1. Questão

Devido a existência de duas normas de controle do Ponto Eletrônico surge duvidas pontuais quanto ao correto tratamento ao observar a existência de ambas, estudo solicitado pela equipe de Desenvolvimento de manufatura, dentro do sistema Datasul. A equipe solicita análise das seguintes questões:

1) A Portaria 373 menciona que o funcionário pode registrar o ponto em qualquer sistema eletrônico, tendo suas regras, e que a empresa deve disponibilizar um relatório contendo a listagem das marcações realizadas. Este relatório possui um padrão ou pode ser um relatório qualquer?

2) A Portaria 1.510 possui os arquivos AFDT e o Espelho de Ponto que devem ser impressos e entregues ao fiscal, quando solicitado, nestes são impressas marcações incluídas manualmente, originadas do dispositivo rep e as pré-assinaladas. Estes arquivos podem listar também as marcações registradas através do sistema online portaria 373?

3) A Portaria 373 deve ser homologada junto ao sindicato para uso na empresa. Se o funcionário utilizar a portaria 373 (sistema alternativo para registro de ponto) ele pode registrar também no REP (portaria 1510)? Por exemplo: registrou via 373 o mês todo devido trabalho externo, e um dia no mês, como estava na empresa, registrou o ponto no REP (1.510).

2. Normas Apresentadas pelo Cliente

Descreve como normas ambas Portarias MTE nº1.510/2009 e nº 373/2011 ambas do Ministério do Trabalho e Emprego.

A Portaria utilizada com embasamento legal para essa orientação é a de nº 671/2021, que em seus artigos trata do assunto relacionado aos pontos eletrônicos e o programa de tratamento do registro de ponto, Além disso a portaria nº 671 anula as portarias 1.510/09 e a 373/09. 

3. Análise da Consultoria

Estudaremos a seguir, todos os pontos levantados pela equipe de desenvolvimento, incluindo as normas.

O Art. 74 da CLT determina a forma de controle do horário de trabalho. Acima de 10 funcionários, a empresa é obrigada a anotar o horário de entrada e saída em registro, manual, eletrônico, ou mecânico, conforme as instruções do MTE (Ministério do Trabalho e Emprego), que foram publicadas através da Portaria 1510 de 2009. Além disto, o referido artigo, também determina que em casos de trabalhos realizados fora do estabelecimento de contratação (trabalho externo ou terceirizado), que o controle de horário seja realizado por meio manual, através de papeletas ou fichas. Porém, a Portaria 373 de 2011, flexibilizou o controle de ponto a ser realizado pelo empregador, considerando os controles manuais e mecânicos também como forma de atender ao artigo 74 da CLT (Consolidação das Leis do Trabalho).

que foi publicado através da Portaria nº 671/2021, substituindo os textos apresentados pela Portarua 1.510/09 e a 373/11. 

3.1 Consolidação das Leis do Trabalho

O controle de ponto é obrigatório para empresas que possuem mais de 10 colaboradores, seja por registro de ponto manual, mecânico ou eletrônico:

CLT – Consolidação das Leis do Trabalho

Art. 74 O horário do trabalho constará de quadro, organizado conforme modelo expedido pelo Ministro do Trabalho e afixado em lugar bem visível. Esse quadro será discriminativo no caso de não ser o horário único para todos os empregados de uma mesma seção ou turma.

§ 1º O horário de trabalho será anotado em registro de empregados com a indicação de acordos ou contratos coletivos porventura celebrados.

§ 2º Para os estabelecimentos de mais de dez trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério do Trabalho, devendo haver pré-assinalação do período de repouso. (Redação dada pela Lei nº 7.855, de 24-10-89, DOU 25-10-89)

§ 3º Se o trabalho for executado fora do estabelecimento, o horário dos empregados constará, explicitamente, de ficha ou papeleta em seu poder, sem prejuízo do que dispõe o § 1º deste artigo.

3.2 Súmulas

Versando sobre o assunto temos, as Súmulas do Tribunal Superior do Trabalho – TST:

338 - Jornada de trabalho. Registro. Ônus da prova.
(Res. 36/1994, DJ 18.11.1994. Redação alterada - Res. nº 121/2003, DJ 19.11.2003. Nova redação em decorrência da incorporação das Orientações Jurisprudenciais nºs 234 e 306 da SDI-1 - Res. 129/2005, DJ. 20.04.2005).

I - É ônus do empregador que conta com mais de 10 (dez) empregados o registro da jornada de trabalho na forma do art. 74, § 2º, da CLT. A não-apresentação injustificada dos controles de freqüência gera presunção relativa de veracidade da jornada de trabalho, a qual pode ser elidida por prova em contrário. (ex-Súmula nº 338 - Res 121/2003, DJ 19.11.2003).

II - A presunção de veracidade da jornada de trabalho, ainda que prevista em instrumento normativo, pode ser elidida por prova em contrário. (ex-OJ nº 234 - Inserida em 20.06.2001).

III - Os cartões de ponto que demonstram horários de entrada e saída uniformes são inválidos como meio de prova, invertendo-se o ônus da prova, relativo às horas extras, que passa a ser do empregador, prevalecendo a jornada da inicial se dele não se desincumbir. (ex- OJ nº 306 - DJ 11.08.2003)

366 - Cartão de ponto. Registro. Horas extras. Minutos que antecedem e sucedem a jornada de trabalho.
(Conversão das Orientações Jurisprudenciais nºs 23 e 326 da SDI-1 - Res. 129/2005, DJ 20.04.2005. Nova redação - Res. 197/2015 divulgada no DeJT 14/05/2015)

Não serão descontadas nem computadas como jornada extraordinária as variações de horário do registro de ponto não excedentes de cinco minutos, observado o limite máximo de dez minutos diários. Se ultrapassado esse limite, será considerada como extra a totalidade do tempo que exceder a jornada normal, pois configurado tempo à disposição do empregador, não importando as atividades desenvolvidas pelo empregado ao longo do tempo residual (troca de uniforme, lanche, higiene pessoal, etc).

3.2 Portaria 1.510/09  Portaria nº671/2021

(...)

Art. 1º Disciplinar o registro eletrônico de ponto e a utilização do Sistema de Registro Eletrônico de Ponto - SREP.
Parágrafo único. Sistema de Registro Eletrônico de Ponto - SREP - é o conjunto de equipamentos e programas informatizados destinado à anotação por meio eletrônico da entrada e saída dos trabalhadores das empresas, previsto no art. 74 da Consolidação das Leis do Trabalho - CLT, aprovada pelo Decreto-Lei nº 5.452, de 1º de maio de 1943.
Art. 2º O SREP deve registrar fielmente as marcações efetuadas, não sendo permitida qualquer ação que desvirtue os fins legais a que se destina, tais como:

I - restrições de horário à marcação do ponto;
II - marcação automática do ponto, utilizando-se horários predeterminados ou o horário contratual;
III - exigência, por parte do sistema, de autorização prévia para marcação de sobrejornada; e
IV - existência de qualquer dispositivo que permita a alteração dos dados registrados pelo empregado.
Art. 3º Registrador Eletrônico de Ponto - REP é o equipamento de automação utilizado exclusivamente para o registro de jornada de trabalho e com capacidade para emitir documentos fiscais e realizar controles de natureza fiscal, referentes à entrada e à saída de empregados nos locais de trabalho. Parágrafo único. Para a utilização de Sistema de Registro Eletrônico de Ponto é obrigatório o uso do REP no local da prestação do serviço, vedados outros meios de registro.
(...)
Art. 7º O REP deverá prover as seguintes funcionalidades:
I - marcação de Ponto, composta dos seguintes passos:
a) receber diretamente a identificação do trabalhador, sem interposição de outro equipamento;
b) obter a hora do Relógio de Tempo Real;
c) registrar a marcação de ponto na MRP; e
d) imprimir o comprovante do trabalhador.
II - geração do Arquivo-Fonte de Dados - AFD, a partir dos dados armazenados na MRP;
III - gravação do AFD em dispositivo externo de memória, por meio da Porta Fiscal;
IV - emissão da Relação Instantânea de Marcações com as marcações efetuadas nas vinte e
quatro horas precedentes, contendo:
a) cabeçalho com Identificador e razão social do empregador, local de prestação de serviço,
número de fabricação do REP;
b) NSR;
c) número do PIS e nome do empregado; e
d) horário da marcação.
(...)
Art. 12. O "Programa de Tratamento de Registro de Ponto" é o conjunto de rotinas informatizadas que tem por função tratar os dados relativos à marcação dos horários de entrada e saída, originários exclusivamente do AFD, gerando o relatório "Espelho de Ponto Eletrônico", de acordo com o anexo II, o Arquivo Fonte de Dados Tratados - AFDT e Arquivo de Controle de Jornada para Efeitos Fiscais - ACJEF, de acordo com o Anexo I.
Parágrafo único. A função de tratamento dos dados se limitará a acrescentar informações para complementar eventuais omissões no registro de ponto ou indicar marcações indevidas.
(...)
Art. 28. O descumprimento de qualquer determinação ou especificação constante desta Portaria descaracteriza o controle eletrônico de jornada, pois este não se prestará às finalidades que a Lei lhe destina, o que ensejará a lavratura de auto de infração com base no art. 74, § 2º, da CLT, pelo Auditor-Fiscal do Trabalho.
(...)

O Art.6 prevê que as marcações do ponto efetuadas pelos empregados devem ser armazenadas permanentemente na memória do registro de ponto (MRP) do equipamento.

Art. 7º determina que o REP adotado pelo empregador deve ser capaz de gerar o Arquivo Fonte de Dados (AFD) o qual é constituído por todas as marcações realizadas pelos empregados, livres de qualquer tratamento efetuado pelo empregador, bem como de imprimir o comprovante do trabalhador.

Finalmente o art.10º, o REP não pode permitir alterações ou deleções dos dados armazenados na MRP e, no intuito de assegurar que este requisito seja cumprido, o artigo 17 determina que [...]O fabricante do equipamento REP deverá fornecer ao empregador usuário um documento denominado "Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade" assinado pelo responsável técnico e pelo responsável legal pela empresa, afirmando expressamente que o equipamento e os programas nele embutidos atendem às determinações desta portaria, especialmente que: I - não possuem mecanismos que permitam alterações dos dados de marcações de ponto armazenados no equipamento;[...]

Vale destacarmos que o art.12º, prevê que o empregador faça ajustes necessários, com as devidas justificativas, ocasionando excepcionais alterações nos horários que irão aparecer no espelho de ponto. A função deste tratamento de dados se limita a acrescentar informações para complementar eventuais omissões no registro de ponto ou indicar marcações indevidas.

3.2 Portaria 373/2011

Art.1º Os empregadores poderão adotar sistemas alternativos de controle da jornada de trabalho, desde que autorizados por Convenção ou Acordo Coletivo de Trabalho. § 1º O uso da faculdade prevista no caput implica a presunção de cumprimento integral pelo empregado da jornada de trabalho contratual, convencionada ou acordada vigente no estabelecimento.
§ 2º Deverá ser disponibilizada ao empregado, até o momento do pagamento da remuneração referente ao período em que está sendo aferida a freqüência, a informação sobre qualquer ocorrência que ocasione alteração de sua remuneração em virtude da adoção de sistema alternativo

Art. 3º Os sistemas alternativos eletrônicos não devem admitir:
I - restrições à marcação do ponto;
II - marcação automática do ponto;
III - exigência de autorização prévia para marcação de sobrejornada; e
IV - a alteração ou eliminação dos dados registrados pelo empregado.
§1º Para fins de fiscalização, os sistemas alternativos eletrônicos deverão:
I - estar disponíveis no local de trabalho;
II - permitir a identificação de empregador e empregado; e
III - possibilitar, através da central de dados, a extração eletrônica e impressa do registro fiel das marcações realizadas pelo empregado.
Art. 3º Fica constituído Grupo de Trabalho com a finalidade de elaborar estudos com vistas à revisão e ao aperfeiçoamento do Sistema de Registro Eletrônico de Ponto - SREP.
Art. 4º Em virtude do disposto nesta Portaria, o início da utilização obrigatória do Registrador Eletrônico de Ponto - REP, previsto no art. 31 da Portaria nº 1510, de 21 de agosto de 2009, será no dia 1º de setembro de 2011.

Nota-se que a referida Portaria não instituiu nenhum modelo quanto ao relatório de frequências a ser disponibilizado, limitou-se a determinar que seja demonstrado ao empregado as ocorrências que gerem reflexos em sua remuneração.

Com a Publicação da Portaria nº 671/2021, que substitui os texto tanto da Portaria nº 1.510 e nº 373 e centraliza as informações referente a controle da jornada do empregado através do Registro de Ponto Eletrônico, a Portaria nova apresenta 3 tipos REPs (Conforme nossa Página sobre o tema Portaria nº 671/2021 - Controle de Ponto Eletrônico)

• REP- C ( REGISTRO ELETRÔNICO DE PONTO CONVENCIONAL)

É o equipamento eletrônico usado para a marcação do ponto que imprimi comprovante de registro. Nesse sistema, as marcações feitas não são apagadas e o Certificado pelo INMETRO é obrigatório.

Os requisitos específicos previstos na Portaria são:

• Sempre deve estar no local da prestação do serviço;

• Disponível para pronta extração e impressão de dados pelo Auditor-Fiscal do Trabalho;

• Somente empregados da mesma empresa devem usar;

Observação: Os fabricantes de registrador eletrônico de ponto (REP) deverão se cadastrar junto ao Ministério do Trabalho e Previdência e solicitar o registro de cada um dos modelos que produzirem.

Deverá apresentar

• Avaliação de conformidade, conforme Portaria n°4/2022 (art. 90 da Portaria 671); e

• Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade , conforme anexo VII  (art. 89 da Portaria 671).

• REP- A ( REGISTRO ELETRÔNICO DE PONTO ALTERNATIVO)

É o conjunto de equipamentos e programas de computador que tem sua utilização destinada ao registro da jornada de trabalho.

A Portaria 671 substituiu a 373 e criou o Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo, denominado REP-A.

Da mesma forma como era definido na Portaria 373, o REP-A só pode ser utilizado quando autorizado por convenção ou acordo coletivo de trabalho.

O equipamento deve registrar fielmente as marcações efetuadas pelo trabalhador e não deve permitir alteração desses registros.

Como também não pode permitir a restrição de horários para a marcação do ponto.

Deverá gerar o Arquivo Fonte de Dados – AFD, quando solicitado pelo Auditor-Fiscal do Trabalho.

Esse arquivo deve receber uma assinatura eletrônica que utilize um certificado digital válido.

• REP- P ( REGISTRO ELETRÔNICO DE PONTO VIA PROGRAMA)

Novo conceito criado pela Portaria 671 composto pelos coletores de marcações, pelo armazenamento de registro de ponto e Programa de Tratamento de Registro de Ponto.

Deve possuir certificado de registro de programa de computador no Instituto Nacional da Propriedade Industrial – INPI.

O REP-P é o programa (software) utilizado exclusivamente para o registro de jornada e com capacidade para emitir documentos decorrentes da relação do trabalho e realizar controles de natureza fiscal trabalhista, referentes à entrada e à saída de empregados nos locais de trabalho.

Deverá emitir o comprovante de registro de ponto do trabalhador, impresso ou em formato eletrônico, por meio de um arquivo PDF.

Como também deve emitir o Arquivo Fonte de Dados – AFD.

O comprovante de ponto e o AFD devem receber uma assinatura eletrônica que utilize um certificado digital válido e emitido por autoridade certificadora integrante da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil.

O REP-P deve ter acesso a um meio de armazenamento com redundância, alta disponibilidade e confiabilidade, denominado Armazenamento de Registro de Ponto – ARP.

Na ARP são gravadas operações de inclusão, exclusão ou alteração de dados, ajuste de relógio, eventos sensíveis e marcações de ponto. Os dados armazenados na ARP não devem ser apagados ou alterados, direta ou indiretamente, pelo prazo mínimo legal.

O coletor de marcação pode ser um equipamento, dispositivo físico ou software, capaz e receber e transmitir para o REP-P informações referentes às marcações de ponto.

Alguns requisitos específicos;

• Cabeçalho contendo o título “Comprovante de Registro de Ponto do Trabalhador”

• Número Sequencial de Registro – NSR

• Identificação do empregador contendo nome, CNPJ/CPF e CEI/CAEPF/CNO, caso exista;

• Data e horário do respectivo registro

• Modelo ou número de registro no Instituto Nacional da Propriedade Industrial

• Código hash (SHA – 256) da marcação, exclusivamente para o REP – P e;

• Assinatura eletrônico contemplando todos os dados descritos nos incisos I e VIII ( cabeçalho contendo o título “Comprovante de Registro de Ponto do Trabalhador” e código hash (SHA-256) da marcação, exclusivamente para o REP-P;), no caso de comprovante impresso.

Programa de Tratamento de Registro Eletrônico

Conforme a Portaria nº 671/2021 a definição de Programa de Tratamento de Registro Eletrônico é o conjunto de rotinas informatizadas que tem por função tratar os dados relativos à marcação dos horários de entrada e saída contidas no Arquivo Fonte de Dados e deve gerar os relatórios Espelho de Ponto Eletrônico e o Arquivo de Jornada. 

Observação: Os arquivos AEJ e o Espelho de Ponto devem ser impressos em PDF e contém assinado eletronicamente digital. 

O Programa de Tratamento de registro de Ponto deve gerar o relatório Espelho de Ponto Eletrônico e o Arquivo de Jornada (AEJ). Somente o REP pode gerar o AFD para efeitos fiscais e legais.

3.2 Arquivo Eletrônico de Jornada (AEJ)

O arquivo AEJ é uma nova exigência da Portaria 671, ele veio substituir os arquivos AFDT (Arquivo Fonte de Dados Tratado) e ACJEF (Arquivo de Controle de jornada para Efeitos Fiscais).

O AEJ deve ser gerado pelo programa de tratamento de ponto para todos os tipos de sistema utilizados.

Nesse arquivo estarão as informações do tipo de sistema eletrônico de ponto, todos os empregados, horário contratual, os registros, ausências, banco de horas e dados do programa de tratamento, conforme Anexo VI.

Ao final, o Arquivo Eletrônico de Jornada deve conter assinatura eletrônica que deve ser assinado pelo fabricante/desenvolvedor do REP, utilizando seu certificado digital.

4. Conclusão

1) A Portaria 373 menciona que o funcionário pode registrar o ponto em qualquer sistema eletrônico, tendo suas regras, e que a empresa deve disponibilizar um relatório contendo a listagem das marcações realizadas. Este relatório possui um padrão ou pode ser um relatório qualquer? 

Conforme a Portaria nº 671/2021, que faz a substituição a Portaria nº 373/2011, Em seu Art. 83 e 84 deixa claro que o Programa de Tratamento de Ponto utilizado tanto pelo REP-A, REP-C ou REP-P, devem ser capazes de gerar o relatório AEJ, Conforme o Anexo VI que dispõe sobre o AEJ)  e o Espelho de Ponto, Alé disso o Art. 84 esclarece alguns dados que o espelho de ponto deve apresentar de forma obrigatório, como: 

I - identificação do empregador contendo nome, CNPJ/CPF e CEI/CAEPF/CNO, caso exista;

II - identificação do trabalhador contendo nome, CPF, data de admissão e cargo/função;

III - data de emissão e período do relatório Espelho de Ponto Eletrônico;

IV - horário e jornada contratual do empregado;

V - marcações efetuadas no REP e marcações tratadas (incluídas, desconsideradas e pré-assinaladas) no Programa de Tratamento de Registro de Ponto; e

VI - duração das jornadas realizadas (considerando o horário noturno reduzido, se for o caso).

Além disso, seu paragráfo unico, menciona que o empregado deve ter acesso ao espelho de ponto a todo e qualquer momento, que o mesmo seja capaz de acessar por meio de sistema informatizado, mensalmente ou até por periodo menor. 

2) A Portaria 1.510 possui os arquivos AFDT e o Espelho de Ponto que devem ser impressos e entregues ao fiscal, quando solicitado, nestes são impressas marcações incluídas manualmente, originadas do dispositivo rep e as pré-assinaladas. Estes arquivos podem listar também as marcações registradas através do sistema online portaria 373?

Conforme a Portaria nº 671/2021, que faz a substituição a Portaria nº 1.510/2009, o relatóio que deve sempre ser disponibilizado ao auditor fiscal do trabalho quando solicitado, passa a ser o Arquivo Fonte de Dados - AFD, No REP-C deve ser gravado em dispositivo externo de memória, por meio de porta de saída padrão USB externa, denominada Porta Fiscal, de uso exclusivo pelo Auditor-Fiscal do Trabalho, Já no REP P e A, Arquivo Fonte de Dados deve ser prontamente gerado e entregue, quando solicitado pelo Auditor-Fiscal do Trabalho.

3) A Portaria 373 deve ser homologada junto ao sindicato para uso na empresa. Se o funcionário utilizar a portaria 373 (sistema alternativo para registro de ponto) ele pode registrar também no REP (portaria 1510)? Por exemplo: registrou via 373 o mês todo devido trabalho externo, e um dia no mês, como estava na empresa, registrou o ponto no REP (1.510).

Conforme a Portaria nº 671/2021, Confome nosso Documento o REP-A é o registrador que para ser utilizado deve existir a autorização por parte sindical, conforme sua descrição por se tratar de um programa de coleta de marcação, ele pode ser portatil ou fixo, dessa forma exista a liberdade do empregado, conforme forma de trabalho ou até mesmo disponibilidade da empresa bater o ponto em lugares diferentes. 

5. Informações Complementares

Sem informações complementares. 

6. Referências

https://in.gov.br/en/web/dou/-/portaria-359094139

http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/decreto-lei/del5452.htm

http://www3.tst.jus.br/jurisprudencia/Sumulas_com_indice/Sumulas_Ind_301_350.html#SUM-338

http://www3.tst.jus.br/jurisprudencia/Sumulas_com_indice/Sumulas_Ind_351_400.html#SUM-366

7. Histórico de alterações