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titleConfigurando o RM para a Integração com TOTVS Assinatura Eletrônica

É necessário realizar as parametrizações em: Ambiente | Parâmetros Globais | Integração com o Totvs Assinatura Eletrônica.

Nota

Caso, os parâmetros acima não tenha sido preenchido, o sistema irá emitir uma mensagem de alerta ao abrir a tela, informando a necessidade desta configuração para o correto funcionamento da integração

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Informações
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titleUsuário de acesso do Totvs Assinatura Eletrônica

O parâmetro de usuário de acesso do Totvs TOTVS Assinatura Eletrônica, que é responsável pela publicação e administração dos documentos no TOTVS Assinatura Eletrônica, teve seu locxal alterado para "deve ser configurado em:Configurações | Parâmetros | Integração | TOTVS Assinatura Eletrônica" naquele contexto educacional.


Esta configuração é realizada por contexto, então, é necessário a configuração para cada contexo desejado.


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titlePerfil de acesso

Os usuários que poderão realizar a integração de documentos com o TOTVS Assinatura Eletrônica, deverão ter seus perfis de acesso ajustados para permitir o acesso às telas responsáveis pela integração. Para isso acesse o cadastro de perfil e conceda acesso às opções de Assinatura Eletrônica, do sistema Educacional.


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titleVisualizar ou editar um documento

Ao visualizar ou editar um registro o usuário poderá visualizar as informações detalhadamente e ter algumas informações a mais como:


Informações
titleDestinatários

Serão exibidos os destinatários associados ao documento, a ação esperada do usuário e o status do usuário no documento. Será possível incluir e excluir destinatários caso o usuário tenha permissão de acesso ao documento e o documento não esteja finalizado. Na tela de inclusão de destinatários é possível realizar a seleção via digitação de e-mail, seleção de cliente/fornecedor ou pessoa.


Aviso
titleAssinatura do documento através do login com usuário e senha no TOTVS Assinatura Eletrônica

Todos os tipos de destinatários disponíveis nesta funcionalidade, utiliza a assinatura do documento através do realizar login com usuário e senha no TOTVS Assinatura Eletrônica, ou seja, Para acessar o documento o destinatário precisará se cadastrar no TOTVS Assinatura Eletrônica, e após realizar o login, poderá acessar o documento e assinar. Para saber mais acesse TOTVS Assinatura Eletrônica na opção de Funcionalidades | Fluxo do usuário | Publicando um documento | Adicionando destinatário


Informações
titlePrazo de assinatura

Caso o documento utilize prazo de assinatura e não tenha sido assinado até a data limite para validação/assinatura do documento. Ao ser executado o processo de "Atualizar os status dos documento integrados",o documento terá o status alterado para "Fora do prazo de assinatura".


Data limite para validação/assinatura do documento


Nota
titleDocumento fora do prazo de assinatura

Os documentos com status de "Fora do prazo de assinatura", não terá mais as atualizações do status das assinaturas dos destinatários.

Informações
titleDownload do arquivo

Através dessa opção o usuário poderá ter acesso ao arquivo PDF do documento já integrado com o TOTVS Assinatura eletrônica. O download da última versão do documento no sistema de assinaturas. Caso ele já possua alguma assinatura realizada será exibido o documento de manifesto com as informações da assinatura.


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titleProcessos relacionados ao monitoramento

O sistema disponibiliza os seguintes processo relacionados aos documentos


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titleAtualizar os status dos documentos integrados

Ao ser executado esse processo o sistema irá considerar apenas os documentos com status de "Pendente de assinatura" ou "Assinado parcialmente" que teve alguma alteração no TOTVS Assinatura Eletrônica e replicar esta informação no registro para o Monitoramento de Documento do RM.

Para os documentos com prazo de assinatura/validação o sistema verificará se o documento teve o prazo expirado, caso ele tenha o prazo espirado o sistema cancelará o documento.

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titleAssinar os documentos integrados

Esse processo permitirá que o usuário que esteja associado a um ou mais documentos possa realizar a assinatura desses, sem a necessidade de acessar o portal TOTVS Assinatura Eletrônica. É importante que o usuário tenha validado o documento antes de realizar a assinatura. O usuário deverá se certificar de que o documento está correto e marcar a opção de ciente da tela.


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titleExcluir os documentos integrados

Através desse processo será possível excluir os documentos integrados pendentes e finalizados com erro.


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titleNão será possível excluir o documento assinado

Caso o documento já tenha sido assinado por todos os destinatários não será possível excluir o documento, devido a regras de integridade contidas TOTVS Assinatura Eletrônica. Para saber mais acesse TOTVS Assinatura Eletrônica na opção de Funcionalidades | Fluxo do usuário | Gerenciando uma publicação existente | Excluindo um documento

Aviso
titleExclusão do documento no TOTVS Assinatura Eletrônica não é possível

A exclusão do documento no TOTVS Assinatura Eletrônica não é possível, devido a regras de integridade contidas TOTVS Assinatura Eletrônica. Para saber mais acesse TOTVS Assinatura Eletrônica na opção de Funcionalidades | Fluxo do usuário | Gerenciando uma publicação existente | Excluindo um documento

  • A exclusão do documento no TOTVS Assinatura Eletrônica não é possível, devido a regras de integridade contidas nele. Desta forma o documento no TOTVS Assinatura Eletrônica terá o seu status alterado para "Cancelado".
  • A exclusão do documento no Educacional é realizada com sucesso.
Aviso
titleReverter o vínculo

Após este processo não será possível reverter este vinculo.

Dica

Após este processo o professor pode iniciar novo processo de assinatura.


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titleExcluir os vínculos dos documentos integrados do diário de classe já assinados

Através desse processo será possível excluir o vínculo entre o documento do diário de classe e o TOTVS Assinatura Eletrônica que já foi assinados. Apenas os documento do tipo de "Diário de Classe" e que já está com o status de "Finalizado", ou seja todos os destinatário assinaram, pode ser possível a remoção do vínculo


Aviso
titleExclusão do documento no TOTVS Assinatura Eletrônica não é possível

A exclusão do documento no TOTVS Assinatura Eletrônica não é possível, devido a regras de integridade contidas TOTVS Assinatura Eletrônica. Para saber mais acesse TOTVS Assinatura Eletrônica na opção de Funcionalidades | Fluxo do usuário | Gerenciando uma publicação existente | Excluindo um documento

  • A exclusão do documento no TOTVS Assinatura Eletrônica não é possível, devido a regras de integridade contidas nele. Desta forma o documento no TOTVS Assinatura Eletrônica terá o seu status alterado para "Cancelado".
  • A exclusão do documento no Educacional é realizada com sucesso.
Aviso
titleReverter o vínculo.

Após este processo não será possível reverter este vinculo.

Dica

Após este processo o professor pode iniciar novo processo de assinatura.


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titleEnviar os documentos para assinatura

Esse processo permite o envio de documentos que não são integrados através do processo de integração de relatórios (Processo de integração). O usuário poderá selecionar um arquivo PDF do disco local ou de um drive de rede e enviar para assinatura. As opções de aprovação e assinatura também estão disponíveis como no processo de integração normal. Será possível inserir um destinatário que esteja associado ao cadastro de Cliente/Fornecedor, Pessoa ou então um e-mail avulso.

No grid de destinatários é possível selecionar o tipo de participação do destinatário (Assinar, Validar ou Testemunhar) e na coluna "Prioridade assinatura" poderá ser utilizado o recurso de workflow, que funcionada da seguinte maneira:


Ao utilizar recurso de workflow pode-se definir uma ordem das assinaturas, onde uma prioridade menor só poderá assinar depois de as prioridades maiores tiverem assinado. Exemplo:

jose@integração.com - prioridade 0

[email protected] - prioridade 1


A Maria só conseguirá visualizar e assinar o documento depois que o José realizar sua assinatura. Caso o José rejeito o arquivo ele não aparecerá para a Maria.



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