Envio de E-mail e geração de carta via rotina

Características do Requisito

Descrição

Implementada melhoria no Bloqueio Automático (PLSA 770), para envio de e-mails aos titulares dos planos que tiveram suas famílias ou dependentes bloqueados, desde que a opção selecionada na tela seja Bloqueio.

Esta melhoria visa propiciar a rápida comunicação com o titular do plano quando algum dos seus dependentes ou a família toda for bloqueada pela rotina automática. No caso dos titulares que não possuírem e-mails cadastrados, a melhoria irá gerar também uma carta em formato Word, para que a operadora possa enviar para o titular acerca do bloqueio existente.  A nova funcionalidade também realiza estes controles quando executada em modo de JOB (agendamento), tornando todo o processo mais rápido. Ainda quando executada em modo JOB, é possível escolher se será enviado e-mail para os titulares ou gerado apenas relatório em PDF para a operadora.

O modelo de carta em formato Word, bem como o modelo de e-mail, podem ser personalizados pela operadora, desde que sejam respeitados os campos reservados para o preenchimento automático via sistema.

Importante

(Apenas para Microsiga Protheus, versões anteriores à versão 12)

Antes de executar o compatibilizador informe o nome do compatibilizador é imprescindível:

• Realizar o backup da base de dados do produto que será executado o compatibilizador (diretório PROTHEUS_DATA\DATA, se versão 10, ou \PROTHEUS11_DATA\DATA, se versão 11) e dos dicionários de dados SXs (diretório PROTHEUS_DATA_SYSTEM, se versão 10, ou \PROTHEUS11_DATA\SYSTEM, se versão  11).
• Os diretórios acima mencionados correspondem à instalação padrão do Protheus, portanto, devem ser alterados conforme o produto instalado na empresa.
• Essa rotina deve ser executada em modo exclusivo, ou seja, nenhum usuário deve estar utilizando o sistema.
• Se os dicionários de dados possuírem índices personalizados (criados pelo usuário), antes de executar o compatibilizador, certifique-se de que estão identificados pelo nickname. Caso o compatibilizador necessite criar índices, irá adicioná-los a partir da ordem original instalada pelo Protheus, o que poderá sobrescrever índices personalizados, caso não estejam identificados pelo nickname.
• O compatibilizador deve ser executado com a Integridade Referencial desativada*.

1. Em Microsiga Protheus TOTVS Smart Client (se versão 10), digite o nome do compatibilizador no campo Programa Inicial. Descreva se o compatibilizador deve ter uma data específica ou superior para que a atualização nos dicionários seja efetuada corretamente. Importante: Para a correta atualização do dicionário de dados, certifique-se que a data do compatibilizador seja igual ou superior a ___/___/____.
2. Clique em OK para continuar.
3. Após a confirmação é exibida uma tela para a seleção da empresa em que o dicionário de dados será modificado ou é apresentada a janela para seleção do compatibilizador. Selecione o programa xxxx().
4. Ao confirmar é exibida uma mensagem de advertência sobre o backup e a necessidade de sua execução em modo exclusivo.
   1. Clique em Processar para iniciar o processamento. O primeiro passo da execução é a preparação dos arquivos.
      É apresentada uma mensagem explicativa na tela.
   2. Em seguida, é exibida a janela Atualização concluída com o histórico (log) de todas as atualizações processadas. Nesse log de atualização são apresentados somente os campos atualizados pelo programa. O compatibilizador cria os campos que ainda não existem no dicionário de dados.
   3. Clique em Gravar para salvar o histórico (log) apresentado.
   4. Clique em OK para encerrar o processamento.

Descreva se há algum procedimento necessário após a aplicação do compatibilizador.

Procedimento para Configuração

Devido a nova melhoria, é necessário a inclusão de 9 (nove) parâmetros novos no sistema: 

• MV_PLSEMLT – Informar se o sistema irá gerar e-mails e/ou cartas para titulares. Valores aceitos: 1 – NÃO AVISA; 2 – POR E-MAIL; 3 – CARTA; 4 – POR E-MAIL/CARTA
• MV_PLSEMLO – Informar o e-mail padrão da Operadora que irá receber cópias de todos os e-mails enviados ao cliente, quando o MV_PLSEML estiver ativo.
• MV_PLSMCBQ – Informar a pasta onde estão armazenados os modelos das cartas que serão utilizadas para gerar a comunicação ao titular (arquivos terminados com a extensão “.DOT”). OBS: Esta pasta deve estar localizada dentro da pasta SYSTEM do Protheus).
• MV_PLSLOBQ – Informar a pasta de destino onde as cartas serão armazenadas após processamento. Aqui, refere-se ao caminho físico na máquina do usuário. Quando a rotina for executada via JOB, as cartas geradas serão salvas na mesma pasta do parâmetro MV_PLSMCBQ.
• MV_PLSMEML – Informar a pasta onde está armazenado o arquivo “.HTM”, utilizado como modelo para gerar os e-mails com código HTML.              
• MV_PLSSMTP – Informar o endereço do servidor SMTP utilizado pela conta de e-mail da operadora. (Necessário quando a rotina for executada em modo JOB).
• MV_PLSACCT – Informar o nome de usuário da conta de e-mail utilizada.
• MV_PLSSMSE – Informar a senha da conta de e-mail utilizada.
• MV_PLSEMJB – Informar se quando a rotina é executada via JOB, se a operadora deseja que o cliente seja avisado por e-mail (como quando acionado via Bloqueio automático) ou não, deseja apenas receber pelo e-mail (informado no parâmetro MV_PLSEMLO) o arquivo pdf gerado com as cartas de bloqueio.

Para o correto funcionamento, também é necessário que os seguintes parâmetros estejam preenchidos com as informações corretas:

• MV_PLSRTCA – Indicar o telefone principal da Operadora.
• MV_PLSRTFA – Indicar o número de Fax da Operadora.
• MV_PLSREMA – Indicar o e-mail de contato da Operadora.

Os modelos das cartas utilizadas pelo sistema são entregues no modelo Word, com a extensão “.DOT”, indicando que se trata de um modelo, podendo o cliente personalizar conforme suas necessidades, mas devendo manter os campos variáveis na carta (identificados como campos cinzelados, com chaves e dentro destas chaves, a expressão DOCVARIABLE). Jamais devem ser deletados estes campos, pois se não, as cartas não serão preenchidas.

São entregues 4 modelos de cartas: Bloqueio_Familia, Bloqueio_Familias, Bloqueio_Usuario e Bloqueio_Usuarios. Quando o dependente for bloqueado, o modelo usado será Bloqueio_Usuario e quando a família for bloqueada, o modelo usado será Bloqueio_Familia. Estes são os modelos que a empresa pode personalizar conforme sua vontade. As outras duas cartas (Bloqueio_Familias e Bloqueio_Usuarios) não devem ser alteradas, pois servem para aglutinar (unir) todas as cartas no final do processamento. Exemplo: Caso tenhamos 10 cartas geradas para dependentes bloqueados, teríamos 10 cartas do tipo Bloqueio_Usuario. Para facilitar a gestão disto, o sistema une todas no arquivo Bloqueio_Usuarios, onde teríamos agora 10 páginas neste documento, onde cada página é um dos arquivos anteriores.  

Observações: Após a edição do modelo pela operadora, deve-se desmarcar no programa Word a opção “Mostrar códigos de campos em vez de seus valores” (no Word 2013, o caminho é: Arquivo -> Opções-> Avançado -> procurar a seção “MOSTRAR O CONTEÚDO DO DOCUMENTO”), pois devido a esta configuração do Word, se a opção ficar marcada, após o sistema gerar as cartas, será exibido apenas os campos variáveis e não o conteúdo que deve ser exibido.

O modelo de e-mail em HTML trata-se de um modelo básico, devendo ser personalizado pelo cliente conforme sua necessidade, mas deverá ser mantido os campos variáveis para preenchimento no e-mail. Estes campos estão identificados por sinais de porcentagem (%) e com letras maiúsculas (exemplo: %NOMEDEP%) e deverão ser mantidos, pois se apagados, não serão preenchidos via rotina.

Atualizações feitas pelo Patch

1.Criação de parâmetros no arquivo SX6 – Parâmetros:

Procedimento para Utilização

1. 1.     Após a execução do update, é necessário configurar os parâmetros conforme necessidade da operadora:
   1. a.       MV_PLSEMLT: Coloque o número de acordo com a opção da operadora, no campo Cont. Por. :

• 1 – Caso a operadora não queira informar por e-mail e nem carta sobre o bloqueio para seus beneficiários titulares. Ou seja, função desativada.
• 2 – Os beneficiários titulares serão comunicados somente por e-mail caso a família ou algum dependente sejam bloqueados pela rotina. OBS: Caso o titular não tenha e-mail cadastrado, será gerado o comunicativo sobre o bloqueio em formato carta.
  Aqui, a operadora irá receber cópia de cada e-mail enviado para os beneficiários, de acordo com o informado em MV_PLSEMLO.
• 3 – O sistema irá apenas gerar cartas sobre o bloqueio, que serão salvas no computador do usuário do sistema, conforme o parâmetro MV_PLSLOBQ. OBS: Caso a rotina esteja em JOB, estas cartas serão salvas no diretório onde ficam armazenados os modelos das cartas, conforme parâmetro MV_PLSMCBQ.
• 4 – O sistema irá enviar e-mails e gerar cartas para todos os beneficiários titulares que tiveram dependentes ou famílias bloqueadas na rotina. Aqui, a operadora irá receber cópia de cada e-mail enviado para os beneficiários, de acordo com o informado em MV_PLSEMLO.

      b. MV_PLSEMLO – Deverá ser informado o e-mail da operadora que irá receber cópia de todos os e-mails enviados aos beneficiários, no campo Cont. Por..

      c. MV_PLSMCBQ – Informar a pasta onde estão armazenados os modelos das cartas que serão utilizadas para gerar a comunicação ao titular. Estes arquivos são identificados com a extensão .DOT e a pasta deve estar localizada dentro do diretório SYSTEM do Protheus. Deve-se informar apenas o nome da pasta.
OBS: Nesta pasta, devem estar os 4 arquivos “.DOT”: Bloqueio_Familia.DOT, Bloqueio_Familias.DOT, Bloqueio_Usuario.DOT e Bloqueio_Usuarios.DOT, conforme orientações anteriores.
Exemplo: A pasta utilizada será chamada de “ModelosCartas” e está criada dentro da pasta SYSTEM do Protheus. Logo, informar neste parâmetro apenas “ModelosCartas” (sem aspas). Nesta pasta, colocar os 4 modelos .DOT disponibilizados.

      d. MV_PLSLOBQ – Informar a pasta de destino onde as cartas serão armazenadas após processamento, na máquina do usuário (Remote). Aqui, refere-se ao caminho físico na máquina do usuário e o caminho deve ser completo, além de ter permissão de leitura e gravação.
Exemplo: Na máquina do usuário (Remote), tenho uma pasta localizada no disco C:\ e chamada de Cartas_Bloqueio, onde deverão ser salvas as cartas. Logo, neste parâmetro, devo informar da seguinte forma: “C:\Cartas_Bloqueio” (sem aspas)

        e. MV_PLSMEML – Informar a pasta onde está armazenado o arquivo .HTM, utilizado como modelo para gerar os e-mails com código HTML e que deverá estar localizada dentro da pasta SYSTEM do Protheus.
Aqui, é necessário informar o nome da pasta mais o nome do arquivo, com a extensão .HTM.        
Exemplo: Dentro da pasta SYSTEM, tenho uma pasta chamada “carta” e dentro está o arquivo “Modelocli.HTM”. Neste parâmetro, deve informar da seguinte forma: “carta\Modelocli.HTM” (sem aspas), ou seja: nome da pasta + \ + nome do arquivo .htm

     f. MV_PLSSMTP – Informar o endereço do servidor SMTP utilizado pela conta de e-mail da operadora que irá enviar os e-mails. (Necessário quando a rotina for executada em modo JOB).

     g. MV_PLSACCT – Informar o nome de usuário da conta de e-mail utilizada. 

     i. MV_PLSSMSE – Informar a senha da conta de e-mail utilizada.

     j. MV_PLSEMJB – Informar se quando a rotina é executada via JOB, se a operadora deseja que os beneficiários sejam comunicados por e-mail (como quando acionado via Bloqueio automático) ou se a operadora deseja apenas receber pelo e-mail (informado no parâmetro MV_PLSEMLO) um arquivo pdf gerado com as cartas de bloqueio.

• O valor padrão deste parâmetro é .F. (Falso), ou seja, a operadora irá receber em seu e-mail um arquivo compactado, com as cartas de bloqueio em formato PDF e os beneficiários não serão avisados por e-mail sobre o bloqueio. Caso deseje que a rotina já envie por e-mail aos beneficiários, este valor deverá ser mudado para .T. (Verdadeiro).

                 2.     Caso a empresa não tenha o WorkFlow configurado no Protheus, será necessário configurar para que a rotina possa enviar e-mails aos beneficiários.

                      a.       Para configurar o WorkFlow, procure o Anexo I que está presente no final deste documento, pois mostra passo-a-passo como configurar esta funcionalidade do Protheus.

                 3.     Após a configuração dos parâmetros e do WorkFlow, no Plano de Saúde (SIGAPLS), acesse o cadastro em Miscelanea / Genérico / Bloqueio Automático. O sistema apresentará a tela de filtro de Perguntas sobre os parâmetros para Bloqueio Automático.

4.     Caso a opção escolhida no campo “Ação do Programa” seja Análise, nenhum processamento referente a cartas ou e-mails será gerado. Agora, caso a ação escolhida seja Bloqueia, o sistema irá efetuar as operações de acordo com os parâmetros definidos anteriormente.

        5.     Após o processamento dos Bloqueios, as cartas geradas serão aglutinadas (unidas) num único documento, onde dependendo do bloqueio, conforme local indicado no parâmetro MV_PLSLOBQ, teremos os seguintes documentos:

                   a.        Se houver famílias bloqueadas, o documento com as cartas será criado com o nome de “Bloqueio_Familias.DOC”, onde em cada página, constará a carta para o titular da família bloqueada.

                   b.       Se houver dependentes bloqueados, o documento com as cartas será criado com o nome de “Bloqueio_Usuarios.DOC”, onde em cada página, constará a carta para o titular do dependente bloqueado.

                                Bloqueia_Familias.DOC (Modelo deve ser personalizado)                                         Bloqueia_Usuarios.DOC (Modelo deve ser personalizado)

                 6.     Para conferir a cópia dos e-mails, basta acessar o programa de e-mail que possua a conta configurada (conforme parâmetro MV_PLSEMLO) e conferir os e-mails enviados aos clientes. O código de autenticidade apresentado no final da carta é nada mais que o nome do titular, data e hora da geração do e-mail em Base64, apenas para controle, não tendo nenhum impacto em qualquer parte do sistema ou nas operações aqui descritas.

              7.     Caso queira que a rotina seja executada via JOB (sem interferência do usuário), será necessário seguir as seguintes instruções:

a.       No Smart Client , SIGACFG no campo Programa Inicial.

b.       No SIGACFG, vá até Ambiente / Schedule / Schedule

c.       Na nova tela, do lado esquerdo, escolha a opção Agent / Cadastro e depois em Incluir .

                      d.       Após isso, informe as seguintes informações nos campos pertinentes: Nome, Endereço IP e Porta (mesmo da Server.ini) do servidor, Empresa e Número de Threads (deve ser igual a 1) .

                  e.       Após estas informações, clique em Confirmar    .

                  f.       No menu do lado esquerdo, clique em Agendamentos / Cadastros e depois em Incluir .

                  g.       Informe os dados solicitados: Rotina (Informe PLSA770JB), Data, Hora, Empresa/Filial, Módulo (preencha com 33) e a Descrição. 

                   h.       Em seguida, clique em Recorrência , onde será aberto uma nova janela, para definir a repetição desta tarefa, de acordo com as necessidades da empresa.

                       i.       Após definir os parâmetros de repetição, clique em Confirmar na janela e depois, Confirmar na Janela principal, no botão  

                       j.       Clique em Schedule e depois, clique em Iniciar todos os Serviços.

                        k.       Após, clique em Agent e depois, em Iniciar todos os Serviços

                                   l.       Seguindo estas etapas, a rotina de Bloqueio Automático agora irá rodar como JOB, fazendo tudo de forma automática e sem intervenção do usuário.

         8.  A partir do momento que o Bloqueio Automático roda como JOB, temos algumas particularidades:

                 a.       Para que o envio de e-mail ao beneficiário seja executado, é necessário colocar no parâmetro MV_PLSEMJB o valor lógico .T..  Caso contrário (ou seja, .F.), a rotina será executada e no final do processamento, o e-mail cadastrado no parâmetro MV_PLSEMLO receberá um arquivo compactado, contendo as cartas de todos os usuários e/ou famílias bloqueadas, mas os titulares não receberão o e-mail avisando sobre o bloqueio. O arquivo é compactado com o nome do arquivo zipado, logo, se o arquivo for Bloqueio_Usuarios, o arquivo compactado será nomeado como Bloqueio_Usuarios.GZ  e se fome famílias, seria nomeado como Bloqueio_Familias.GZ
Para manipular este arquivo compactado, basta usar qualquer programa que possa trabalhar com arquivos gzip (GNU Zip).

                 b.       Nos parâmetros MV_PLSSMTP, MV_PLSACCT e MV_PLSSMSE, devem ser colocados os valores respectivamente de: Servidor SMTP, usuário e senha do e-mail, visto que em JOB, o WorkFlow não é funcional. Pode-se inserir aqui os mesmos dados da conta utilizada no Workflow ou outra que a operadora desejar.

1.        c.        Ao gerar cartas, por ser um JOB, serão armazenadas na própria pasta onde estão localizados os modelos (conforme MV_PLSMCBQ), visto que não temos um remote executando a tarefa. Caso queira apagar os arquivos para nova geração ou utilizá-los para outros fins, deve-se atentar para apagar ou manipular apenas os arquivos com extensão “.DOC”.  Os arquivos com extensão “.DOT” jamais devem ser apagados deste diretório ou alterados por qualquer motivo.
   Além desse detalhe, caso o parâmetro MV_PLSEMJB esteja como .F., nesta pasta, teremos também os arquivos com extensão em “.PDF” e o compactado, com extensão “.GZ”. Após uso, estes podem ser deletados da pasta, conforme necessidade da empresa, menos os arquivos com extensão “.DOT”. 

Anexo I

[MAIL]

Protocol=POP3

ExtendSMTP=1                             

AuthLOGIN=1

AuthNTLM=1

AuthPLAIN=1

                    2.       No Smart Client, digite SIGACFG no campo Programa Inicial.

                    3.       No menu a esquerda, escolha Ambiente / E-mail/Proxy / Configurar. 

                   4.       Na tela que se abre, preencha com os dados solicitados. Logo, deve-se preencher aqui com os dados corretos do e-mail que irá disparar as comunicações via sistema e WorkFlow.

                       5.      Após preenchimento, clique em Avançar e defina os demais dados solicitados na tela.

                       6.       Após, clique em Avançar e preencha com os dados requisitados, caso a empresa tenha um servidor proxy na rede. Se não houver, apenas clique em Finalizar.

                       7.       Após finalizar, clique em Ambiente / WorkFlow / Contas de E-mail.

                       8.       Na janela que se abre, preencha todos os campos com as informações solicitadas, para que seja possível o envio de e-mails.

                    9.       No campo “Caixa de Correio”, preencha com os dados solicitados. “Cx. Correio” é um nome mnemônico para chamar a conta; em “Remetente”, coloque o nome que deve aparecer  e depois, o e-mail.

                   10.       No campo “Receber Mensagens”, informe os dados POP3 ou IMAP da conta utilizada.

                   11.       No campo “Enviar Mensagens”, informe os dados SMTP da conta utilizada.

                   12.       Por fim, no campo “Outros”, verifique se a opção Ativo está marcada, informando ao sistema que a conta é utilizada para envio e recebimento de e-mails.

                   13.       Para sair, clique em “Salvar” e depois clique em Sair, no menu do lado superior direito da tela.

                   14.       Estando na tela Inicial, clique em Ambiente / WorkFlow / Parametros de WorkFlow. Será aberta uma nova janela.

                    15.       Nesta janela, defina como conta padrão a conta recém-criada e deixe ativo as opções Utilizar filas de envio de e-mail, Envia HTML no corpo da Mensagem e Envio Automático. Caso queira ou necessite, pode marcar Usa JavaScript.

                    16.       Demais campos são de preenchimento opcional, de acordo coma necessidade da empresa. É interessante preencher o campo E-mail do Administrador, que está localizado na área Notificação.

                     17.       Depois, clique em Salvar

                     18.       Com estas configurações, o WorkFlow está pronto para ser usado e demais rotinas que dependam dele, como a de Bloqueio Automático (PLSA 770).