Questão:
A questão reportada é sobre a obrigatoriedade da apresentação do Balanço Patrimonial e as Demonstrações Contábeis por empresas na participação de licitação pública, afim de comprovar a boa situação financeira.
Cliente indaga que para entrar em novas concorrências públicas em 2015, as propostas exigem apresentação balanço patrimonial de 2014 com termo de autenticação, sendo necessário antecipar a entrega da ECD antes do prazo máximo estipulado até o último dia útil do mês de junho de 2015.
Resposta:
De acordo com a Lei nº 8.666 de 21 de junho de 1993, que institui normas para licitações e contratos da Administração Pública, vem destacar em seu Artigo 31 no inciso I, que toda empresa participante da licitação deverá apresentar as demonstrações do Resultado Econômico do último exercício social:
Art. 31. A documentação relativa à qualificação econômico-financeira limitar-se-á a:
I - balanço patrimonial e demonstrações contábeis do último exercício social, já exigíveis e apresentados na forma da lei, que comprovem a boa situação financeira da empresa, vedada a sua substituição por balancetes ou balanços provisórios, podendo ser atualizados por índices oficiais quando encerrado há mais de 3 (três) meses da data de apresentação da proposta;
Como vimos é exigido das empresas que participarem de licitação, para a qualificação econômico-financeira, o Balanço Patrimonial e as Demonstrações Contábeis do último exercício social, que comprovem a boa situação financeira da empresa.
Observa-se que é vedada a substituição de tais demonstrações por balancetes ou balanços provisórios, podendo estes ser atualizados por índices oficiais quando encerrado há mais de 3 meses da data de apresentação da proposta.
A comprovação da boa situação financeira da empresa será feita de forma objetiva, através do cálculo de índices contábeis previstos no edital e devidamente justificados no processo administrativo da licitação que tenha dado início ao certame licitatório, vedada a exigência de índices e valores não usualmente adotados para a correta avaliação de situação financeira suficiente ao cumprimento das obrigações decorrentes da licitação.
O Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) veio substituir apresentação dos livros fiscais/contábeis e documentos em meio físico (papel) em formato digital. O SPED foi instituído pelo Decreto no 6.022, de 22 de janeiro de 2007, com alterações pelo Decreto no 7.979, de 8 de abril de 2013, que o definiu da seguinte maneira:
“O Sped é instrumento que unifica as atividades de recepção, validação, armazenamento e autenticação de livros e documentos que integram a escrituração contábil e fiscal dos empresários e das pessoas jurídicas, inclusive imunes ou isentas, mediante fluxo único, computadorizado, de informações. (Redação dada pelo Decreto no 7.979, de 8 de abril de 2013)”
A Escrituração Contábil Digital (ECD) é parte integrante do projeto SPED, e tem por objetivo a substituição da escrituração em papel pela escrituração transmitida via arquivo, ou seja, corresponde à obrigação de transmitir, em versão digital, os seguintes livros, conforme artigo 2º da IN SRF nº 1.420/2013:
I - livro Diário e seus auxiliares, se houver; II - livro Razão e seus auxiliares, se houver; III - livro Balancetes Diários, Balanços e fichas de lançamento comprobatórias dos assentamentos neles transcritos.
Segundo o Código Civil, o Balanço e a Demonstração do Resultado Econômico devem elaborados no encerramento do exercício social e ser transcritos no Diário. Outras normas estabelecem prazos diferentes, a exemplo do Banco Central, estabelece que as demonstrações são semestrais.
A lei exige que o Balanço seja levantado no fim de cada exercício financeiro que geralmente coincide com o fim do ano civil, 31 de dezembro. No entanto, pode ser levantado mais de uma vez por determinação de Estatuto Social, que é a forma jurídica das Sociedades Anônimas (S/A), mas isto também é pouco comum.
A data limite de apresentação do Balanço Patrimonial de um exercício financeiro será sempre até 30 de abril do ano subsequente aos fatos registrados; a partir daí, os informes anteriores perdem a sua validade. Exemplificado, entendamos que o Balanço patrimonial de 2012, encerrado em 31/12/2012 precisa ser levantado até 30/04/2013 e terá validade até 30/04/2014 quando a partir desta será exigido o Balanço e as demonstrações contábeis de 2013.
No entanto, ressalva-se que, após a criação do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) para as empresas sujeitas à tributação do imposto de renda com base no lucro real, com base no lucro presumido que distribuírem lucros, as imunes e isentas e as Sociedades em Conta de Participações (SCP), a validade do Balanço patrimonial se estendeu até o último dia útil do mês de junho do ano seguinte, conforme prevê o Art. 5º da Instrução Normativa RFB nº 1.420/2013:
Art. 5º A ECD será transmitida anualmente ao Sped até o último dia útil do mês de junho do ano seguinte ao ano-calendário a que se refira a escrituração.
Temos assim, que as empresas abrangidas no artigo 3º da IN SRF nº 1.420/2013, a entrega do SPED, tem data limite até 30 de junho para entrega da ECD - Escrituração Contábil Digital, e para as não obrigadas a ECD, o prazo continua sendo 30 de abril do ano subsequente aos fatos registrados do exercício encerrado.
Se observarmos um dos sistemas utilizados pelos entes públicos para fins licitatórios, conhecido como Sistema Unificado de Cadastramento de Fornecedores (SICAF), é um sistema que viabiliza o cadastramento de fornecedores de materiais e serviços para os órgãos/entidade da Administração Pública Federal Direta, Autárquica e Fundacional, no âmbito do Sistema Integrado de Serviços Gerais - SISG.
Uma vez a empresa fornecedora e participante de licitações públicas, inscrito no SICAF, estará cadastrada perante qualquer órgão/entidade integrante SISG, em todo o território Nacional, independentemente do local onde tenha ocorrido o cadastramento.
Portanto o Regulamento e o Guia Prático para Fornecedores integrantes ao SICAF (Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores), vai ao encontro ao prazo de apresentação da ECD, tendo como data de validade o último dia útil do mês de junho, sendo para este ano 2015 estabelecido o dia 30.
Reproduzimos parte do manual a seguir com o prazo máximo de 180 (cento e ointenta) dias, vai o alerta da exigência legal:
Anexo II - Natureza Jurídica: documentação exigida para cada nível de cadastramento:
Nível VI – qualificação econômico-financeira: • Balanço Patrimonial e Demonstrações Contábeis (vedada substituição por balancetes/ balanços provisórios), que devem ser atualizados a cada encerramento de exercício social, no prazo máximo de 180 (cento e oitenta) dias.
Desta forma, concluímos que o prazo máximo estabelecido pela edição do guia prático de fornecedores e unidades cadastradoras elaboradas de acordo com Regulamento do SICAF, tem o prazo máximo de apresentação do Balanço Patrimonial e Demonstrações Contábeis estabelecido em até 180 dias, indo ao encontro ao prazo estabelecido para apresentação da ECD que é 30 de junho.
Quanto antecipação do prazo de entrega da ECD, foge de nosso alcance, cabendo a cada Gestor de Produto estabelecer qual o prazo de liberação adequado em suas linhas de produto.
Fundamentação Legal:
http://www.comprasnet.gov.br/legislacao/legislacaoDetalhe.asp?ctdCod=672
http://www.comprasnet.gov.br/legislacao/legislacaoDetalhe.asp?ctdCod=365
https://www3.comprasnet.gov.br/SICAFWeb/public/pages/publicacoes/manuais.jsf#
http://www.portaldecontabilidade.com.br/tematicas/exigibilidade-formalidades-licitacao.htm
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l8666cons.htm>
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2007-2010/2007/Decreto/D6022.htm
http://www18.receita.fazenda.gov.br/Legislacao/ins/2013/in14202013.htm
Chamado: TRYKUB, TRYDKX
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