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PROCESSO DE MATRÍCULA - VIA SECRETARIA ESCOLAR
A realização de Matrícula via secretaria escolar é realizado para os alunos que desejam ingressar em ofertas de cursos da unidade operacional e que não tenham participado de um Processo Seletivo.
Assim, o processo de matrícula é realizado diretamente no balcão de atendimento na Secretaria Escolar para alunos novatos ou veteranos.
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O processo de Matrícula requer o cadastro prévio do aluno, disponível em Totvs Educacional l Currículo e Oferta l Aluno - Localizar Pessoa/ Registro Preliminar l Incluir
Quando já localizado o cadastro, as informações a ele vinculadas devem ser verificadas, garantindo a validade dos dados e a manutenção do registro de acordo com as normas da unidade operacional. Os processos podem ser consultados no TDN: Cadastro de alunos |
O acesso para execução das matrículas é realizado através do Módulo TOTVS Educacional l Educacional
A partir do cadastro do Aluno, em <anexos>, selecione o item Cursos/ Habilitações
Clique em Incluir no ícone de + (mais\ incluir) na parte inferior da tela
Na <aba> Identificação, selecione os dados associados à matrícula, conforme indicado
- Curso
- Habilitação
- Matriz Curricular
- Turno
- Situação de Matrícula
- Campus/ Polo (Conforme norma da Unidade Operacional)
Na <aba> Campos Complementares, associe as informações necessárias à Matrícula/ Oferta de Curso com atenção aos registros necessários para o envio dos dados à Solução Integradora
Em seguida, acesse <Processos> e selecione o item Matricular Aluno
Vincule os dados e em seguida, clique em <Avançar>
- Período Letivo
- Turma
Finalizado o processo de Matrícula, poderá ser visualizada a partir do <Anexo> Curso/Habilitação | <Anexos> Matrículas no Período Letivo
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A matrícula do aluno deve estar primeiramente associada ao Status: Pré-Matriculado. Assim, uma vez realizados os procedimentos internos associados à análise financeira e documental, e identificada a ausência de débitos financeiros do aluno com a instituição e análise de pendências de documentações, será realizado a emissão do boleto. Após identificar o pagamento e a baixa do lançamento contábil, pode-se aplicar a alteração de Status de Matrícula para Matriculado. Para verificar se os documentos obrigatórios à matrícula foram entregues, acesse: Currículo e Oferta l Alunos l <Anexos> l Documentos Solicitados. Após a confirmação da entrega dos documentos, o usuário deve anexar os documentos do Aluno no GED (Gestão Eletrônica de Documentos) disponível em Alunos | <Anexos> l GED l Integração GED, conforme apresentado no processo de Matrícula via Processo Seletivo. Em seguida, o usuário deve emitir o Contrato de Prestação de Serviços Educacionais para a Matrícula realizada em Alunos | <Anexos> l Contratos l <Anexos> | Relatórios ou Matrícula e Avaliação l Matrículas l <Anexos> l Contratos | <Anexos> | Relatórios. |
EMISSÃO DO CONTRATO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS EDUCACIONAIS
A partir do acesso ao Contrato de Prestação de Serviços Educacionais, devem ser verificadas as informações registradas nas abas:
- Identificação
- Contabilização
- Responsável Financeiro
- Parcela
Validadas as informações registradas, o relatório poderá ser emitido.
A emissão do Contrato de Prestação de Serviços Educacionais está disponível em Alunos | <Anexos> l Contratos l <Anexos> | Relatórios ou Matrícula e Avaliação l Matrículas l <Anexos> l Contratos | <Anexos> | Relatórios
Selecionado o registro, em Matrícula e Avaliação l Matrículas l <Anexos> l Contratos | <Anexos>, clique em Relatórios e em seguida selecione o relatório correspondente
Vincule as informações aos Parâmetros e clique em <Submeter>
GERAÇÃO DO LANÇAMENTO FINANCEIRO
O Contrato de Prestação de Serviços Educacionais reúne as parcelas que compõem o Plano de Pagamento, desta forma, devem ser associados os Lançamentos Financeiros nas parcelas.
Acesse Matrícula e Avaliação l Matrículas l <Anexos> l Contratos | <Anexos> e selecione a opção Parcela
Selecionada a Parcela em que será realizado o Lançamento Financeiro, acessando <Processos> | Gerar Lançamento
À parcela será associado o Lançamento Financeiro, sinalizado pelo ícone 
.
E ao posicionar o cursor neste mesmo ícone
, serão apresentadas informações complementares referente ao Lançamento Financeiro
EMISSÃO DO BOLETO BANCÁRIO PARA PAGAMENTO
A emissão do Boleto Bancário é realizada após gerar o Lançamento Financeiro das parcelas que compõem o Contrato.
A emissão pode ser realizada a partir do Lançamento, Boleto ou Contrato.
EMISSÃO VIA LANÇAMENTO
A partir do Lançamento em Matrícula e Avaliação l Matrículas l <Anexos> l Contratos | <Anexos> | Parcela | < aba> Lançamentos/ Boletos da Parcela | <Anexos> | Relatórios, em seguida, selecione o Relatório correspondente ao Boleto.
EMISSÃO VIA CONTRATO FINANCEIRO
No menu Educacional l <aba> Financeiro/ Contábil l Contratos, selecione o Contrato para emissão do Boleto, clique em <Processos> e selecione o item Imprimir Boleto. Em seguida, selecione o Relatório correspondente ao Boleto.
EMISSÃO VIA BOLETO
No menu Educacional | <Aba> | Financeiro/ Contábil | Boletos, selecione o registro para emissão do Boleto, clique em <Processos> e selecione o item Imprimir Boleto. Em seguida, selecione o Relatório correspondente ao Boleto.
LANÇAMENTO FINANCEIRO - BAIXA MANUAL
Realizado o pagamento referente ao Boleto emitido, é necessário executar Baixa para o Lançamento Financeiro.
O processo de Baixa pode ser realizado de duas formas:
- Automaticamente através da leitura do arquivo de retorno (Banco) no Módulo Financeiro
- Manualmente a partir do Lançamento Financeiro
Para executar a Baixa Manual, selecione o Lançamento Financeiro em Matrícula e Avaliação l Matrículas l <Anexos> l Contratos | <Anexos> | Parcela | < aba> Lançamentos/ Boletos da Parcela | <Anexos> e clique em Baixa | Baixar Lançamento
Associe as informações referentes à Baixa e clique em <Avançar> para seguir com a etapa.
- Tipo de Baixa
- Data
- Moeda
Nas etapas seguintes, é possível consultar, editar os dados do lançamento e contabilização dos itens de Baixa.
Finalizado o processo é possível verificar no Lançamento Financeiro o Status 'Lançamento Baixado' ao posicionar o cursor do mouse no registro.
CONFIRMAÇÃO DE MATRÍCULA POR PAGAMENTO
O processo de Confirmação de Matrícula por Pagamento tem por finalidade efetivar as Matrículas de todos os alunos adimplentes após confirmação de pagamento e verificada Baixa do Lançamento.
O processo está disponível em Educacional l Matrícula e Avaliação l Mais... l Confirmação de Matrícula
Selecione o Período Letivo e preencha os dados listados abaixo:
- Período Letivo
- Situação de Matrícula
- Parcelas (Inicial e Final)
- Cotas (Inicial e Final)
- Situação de Matrícula para alunos com parcela baixada
- Situação de Matrícula para alunos com parcela não baixada
- Parâmetros relacionados à inadimplência, Matrícula e Contrato (Conforme os processos praticados pela instituição)
- Motivo
- Serviços (Vinculado à parcela para a qual a baixa deverá ser processada)
Clique em <Pré-visualizar alunos>
Selecione as Matrículas que irão compor o processo, e após, clique em <Fechar>
Caso algum aluno não seja selecionado para execução do processo, será apresentada mensagem de confirmação.
Selecione <Não> e retorne à tela de seleção de alunos para que o mesmo seja confirmado.
Selecione <Sim> e retorne à tela inicial para conseguinte <Executar> processo.
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Após a Confirmação de Matrícula, fique atento aos registros complementares obrigatórios para envio dos dados à Solução Integradora, associados aos Campos Complementares da Matrícula e na <aba> Ingresso do Curso/Habilitação |
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