Registrar Ação - html-crm.history.new

Visão Geral do Programa

Permite cadastrar as ações desempenhadas junto ao cliente. Estes registros fazem parte do histórico dos relacionamentos realizados com o cliente e compõem as estatísticas dos resultados obtidos.
As funções de tarefas e ações ficam interligadas afim de proporcionar a empresa a possibilidade de gerenciar seus fluxos de trabalho.

Para a utilização correta dessa funcionalidade, é necessário que ao término de cada relacionamento realizado com o cliente ou contato seja efetuado o registro de ação, para que seja possível gerenciar o fluxo de trabalho de uma determinada área da empresa realizado para uma determinada campanha. Exemplo: Um funcionário possui uma tarefa de visita ao cliente para a apresentação de um produto. Ao retornar para a empresa, deve registrar a ação de visita no CRM:

Caso o resultado desta ação tenha sido 'Positivo' - resultado este parametrizado para executar uma próxima ação - o sistema solicitará o registro da próxima ação para movimentar a oportunidade de venda para a fase 'Elaboração da Proposta';
Caso o resultado desta ação de visita tenha sido 'Negativo', o sistema irá encerrar a tarefa, encerrar a oportunidade de venda e o motivo da perda deverá ser registrado.

Este é um exemplo de um fluxo simples. Um fluxo pode ser composto por várias ações e próximas ações.

Nota:

Todos os relacionamentos registrados para os clientes/contatos podem ser consultados no programa Histórico de Ação.

Processos envolvidos no registro de ação:

Execução da Transição de Classe: Quando estiver parametrizada a execução de transição de classe - no programa 'Manutenção Transição de Classe' - e for atingida a quantidade de ações com o resultado parametrizado para a classe atual da conta, a classe será atualizada para a próxima. Caso a transição esteja corretamente parametrizada, será executada automaticamente quando o registro de ação for efetivado.
Qualificação do Lead: Ao registrar uma ação para um lead, o sistema verifica se a campanha, a ação e o resultado selecionados estão parametrizados no programa Alterar Parâmetros do CRM para qualificar o lead. Caso estejam, após salvar o registro de ação a classe do lead será alterada para a classe parametrizada nos parâmetros do CRM.
Lançamento de Despesa: É habilitado quando na ação da campanha é informada a despesa prevista. Com isso o sistema identifica e permite que seja registrada a despesa realizada. Esta despesa é registrada por meio da tela Lançar Despesas, executada a partir da seção Despesas no cadastro de ação ou da lista de ações no Histórico de Ação.
Alteração da Fase da Oportunidade: Quando é parametrizada a transição automática da fase da oportunidade de venda, ao salvar o registro de ação o CRM valida se a ação em questão está relacionada a uma oportunidade de venda e, estando relacionada, é alterada a fase da oportunidade para a fase parametrizada. Veja mais informações na página: Manutenção de Estratégia de Venda.
Alteração do Status da Ocorrência: Para que ocorra a transição de status da ocorrência, é necessário que o registro de ação tenha a ocorrência relacionada e que as combinações de dados do registro da ação no CRM esteja de acordo com as regras definidas. Desta forma, se os dados informados forem os mesmos que um dos cadastrados para a regra de transição, automaticamente a ocorrência será transferida para o próximo status. Para cadastrar uma regra é necessário informar a campanha, a ação, o resultado e o próximo status destino da ocorrência na opção Regras para os Status do Fluxo da Ocorrência.
Próxima Ação: Quando o resultado da ação corrente possui uma próxima ação vinculada - vínculo este efetuado por meio do programa Manutenção de Campanha - após salvar as informações dessa ação, o CRM apresenta uma tela para que a próxima ação seja registrada.

Registrar Ação

Objetivo da tela:

Definir os dados da ação executada.

Importante:

Uma vez registrada a ação, somente o usuário de abertura poderá alterar esse histórico. Porém os históricos que acumulam resultado não podem ser alterados em hipótese alguma. Caso seja possível editar o histórico, só será permitido editar os campos:

Contato;
Mídia;
Data de Início;
Hora / à;
Descrição;
Detalhamento.

Dessa forma, é necessário atenção ao preencher as informações de uma nova ação, evitando que dados incorretos sejam inseridos.

Nota:

Para utilizar essa funcionalidade é necessário ativar o parâmetro 'Habilita a edição de históricos?', no programa Alterar Parâmetros do CRM.
Para controlar a edição do histórico por usuários ou grupo de usuários, basta ocultar o botão 'Editar' por meio do programa Manutenção Controle de Acesso CRM.

Outras Ações/Ações Relacionadas:

Ação:	Descrição:
Adicionar Contato	Quando acionado permite cadastrar um novo contato.
Selecionar Arquivos	Quando acionado é possível adicionar arquivos no registro da ação. Para mais informações, consulte a página: Pasta Anexos.
E-mail	Quando acionado apresenta uma tela que possibilita filtrar e selecionar e-mails dos destinatários a serem notificados sobre a ação cadastrada. A tela sugere os e-mails dos envolvidos no registro da ação, sendo estes: E-mail da conta; E-mail do contato; E-mail do usuário logado; Email do responsável pela tarefa; Quando o registro de ação possuir vínculo com uma tarefa, são apresentados o e-mail do usuário de cadastro da tarefa e o e-mail do responsável pela tarefa.

Principais Campos e Parâmetros:

Campo:	Descrição:
Conta	Exibe o nome da conta para a qual será registrado o relacionamento executado.
Contato	Exibe o principal contato da conta, porém é possível alterá-lo. Nota: Ao selecionar uma conta, os contatos da conta são disponibilizados neste campo para seleção. Por padrão um contato é posicionado automaticamente no campo de acordo com a seguinte regra: se for o contato do registro de origem; se for o contato focal; se for o único contato da conta.
Campanha	Selecionar a campanha da ação. Nota: Neste campo são listadas para seleção apenas as campanhas nas quais o usuário possui acesso.
Ação	Exibe a ação padrão definida para a campanha selecionada, porém é possível alterá-la. Nota: Caso o usuário não possua acesso a ação padrão, será necessário selecionar a ação desejada de acordo com a campanha informada.
Resultado	Exibe o resultado padrão definido para a ação da campanha selecionada, porém é possível alterá-lo. Esta informação é importante, pois sintetiza a ação executada. Nota: Caso o usuário não possua acesso ao resultado padrão, será necessário selecionar o resultado desejado, de acordo com a ação informada.
Mídia	Exibe o veículo de comunicação padrão da ação da campanha, porém é possível alterá-lo.
Detalhamento	Selecionar um detalhamento que justifique o resultado. Nota: Este campo é habilitado de acordo com a campanha selecionada.
Descrição	Inserir uma descrição completa da ação.
Data de Início	Selecionar o período de execução da ação.
Hora / à	Inserir ou selecionar o horário de início e fim de execução da ação.
Notificar	Inserir o e-mail dos destinatários a serem notificados sobre a nova ação cadastrada. Nota: Após salvar a ação, o CRM envia a notificação para os destinatários informados. O conteúdo do e-mail de notificação varia de acordo com o template selecionado no parâmetro 'Layout usado na notificação do histórico de ação', do programa Alterar Parâmetros do CRM. Para mais informações, veja também a página: Notificação de Registro de Ação e Tarefa. Este campo permite tanto a inserção quanto a seleção de destinatários. A seleção é efetuada por meio do botão 'E-mail' localizado no lado direito do campo. Não há parâmetro para ativar/desativar essa função, porém o campo pode ser ocultado por meio do programa Manutenção Controle de Acesso CRM.

Registrar Ação - Despesas

Objetivo da tela:

Lançar, durante o cadastramento da ação, as despesas realizadas na ação.

Outras Ações/Ações Relacionadas:

Ação:	Descrição:
Adicionar Despesa	Quando acionado possibilita o lançamento de despesas da ação.
Excluir	Quando acionado elimina a despesa.

Próxima Ação

Objetivo da tela:

Registrar a ação seguinte, desencadeada pelo resultado da ação executada anteriormente.

Nota:

Esta tela é apresentada somente quando o resultado da ação anterior possui uma próxima ação vinculada.
A próxima ação pode ser parametrizada como obrigatória, para que o usuário seja obrigado a registrá-la.

Veja mais detalhes na página: Manutenção de Campanha.

Outras Ações/Ações Relacionadas:

Ação:	Descrição:
Adicionar Contato	Quando acionado permite cadastrar um novo contato.
Selecionar Arquivos	Quando acionado é possível adicionar arquivos no registro da ação seguinte. Nota: Para adicionar vários arquivos, basta utilizar a tecla CTRL ou Shift. O tamanho máximo dos arquivos a serem anexados no CRM é definido no programa Alterar Parâmetros do CRM: grupo 'Geral', parâmetro 'Tamanho máximo do arquivo para upload nos anexos do CRM'.

Principais Campos e Parâmetros:

Campo:	Descrição:
Contato	Exibe o principal contato da conta relacionada a ação seguinte, sendo possível alterá-lo. Nota: Ao selecionar uma conta, os contatos da conta são disponibilizados neste campo para seleção. Por padrão um contato é posicionado automaticamente no campo de acordo com a seguinte regra: se for o contato do registro de origem; se for o contato focal; se for o único contato da conta.
Ação	Exibe a ação seguinte, sendo possível alterá-la. Nota: Por padrão este campo sugere uma próxima ação de acordo com a ordem de inclusão no resultado da ação. Para mais informações, acesse a página: Manutenção de Campanha.
Objetivo	Exibe o objetivo da ação da campanha selecionada, sendo possível alterá-lo. Nota: Este campo é preenchido com o objetivo definido como padrão na ação da campanha. Para mais informações, acesse a página: Manutenção de Campanha.
Responsável	Exibe o responsável pelo registro da ação seguinte.
Telefone	Selecionar o telefone da conta que foi utilizado como contato da ação seguinte.
Descrição	Inserir os detalhes da ação seguinte.
Data de Início	Selecionar o período de execução da ação seguinte.
Hora / à	Inserir ou selecionar o horário de início e fim de execução da ação seguinte.
Integra com Outlook	Quando assinalado, indica que a ação seguinte deve ser integrada ao Outlook. Veja mais informações na página: Integração entre CRM e Outlook.