión de su contenido, es decir, la opción Download e impresión en la pestaña Seguridad del documento está marcada para un usuario o un grupo al cual pertenece.
¿Actualiza propiedades de copia controlada?
Cuando está marcada, efectúa la actualización de la información en las propiedades de los documentos, que se necesita para imprimir la copia controlada de los documentos.
¿Utiliza visualizador interno?
Cuando está marcado, determina que los documentos aparecerán en el visualizador interno de la plataforma. En la publicación múltiple, esta opción vale solamente para archivos de extensión PDF o imágenes que no necesitan de conversión.
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Puede obtener más información a cerca del procedimiento en Plataforma ❙ Definir criterios de seguridad para carpeta o para documento. |
12. Active Guardar.
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Una vez guardada, se publicará la estructura de directorios en la plataforma. |
Efectuar publicación múltiple con archivo descriptor
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Para realizar esta acción, se debe crear un archivo descriptor con la extensión DAT. Para saber cómo crear el archivo descriptor, consulte el paso Crear archivo descriptor.
01. Navegue hasta la ubicación donde se creará la carpeta.
02. Active la opción Nuevo, a continuación Publicación múltiple.
03. En la ventana abierta, active Elegir archivos, ubicado en el lado izquierdo de la ventana justo debajo del cuadro de archivos.
04. Busque y seleccione el archivo comprimido en formato ZIP que contiene las carpetas o documentos a publicar.
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El archivo comprimido debe contener menos de 600 archivos, de lo contrario, no se efectuará el upload de los documentos. También debe respetar el límite de tamaño establecido en el campo Tamaño máximo de upload por la web, del recurso Parámetros en el Panel de control. |
05. Active el ícono Descomprimir que aparece junto al nombre del archivo seleccionado para mostrar su contenido.
06. En la columna Principal, marcar los archivos que deben considerarse en la publicación.
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Por lo menos un archivo debe seleccionarse como principal. |
07. En la columna Descriptor, seleccione el archivo que es descriptor para la publicación múltiple. Vea el paso a paso
08. Defina el resto de la información solicitada.
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Publicar directorios Eliminar el directorio de upload al publicar Cuando marcado, significa que los archivos que están en el directorio de upload se eliminarán una vez que finalice la publicación múltiple. |
09. Active Próximo.
10. Relacione la información definida en el archivo descriptor con la información solicitada para publicar documentos. Ver la imagen
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Además de los tipos de información disponibles, se puede utilizar la opción Ignorar para que la información de la columna no se agregue al documento en cuestión. |
11. Active Próximo.
12. Defina el resto de la información solicitada.
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Como se está usando un archivo descriptor, solo es posible configurar las informaciones que no se hayan definido en el archivo. Además, estas informaciones tendrán validez en todos los documentos que se publiquen. Los detalles de los campos se pueden consultar en el punto Plataforma ❙ Propiedades del documento. |
13. Active Próximo.
14. Defina los criterios para la seguridad
11. Active Próximo.
12. Defina los criterios de los documentos que están siendo publicados.
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Puede Es posible obtener más información a cercainformaciones acerca del procedimiento en Plataforma ❙ Definir criterios de seguridad para carpeta o para documento. |
1315. Active Guardar.
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Una vez guardada, se publicará la estructura de directorios en la plataforma. |
Crear archivo descriptor
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El archivo descriptor se utiliza para que se puedan publicar varios documentos y que cada archivo tenga sus propiedades específicas. Este archivo se debe crear en un editor de texto de su elección y, al momento de guardar, debe contener la extensión DAT (por ejemplo, descriptor.dat). Ver la imagen
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Esta documentación es válida desde la actualización 1.6.5 (Liquid)7.0 - Lake. Si utiliza una actualización anterior, puede contener información diferente de la que usted ve en su plataforma. |