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Falando de grupos e papeis...

Confira abaixo os conceitos e recomendações de utilização dos grupos e papéis na plataforma.

Papéis

Os papéis devem ser cadastrados na plataforma visando identificar as diferentes funções disponíveis na empresa. O relacionamento entre papéis e usuários facilita a identificação de usuários capazes de desempenhar determinada tarefa em um Workflow.
Na plataforma, os papéis são utilizados para restringir a lista de usuários quanto a atribuição de uma tarefa. Esse filtro é efetuado com a utilização dos mecanismos de atribuição disponíveis na plataforma.

Exemplos de Papéis:

• GER - Gerentes
• DIR - Diretores
• FIN - Financeiros

Os usuários não estão contidos no papel, e sim os papéis estão atribuídos aos usuários. Os papéis não funcionam como agrupadores de usuários, para isso é preciso utilizar grupos.

Dica
O uso de papéis é recomendado para o gerenciamento de permissões na plataforma. Não é utilizado para atribuição de permissões em itens da navegação de documentos.

Grupos

O Grupo de Usuário tem o intuito de identificar e reunir em grupos os usuários que possuem os mesmos interesses e objetivos. Essa reunião dos usuários em grupos facilita a definição de permissões de acesso às várias funções do produto.

Os grupos de usuários também podem ser adicionados em nuvens de relacionamento – quando esse recurso está ativo.

Além de adicionar usuários em um grupo, há a possibilidade de adicionar papéis e relacionar os grupos, criando uma hierarquia.

Hierarquia de grupos: A relação de grupos é de pai para filho, ou seja, é possível criar uma hierarquia entre os grupos.

Subgrupos: São grupos que fazem parte de um outro grupo. Exemplo: Matriz é um subgrupo de Empresa, então pode-se dizer que o grupo Empresa é pai da Matriz.
Quando um grupo que contém subgrupos é selecionado, todos os usuários do grupo e seus respectivos subgrupos serão apresentados.

Dê preferência ao uso de grupos para configurar aprovação e segurança de pastas e mecanismos de atribuição de tarefas em processos.

Papéis em grupos: Também é possível relacionar papéis a grupos, assim como usuários. Exemplo: Os usuários John e Amy, com o papel de Diretores, podem ser relacionados ao grupo Administração.

Atenção
Incluir um papel dentro de um grupo significa que todos os usuários do grupo irão possuir aquele papel. Mas não significa que os usuários que possuem o papel fazem parte do grupo.

Saiba Mais
Conheça mais detalhes sobre:

• Papéis
• Permissões
• Grupos