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Hablando de documento externo...

Un documento externo es la publicación de un link de acceso externo a la plataforma, con las mismas propiedades que un documento común, pero se necesita informar una URL de acceso externo.

Cuando se utiliza el protocolo de transferencia HTTPS (Hyper Text Transfer Protocol Secure), solamente es posible incluir documentos externos que direccionen hacia un lugar que también utilice ese protocolo.



Crear documento externo


Para realizar esta acción, el usuario debe tener permiso de grabación en el lugar elegido.

01. En el lugar en donde desea crear la carpeta, active Nuevo.

02. Seleccione la opción Documento externo.

Al activar esta opción, aparece la ventana en donde se puede incluir un documento en el modo avanzado, o sea, que permite definir las propiedades del documento. 

03. Inserte una descripción del documento externo.

04. En la pestaña Información general, introduzca la información solicitada.

La mayor parte de la información requisitada en esta pestaña es común en todos los documentos, por lo que se puede comprobar en la documentación del Propiedades del documento.

URL
URL a donde será direccionado el usuario cuando acceda a este documento externo. 

05. Active la pestaña Documentos relacionados.

Esta pestaña permite relacionar un documento ya publicado en la plataforma con otro documento que está siendo publicado.

  • Para agregar un documento relacionado:
  1. Active Agregar.
  2. Localice y seleccione el documento a relacionar con el documento que está siendo publicado.
  3. Active Confirmar.
  • Para eliminar un documento relacionado:
  1. Active el ícono  referido al documento relacionado.

Cuando exista un documento relacionado, el usuario puede acceder a las propiedades por medio del botón Acciones del documento > Visualizar propiedades. De esta manera, en el área Lista de documentos relacionados, podrá hacer clic en el documento en cuestión y verlo.

06. Active la pestaña Aprobación y defina los criterios para la aprobación del documento externo.

Se puede obtener más información a cerca del procedimiento en Definir criterios de aprobación para carpeta o para documento.

07. Active la pestaña Seguridad y defina los criterios para la seguridad del documento externo, si así lo desea.

Se puede obtener más información a cerca del procedimiento en Definir criterios de seguridad para carpeta o para documento.

08. Active Guardar.


Visualizar documento externo


01. Localice y active el nombre del documento externo que desea visualizar.

02. Visualice su contenido.

Cuando se visualiza el documento externo se pueden efectuar algunas acciones, tales como, ver sus propiedades, ver su información social, copiar su enlace, entre otras opciones. Se puede obtener más información en Visualización del documento.


Solicitar permiso adicional en documento externo


Esta opción solo se presenta a los usuarios que no son administradores.

01. Localice el documento externo para el cual desea solicitar permisos adicionales.

02. Posicione el mouse sobre el nombre del documento externo.

03. Active Solicitar permisos adicionales, ubicado en el recuadro que muestra la información general del documento externo.

Al activar esta opción aparece la ventana en donde se puede solicitar permisos adicionales para el documento externo. Puede obtener más información en Solicitar permiso adicional en la carpeta o en documento.


Definir prioridad para documento externo


Para realizar esta acción, es necesario que se esté mostrando la columna Prioridad. Si no es así, verifique el ítem Ver prioridad del contenido de la carpeta.

01. Localice el documento externo para el cual desea definir prioridad.

02. En la columna Prioridad haga clic sobre el espacio correspondiente a la prioridad.

03Introduzca una prioridad numérica para el documento y presione la tecla Enter en el teclado.

La priorización de carpetas o de documentos se utiliza exclusivamente para ordenarlos por prioridad en la navegación de documentos. Se puede definir prioridad para todos los tipos de documentos que permiten ser publicados.

Para visualizar el contenido de una carpeta, ordenado por su prioridad, solo haga clic sobre la columna Prioridad. 


Efectuar acción social para documento externo


Para realizar esta acción, el usuario debe tener permiso de lectura en el lugar elegido.

01. Localice el documento externo para el cual desea efectuar una acción social.

02. Active el ícono correspondiente a la acción social que desea, localizado en el área de acciones sociales, ubicado a la derecha del nombre del documento.

Se puede obtener más información a cerca de las acciones sociales que se pueden efectuar para un documento en la navegación de documentos en Apoyar carpeta o documentoComentar en carpeta o en documento y Compartir carpeta o documento


Hacer el seguimiento de documento externo


01. Localice el documento externo que desea seguir.

02. Active el ícono Notificar, localizado después del área de acciones sociales, a la derecha del nombre del documento externo.

Puede obtener más información sobre el recurso Seguir en Seguir documento.


Definir documento externo como Favorito


01. Localice el documento externo que desea definir como favorito.

02. Active el ícono Agregar a favoritos, representado por una estrella, ubicado a la derecha del nombre del documento externo.

Puede obtener más información sobre el recurso Favoritos en Definir carpeta o documento como favorito


Renombrar documento externo


01. Localice el documento que desea renombrar.

02. Active Más opciones, ubicado a la derecha del nombre del documento, y active Renombrar.

03. Introduzca un nuevo nombre o descripción y active Renombrar.


Editar documento externo


01. Localice el documento externo que desea editar.

02. Active Más opciones, ubicado a la derecha del nombre del documento externo.

03. Active Propiedades.

04. Editar las propiedades deseadas.

Cuando se activa esta opción, aparece la ventana en donde se puede editar el documento externo. Puede obtener más información en Documento externo

05. Active Confirmar.


Restaurar versión del documento externo


01. Localice el documento externo del que desea restaurar una versión antigua.

02. Active Más opciones, ubicado a la derecha del nombre del documento externo.

03. Active Propiedades.

Cuando se activa esta opción, aparece la ventana en donde se puede restaurar una versión antigua del documento externo. Puede obtener más información en Restaurar versión de documento.


Copiar documento externo


01. Localice y seleccione el documento externo que desea copiar en otro lugar.

02. Active Copiar, ubicado en la barra de acciones de la parte superior izquierda de la ventana.

Puede obtener más información sobre cómo finalizar esta acción en Copiar y pegar carpeta o documento.


Recortar documento externo


01. Localice y seleccione el documento externo que desea recortar en otro lugar.

02. Active Recortar, ubicado en la barra de acciones de la parte superior izquierda de la ventana.

Puede encontrar más información sobre cómo finalizar esta acción en Recortar y pegar carpeta o documento.


Reflejar documento externo


01. Localice y seleccione el documento externo del cual desea crear un documento replicado.

02. Active Reflejar, ubicado en la barra de acciones de la parte superior izquierda de la ventana.

03. Seleccione la carpeta destino.

04. Activar Reflejar.

Cuando se activa esta opción,  aparece la ventana en donde se puede concluir la creación de un documento replicado del documento externo.  Puede obtener más información en Reflejar documento.


Eliminar documento externo


01. Localice y seleccione el documento externo que desea eliminar.

02. Active Más, ubicado en la barra de acciones de la parte superior izquierda de la ventana.

03. Active Eliminar.

Cuando se activa esta opción, aparece un mensaje informando que se ha eliminado el documento externo. Sin embargo, él solo se elimina de la estructura de la navegación de documentos, pero permanece en la Papelera de reciclaje. Cuando el Control de cuotas está activo, el espacio ocupado por el documento en la carpeta se liberará solo cuando este se elimine de la papelera de reciclaje. Más información sobre cómo restaurar o eliminar el documento definitivamente de la plataforma puede encontrarse en Papelera de reciclaje



¡Esté atento!

Esta documentación es válida desde la actualización 1.7.0 - Lake. Si utiliza una actualización anterior, puede contener información diferente de la que usted ve en su plataforma.

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