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Analisar as Cotações Recebidas


Caminho Básico:

01. Visualizar as ordens para comparação, relacionadas ao pacote selecionado, apresentadas em tela.

Nota:

Após receber as solicitações de compra, o comprador interno faz solicitações de cotações para diversos fornecedores cadastrados no sistema. Após um prazo por ele determinado, as cotações recebidas dos fornecedores são analisadas com o objetivo de atender às solicitações de compras com o menor custo possível. O número de ordens de compra vai variar de acordo com o pacote escolhido.

 

Caminho Alternativo:

Filtrar as Informações Apresentadas

 

01. Selecionar o item do pacote a ser considerado ao filtrar as ordens para comparação.

02. Selecionar a(s) opção(ões) de status da ordem a ser(em) considerada(s) ao filtrar as ordens para comparação.

Nota:

As opções disponíveis são:
Sem Cotação: se esta opção estiver marcada, as ordens de compra que não receberam cotação de todos os fornecedores são mostradas.
Aprovadas: se esta opção estiver marcada, até as ordens que já tiveram sua cotação aprovada são mostradas. Nesse caso, a cor da fonte da ordem será verde.

03. Selecionar o atributo para comparação a ser considerado ao filtrar as ordens.

Nota:

O atributo é a informação de cada fornecedor para cada ordem de compra, podendo ser:
- Valor Total
- Prazo Médio de Pagamento
- Preço Unitário Final 
A opção padrão deve ser “Menor Valor Total”.

Independente do atributo escolhido, os valores totalizadores da tela não são afetados.

04. Selecionar o preço de referência.

Nota:

Permite selecionar o tipo de preço de referência, com as seguintes opções:
- Última Compra
- Preço Base
- Tabela Base, quando selecionada, será habilitado o campo "Escolher Tabela" possibilitando ao usuário selecionar a tabela ativa a ser considerada. Para o cálculo do preço de referência, deverá ser verificado se existe item ativo para a tabela de preço conforme o item da ordem de compra listada.

05. Acionar Aplicar.

Nota:

Os filtros só são aplicados quando for pressionado o botão Aplicar.

Comparar Cotações da Ordem

01. Selecionar uma ordem para realizar a comparação.

Nota:

A coluna "Preço Referência" apresenta o valor referente ao item da linha, conforme a opção do usuário. A coluna "% Ganho" apresenta o percentual entre a menor cotação e o preço referência para ordem de compra. A fórmula utilizada é a seguinte: ((referência / cotação) - 1) * 100. Quando não houver valor na coluna Preço Referência, o "% Ganho" será calculado entre a maior e a menor cotação da ordem de compra.

As colunas "Preço Referência" e "% Ganho" NÃO serão apresentadas quando o critério de comparação for "Prazo Médio".

02. Acionar Comparar Cotações da Ordem.

03. Visualizar a comparação realizada para a ordem selecionada.

Nota:

A partir da tela de análise de cotações, é possível comparar as cotações da ordem de forma mais detalhada, podendo ver mais informações de cada fornecedor.

Consultar Última Compra do Item

01. Acionar o item que deseja consultar.

02. Visualizar a consulta da última compra do item selecionado.

Nota:

O código do item é um link, que abre a uma tela mostrando dados sobre a última compra do item.

03. Acionar Fechar.

Consultar Detalhes do Fornecedor

01. Acionar o fornecedor que deseja consultar.

02. Visualizar a consulta da última compra do item selecionado.

Nota:

O nome do fornecedor é um link, que abre a uma tela mostrando dados sobre o fornecedor. Apresenta os contatos do fornecedor para facilitar a comunicação durante uma negociação. Disponibiliza informações como “Pedidos em Carteira” para aumentar o poder de barganha do comprador em possíveis negociações. A informação “Pedidos em Atraso” tem o objetivo de alertar o comprador quanto a possíveis atrasos na entrega.

03. Acionar Fechar.

Detalhar a Ordem de Compra

01. Selecionar ordem de compra.

02. Acionar Detalhar Ordem.

Nota:

Mais informações sobre este processo podem ser obtidas em Detalhar Ordem de Compra.

Aprovar Ordens

01. Selecionar uma ordem para realizar a aprovação.

02. Selecionar um fornecedor para realizar a aprovação.

03. Acionar Aprovar Ordens, ou Aprovar que está abaixo do valor total das cotações com menor preço sugeridas pelo sistema.

É possível aprovar a cotação para várias ordens ao mesmo tempo. A aprovação sempre será para um fornecedor por vez.

04. Inserir um comentário de aprovação.

05. Acionar a aba Alterar Entregas.

Nota:

Quando mais de uma ordem forem selecionadas para aprovação, a aba para alteração das datas ficará desabilitada.

06. Acione o calendário ao lado da data ou sobre ela e digite a nova data.

07. Acione Confirmar.

Aprovar o Valor Sugerido

01. Acionar Aprovar Cotações Sugeridas.

Nota:

Para aprovar o valor sugerido pelo sistema, deve ser acionada a opção de aprovação e o sistema realizará a aprovação de todas as ordens que receberam pelo menos uma cotação. Isso é feito automaticamente para todos os fornecedores. Os valores sugeridos apareceram em vermelho na tela.

02. Inserir um comentário de aprovação.

03. Acione Confirmar.

Alterar forma de visualização da lista de ordens para comparação

01. Acionar Opções.

Nota:

Mais detalhes sobre este procedimento poderão ser obtidas em Alterar forma de visualização.

Exportar Informações

01. Acionar Opções.

02. Acionar Exportar.

Nota:

Será apresentada a janela Exportar Informações, na qual é possível selecionar o formato de saída desejado.

03. Selecionar o formato de saída desejado.

Nota:

Os formatos de saída disponíveis são:
- Exportar como arquivo - Planilha
- Exportar como arquivo PDF

04. Acionar Exportar.

Falando de Analisar as Cotações...

As informações da ordem de compra mostradas na tela são o seu número, o item que deve ser comprado, a quantidade e unidade de medida. Um item pode ter sido solicitado por várias ordens de compra, podendo se repetir na tela.

Valor Total das Ordens
Esse campo mostra o somatório dos valores das cotações feitas pelo fornecedor para as ordens mostradas.

Valor Total Selecionado
Esse campo mostra o somatório dos valores das cotações feitas pelo fornecedor para as ordens selecionadas. Evidentemente algumas vezes uma ordem não terá cotação para algum fornecedor. Nesse caso, o somatório deve considerar o valor como zero para aquela ordem.