La información requerida es:

Descripción
Descripción del proceso. Se puede editar la descripción antes de introducirla en el proceso.

Instrucciones
Instrucciones que ayuden a la comprensión del proceso de aquel que va a utilizarlo. Al preparar las instrucciones de una actividad o de un proceso, es común que se necesite buscar información de otros archivos o sitios. La plataforma tiene el concepto de hiperlink que permite incluir el acceso a los documentos de la plataforma y también a direcciones en Internet a través de documentos externos, para evitar la replicación de la información y facilitar la navegación. Para hacer esto, se debe introducir la  tag [WD: 999999], en donde 999999 se debe reemplazar por el código del documento en la plataforma.

Tags
Etiquetas asignadas al proceso para facilitar la búsqueda posteriormente. Las tags funcionan como palabras clave y permiten etiquetar el proceso de manera más informal y personal. Se puede buscar el proceso por navegación o en la búsqueda. Introducir con o sin el carácter "#" para activar el autocomplete de tags en el campo de tags. El autocomplete muestra una lista desplegable con las cinco tags más utilizadas a partir de los caracteres digitados después del carácter "#". Para insertar una tag a partir del autocomplete, solo se necesita seleccionar la misma y presionar Enter. Para incluir una nueva tag, solo se necesita escribirla y pulsar Espacio.

Activo
Cuando está marcada, determina que el proceso está activo en la plataforma. En este caso, la última versión liberada del proceso estará disponible para su uso en Iniciar solicitudes. De lo contrario, el proceso no aparece en esta área.

Público
Cuando está marcado, determina que las solicitudes de este proceso las pueden consultar cualquier usuario de la plataforma. En caso contrario, solamente los usuarios que participaron del proceso o los usuarios con el perfil de administrador pueden hacer consultas en las solicitudes de ese proceso.

Categoría
Categoría a la que se va a relacionar el proceso. Este campo es opcional y sirve para agrupar procesos en categorías. De esa manera, en Iniciar Solicitudes los procesos se agrupan en carpetas y subcarpetas que representan sus categorías y subcategorías, facilitando así la localización por parte de los usuarios. Para incluir una subcategoría, basta con ingresar la categoría, un punto y la subcategoría. Ejemplo: categoría RR.HH y subcategoría Beneficios: RR.HH. Beneficios.

Complementar solicitudes
Cuando está habilitado, determina que se puede incluir complementos en forma de comentarios o adjuntos en solicitudes de este proceso. Cuando el recurso está habilitado, el botón correspondiente se identifica con Sí. Los complementos en solicitudes permiten que un usuario agregue comentarios o adjuntos en una solicitud abierta siendo o no responsable por la tarea corriente con la finalidad de evitar comunicación por otros medios que no quedarán registrados en el historial del proceso.

Volumen
Volumen en el cual se almacenarán los archivos, como adjuntos, agregados a las solicitudes del proceso. Para la selección son aparecen los volúmenes del tipo Default y Adjunto workflow.

Gestor
Mecanismo utilizado para la asignación de un gestor para el proceso. Solo se exhiben los tipos de mecanismos de asignación que pueden ser utilizados para definir al gestor del proceso, basándose en el mecanismo elegido. El gestor del proceso tiene el poder de representar a cualquiera de los usuarios involucrados en el flujo. Cuando el gestor del proceso realiza algún tipo de movimiento en nombre de un otro usuario, se agrega un informativo a ese respecto al historial de los movimientos de proceso. El gestor del proceso también puede recibir notificaciones de seguimiento de la actividad. Las opciones disponibles son:

• Asignación por asociación: cuando se selecciona, determina que los gestores del proceso serán los usuarios que surjan de la unión de grupo, papel o usuario específico.

• Asignación por campo de formulario: cuando se selecciona, permite elegir un campo del formulario que definirá el plazo de la tarea que se está alterando la propiedad;

• Atribución por ejecutor de actividad: cuando seleccionada, determina que la actividad será enviada al ejecutor de una determinada actividad anterior del proceso;
  

• Asignación de grupo: cuando está seleccionada, determina que los gestores del proceso serán todos los usuarios que pertenecen a un grupo.

• Asignación por papel: cuando está seleccionada, determina que los gestores del proceso serán todos los usuarios que pertenecen a un papel.

• Asignación por usuario: cuando se selecciona, especifica que el gestor de procesos será un usuario específico.

Expediente
Expediente registrado en la plataforma en donde se va a relacionar el proceso. El expediente se utiliza para calcular los plazos y los retrasos de las actividades de proceso. Por ejemplo, si el expediente informado se ha configurado como de lunes a viernes de 8:00hs a 18:00hs y existe una actividad con 1 hora de duración que se ha creado a las 17:30 de un martes, su fecha límite de finalización será el miércoles a las 8:30hs durante el transcurso del expediente. El expediente seleccionado se utilizará para todas las actividades del proceso en cuestión, excepto las actividades que tengan un expediente propio configurado.

Plazo de caducidad
Plazo que indica que, en el tiempo configurado por el usuario, la solicitud estará disponible hasta que caduque. Después, se enviará una notificación indicando que el plazo se ha alcanzado.

Plazo de aviso
Plazo que indica que, en el tiempo configurado por el usuario, se emitirá una notificación informando el estado de la solicitud hasta alcanzar el plazo de caducidad.

Las opciones disponibles son:

Solicitante, responsables por actividad y gestor
Cuando está seleccionada, determina que el usuario que abrió la solicitud, los responsables de actividades y el gestor del proceso, pueden interactuar en el proceso por medio de complementos.

Todos los participantes del proceso y gestor
Cuando está seleccionada, determina que todos los usuarios que participaron en algún momento, pueden interactuar en el proceso por medio de complementos. Ejemplo: el usuario A que es responsable de una determinada tarea, transfirió la misma al usuario B. Aunque no sea más el responsable de ninguna tarea en el proceso, el usuario A todavía puede incluir complementos, porque en un determinado momento fue un participante del proceso.

Todos los usuarios (únicamente cuando el proceso es público)
Cuando está seleccionada, determina que cualquier usuario de la plataforma puede interactuar en el proceso por medio de complementos. Esta opción solo se activa cuando el proceso es público.

Notifica al responsable
Cuando está marcada, determina que se les notificará a los responsables sobre las actividades del proceso.

Notifica al solicitante
Cuando está marcada, determina que el solicitante, es decir, el que abrió la solicitud, será notificado.

Notifica al gestor
Cuando está marcada, determina que será notificado el gestor del proceso.

Se puede obtener información sobre la configuración de mecanismos de asignación en Configuración de mecanismos de asignación. 

Formulario
Forma que se relacionará con el proceso. Los formularios se utilizan para que los usuarios puedan, durante el transcurso de las solicitudes del proceso, informar o consultar datos de una manera simple y estructurada. Los formularios existentes aparecen en la navegación de documentos. Para crear un formulario específico para este proceso, es necesario configurarlo desde la opción Formulario, situada a la izquierda de la ventana. En este caso, no se debe seleccionar ningún tipo de formulario en este campo.

Registro único de formulario
Cuando está marcada, determina que se considerará siempre la última versión del formulario para el proceso. Quiere decir que, cuando se crea una nueva versión de un formulario que se está usando en un proceso, con solicitudes en curso, esta nueva versión se muestra a los participantes de la solicitud.

Registros de formulario heredan seguridad
Cuando está marcado, determina que los permisos existentes para el formulario en la navegación de documentos se asignan a los participantes del proceso. De lo contrario, recibirán el permiso de modificación en el formulario para poder ejecutar la tarea que está bajo su responsabilidad.

Descripción
Descripción de la versión del proceso.

Actualiza adjunto
Cuando está marcado, determina que todos los adjuntos de la solicitud que hayan sido actualizados y versionados en la plataforma, se actualizarán automáticamente a la última versión en la solicitud. De lo contrario, el adjunto se mantiene en la versión con la que se incluyó en la solicitud.

Confirma contraseña
Cuando está marcada, determina que todas las actividades del proceso que realicen los usuarios, solicitarán la confirmación de la contraseña del usuario. La función de confirmación de contraseña pretende reafirmar la presencia de un usuario en particular en la realización de una actividad del proceso.

Controlar seguridad
Cuando se selecciona, determina que habrá control en la visualización y manipulación de los documentos adjuntados al proceso. Este control se define en esta pestaña.

No controlar seguridad
Cuando está seleccionado, determina que no se controlarán los documentos adjuntados al proceso.

Mecanismo
Mecanismo utilizado para definir los criterios de seguridad de los documentos adjuntados al proceso. Las opciones disponibles son:

• Asignación por asociación: cuando se selecciona, determina que los criterios de seguridad de los documentos adjuntados al proceso, se asignarán a los usuarios que surjan de la unión de grupo, papel o usuario específico.
• Asignación por campo de formulario: cuando está seleccionada, determina que los criterios de seguridad de los documentos adjuntados al proceso, se asignarán al usuario informado en un campo del formulario relacionado con el proceso.
• Asignación por ejecutor de la actividad: cuando está seleccionada, determina que los criterios de seguridad de los documentos adjuntados al proceso, se asignarán al ejecutor de una determinada actividad del proceso.
• Asignación por grupos: cuando se selecciona, determina que los criterios de seguridad de los documentos adjuntados al proceso, se asignarán a los usuarios que pertenecen a un grupo de usuarios.
• Asignación por grupos del colaborador:cuando está seleccionada, determina que los criterios de seguridad de los documentos adjuntados al proceso se asignarán a los usuarios que pertenecen a los mismos grupos del usuario autenticado o del usuario que inició la solicitud, de acuerdo con lo configurado en el mecanismo.
• Asignación por papel: cuando se selecciona, determina que los criterios de seguridad de los documentos adjuntados al proceso, se asignarán a los usuarios que pertenecen a un papel.
• Asignación por todos los usuarios: cuando se selecciona, determina que los criterios de seguridad de los documentos adjuntados al proceso, se asignarán a todos los usuarios activos en la plataforma.
• Asignación por usuario: cuando se selecciona, determina que los criterios de seguridad de los documentos adjuntados al proceso, se asignarán a un usuario específico.

Para eliminar un mecanismo de asignación incluido, solo se necesita seleccionarlo y activar Eliminar. 

Se puede obtener información sobre la configuración de mecanismos de asignación en Configuración de mecanismos de asignación. 

Las opciones disponibles son:

Publicar adjuntos
Cuando está marcada, especifica que los usuarios que surjan de la configuración del mecanismo de asignación, pueden adjuntar documentos en solicitudes del proceso.

Ver adjuntos de otros usuarios
Cuando está marcada, determina que los usuarios que surjan de la configuración del mecanismo de asignación, pueden visualizar los documentos adjuntados por otros usuarios en las solicitudes del proceso.

Editar adjuntos propios:
Cuando está marcada, determina que los usuarios que surjan de la configuración del mecanismo de asignación, pueden editar los documentos que ellos mismos adjuntaron a las solicitudes del proceso.

Editar adjuntos de otros usuarios
Cuando está marcada, determina que los usuarios que surjan de la configuración del mecanismo de asignación, pueden editar los documentos adjuntados por otros usuarios en las solicitudes del proceso.

Eliminar adjuntos propios
Cuando está marcada, determina que los usuarios que surjan de la configuración del mecanismo de asignación, pueden eliminar los documentos que ellos mismos adjuntaron a las solicitudes del proceso.

Remover adjuntos de otros usuarios
Cuando está marcada, determina que los usuarios que surjan de la configuración del mecanismo de asignación, pueden eliminar los documentos adjuntados por otros usuarios en las solicitudes del proceso.

Las propiedades avanzadas se utilizan para proporcionar datos que puedan solicitarse durante los eventos del proceso.

La información requerida es:

Nombre
Nombre que se le asignará a la propiedad avanzada.

Valor.
Valor que se le asignará a la propiedad avanzada.

Para editar o eliminar una propiedad avanzada, simplemente selecciónelo y active Editar o Eliminar.

Solo se puede crear y configurar un formulario a partir de esta opción, cuando no se ha seleccionado ningún formulario ya publicado en la navegación de documentos en el campo Formulario, localizado en la pestañaFormulario en las propiedades del proceso.

Cuando se edita un proceso, el formulario solo se puede editar cuando el mismo se haya creado a partir de esa opción.

La información requerida es:

Título
Título del formulario que se relacionará al proceso.

Descripción
Descripción del formulario que se relacionará al proceso.

Carpeta destino
Carpeta de la navegación de documentos en la que se publicará el formulario. No se permite modificar la carpeta destino del formulario al editarlo.

Cuando se activa esta opción, aparece la ventana en donde se puede configurar un formulario. Se puede obtener más información en Configurar formulario. 

Los elementos disponibles para el modelado del flujo del proceso son:

• Inicio.
• Fin.
• Actividad.
• Automático.
• Documento
• Anotación.
• Swimlane.
• Subproceso.
• Subproceso Ad Hoc.
• Fork.
• Join.

Toda la información sobre la configuración de cada uno de los elementos se puede encontrar en Configurar actividades y flujos.

Se puede obtener más información sobre la opción de liberación del proceso en la ruta Liberar versión de proceso en Configurar procesos.