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Sua principal utilização é na organização de documentos em empresas muito grandes, no qual o volume de documentos também será é muito extenso. E para que nenhuma informação seja perdida e fique organizada é utilizado o conceito de taxonomia, que organiza essas informações usando a classificação de hierarquiahierárquica. Evitando assim, várias perdas informacionais que acontecem todos os dias em empresas que necessitam de boa informação informações consistentes e acesso rápido à elas.

Existem vários tipos de perdas de informação e alguns deles algumas delas são causados causadas pela dificuldade na hora da de realizar a busca causando dificuldades impactos como a visualização da informação errada, informação desatualizada, falta de informação ou informação incompleta. 

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Como perdemos as informações?

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Primeiro: a informação está dispersa em diversas bases de dados. Ninguém sabe o que existe ou onde está, e Há várias maneiras de perder informações, ninguém sabe o que tem dentro de cada pasta e muitas vezes não existe um ponto unificado de acesso e distribuição à informação.

Segundo: Ou os usuários acabam se tornando um “buscador” buscadores de informação, mas sem nenhuma capacitação em pesquisas ou um mapeamento nenhum mapeamento prévio do que está estava procurando no momento. Sem um treinamento adequado, muitas pessoas acabam não sabendo por onde começar a pesquisar a informação ou como pesquisá-la. As respostas de buscas podem ser muito parecidas, a menos que a pessoa buscando as informações , o que causa certa ineficiência no momento da busca. Como também as respostas retornadas pela busca podem ser muito semelhantes, a não ser que a pessoa buscando essa informação compreenda o que é uma informação válida para ela no momento.

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Para organizar melhor os documentos dentro da plataforma de modo que nada seja perdido e facilite a busca, vamos utilizar o conceito acima. Siga os passos a seguirabaixo:

Dessa forma, conseguimos organizar melhor os documentos para que sejam facilmente encontrados nas buscas e evitando assim evitamos a perda dos de documentos também.