MND - Manutenção Documentos de Frota

Objetivo

O módulo Manutenção Documentos de Frota tem por objetivo realizar o controle dos Documentos gerados pela frota, como: Infrações, Impostos e Processos.

Visão Geral

As principais características do módulo são:

• Geração de Solicitações de Pagamentos, referentes à custos dos Veículos.

• Gerenciamento de Infrações dos Equipamentos da Frota.

• Gerenciamento de Processos Administrativos.

Solicitação Pagamentos

Os pagamentos de taxas referentes aos veículos, muitas vezes são pagos por Despachantes ou por terceiro, para realizar um controle desses pagamentos é possível realizar a geração de uma solicitação de pagamento, a qual irá gerar uma listagem dos eventos a serem pagos. Esta solicitação é útil para gerenciar vencimentos, seja por data, cidade/UF/país, bem como por equipamento e seus grupos / modelos.

O módulo possibilita que os pagamentos de taxas (apontamentos de evento de custo), possam ser realizados por um terceiro (despachante, entre outros), bem como pela própria empresa.

É possível integrar os pagamentos a serem realizados com o módulo de Contas a Pagar, podendo gerar Títulos ou Antecipações.

Os documentos gerados no módulo de Contas a Pagar não têm retorno para o módulo de Manutenção de Documentos da Frota, assim, caso um título ou antecipação sejam eliminados no AP, deve-se eliminar ou regerar os documentos no módulo de Documentos da Frota.

Existe a possibilidade de três integrações entre o módulo de Documentos da Frota e o Contas a Pagar, que são:

• Geração Títulos.

• Registrar Antecipações.

• Baixar Antecipações.

A importância do gerenciamento dos vencimentos é saber quando e quanto deve ser pago para uma taxa, infração.

Segue abaixo fluxo de como uma solicitação de pagamento pode ser gerada.

Infrações

As infrações a qual os equipamentos estão sujeitos, podem ser gerenciadas, obtendo um controle eficiente de valores, vencimentos e do estado em que a infração se encontra. 

Toda infração inserida no módulo irá gerar automaticamente no sistema um apontamento de evento, para que o mesmo possa ser gerenciado pelo Gerenciador de Vencimentos.

O módulo possibilita uma implantação rápida da parte cadastral de infrações conforme o Código de Trânsito Brasileiro, através da Importação de Enquadramentos, que irá gerar dados padrões como Infratores, Gravidades, Grupo Enquadramento e os próprios Enquadramentos.

Para outros países, a importação não é necessária, sendo obrigatória a digitação dos dados cadastrais conforme a lei de trânsito do país.

A manutenção de Infrações possibilita controlar todos os estágios de uma infração recebida contra um equipamento, desde sua notificação, identificação do condutor (infrator), a penalidade aplicada, bem como dados históricos de uma defesa realizada contra a infração.

Durante estes estágios da infração, os documentos recebidos ou gerados podem ser guardados no histórico da infração. A notificação e a penalidade são documentos distintos recebidos pela empresa em momentos diferentes da infração, os documentos de uma possível defesa, podem ser gerados pela empresa, como recebidos seus retornos da autoridade de trânsito.

Uma infração é identificada pela autoridade de trânsito através de um código, o AIT, o qual significa Auto de Infração de Trânsito. 

Segue abaixo o fluxo de como uma infração é controlada no sistema.

Processos Administrativos

Os processos administrativos ao qual um equipamento pode estar associado, necessitam também de um gerenciamento, para que estes possam ser validados em relação a prazos, tipo de processo e se um equipamento pode receber um processo.

O sistema possibilita a consulta que valida se já existe processo administrativo em aberto para o equipamento. Este controle é necessário para que não sejam gerados processos duplicados de aluguel, por exemplo, para o mesmo equipamento.

Alguns tipos de processos que não podem ser criados em duplicidade são:

• Aluguel

• Leasing

• Penhora,...

É possível controlar toda a parte de documentos anexos ao processo administrativo, através do histórico documentacional do processo.

Segue abaixo o fluxo de como uma infração é controlada no sistema.

Utilização de recursos visuais (arquivos OCX)

No módulo Manutenção Documentos de Frota existem várias funções que utilizam componentes visuais do tipo OCX. São as funções que utilizam alguma forma de comunicação visual como gráficos, imagens, fotos, envio de e-mail entre outras. Para que essas funções funcionem corretamente, é necessário que todos os componentes estejam implantados e ativos. Quando isso não ocorre é apresentada uma mensagem de erro PROGRESS dizendo que o OCX não está instalado ou não está devidamente registrado.

Para solucionar esse tipo de problema, é necessário executar os programas setup.exe das sub-pastas que se encontram no diretório “Interfac” do diretório padrão de programas do EMS. Segue uma relação dos componentes de OCX e suas funcionalidades no produto: 

• Activex ou Estruct = Quando o programa utilizar alguma forma de visualização semelhante ao windows explorer.
• Calendar = Quando o programa utilizar alguma forma de visualização de calendário.
• Gráfico = Quando o programa utilizar alguma forma de visualização de gráficos.
• Imagem = Quando o programa utilizar alguma forma de visualização de imagens, fotos, entre outros.
• Mail = Quando o programa utilizar alguma forma de envio de e-mail.
• Barra = Quando o programa utilizar alguma forma de visualização de barras.
• Som = Quando o programa utilizar algum recurso de som no produto.
• Vídeo = Quando o programa utilizar algum recurso de vídeo no produto.
• Treeview = Quando o programa utilizar algum recurso de consulta em forma de “árvore”.
• VBTreelist = Quando o programa utilizar algum recurso de consulta em forma de “árvore”, porém com colunas.

Devem ser seguidos os seguintes passos:

1. Desinstalar o <COMPONENTE>, caso esteja instalado no painel de controle (nesse caso sempre exibirá o nome Datasul <COMPONENTE>. Exemplo: Datasul Imagem, Datasul Calendar...).
2. Reiniciar o computador.
3. Executar o arquivo SETUP.EXE que está no diretório <PRODUTO>\Interfac|<COMPONENTE> que efetuará a instalação dos OCX’s necessários.
4. Reiniciar o computador.
5. Executar o programa EMS que tenha apresentado problema de OCX.

Existe no EMS um sistema de acompanhamento denominado FAQ (Frequently Asked Questions). A FAQ consiste em uma base de conhecimento onde estão disponíveis as respostas para as dúvidas mais freqüentes sobre o produto.

Para utilizar essa base de conhecimento, o usuário deve proceder da seguinte forma:

1. Acessar o site www.datasul.com.br/suporte.
2. Inserir o Usuário e a Senha.
3. Selecionar a pasta Support Call Control.
4. Selecionar a pasta Consultas.
5. Selecionar a opção FAQs.

Para dúvidas específicas sobre erros de OCX, pode ser utilizado esse sistema usando como argumento de pesquisa a chave OCX. 

Integração com outros Módulos

Na tabela a seguir, estão descritos os elementos dessa tela: