Geração de Lançamentos

A Geração de Lançamentos realizada através dos vários processos disponíveis no TOTVS Educacional envia para o sistema financeiro os lançamentos gerados para as parcelas dos contratos dos alunos, criando assim, diretamente no TOTVS Financeira, os lançamentos financeiros das respectivas parcelas, integrando então o sistema acadêmico ao sistema financeiro.

Os lançamentos financeiros originados no TOTVS Educacional já são criados no sistema financeiro com os seus respectivos boletos bancários (boletos de cobrança) e estes, por sua vez, serão criados conforme as parametrizações definidas no próprio sistema financeiro nos respectivos convênios de cobrança. O sistema financeiro é, por tanto, o responsável por gerenciar todos os boletos, as cobranças e recebimentos refletindo no TOTVS Educacional as ações tomadas, mostrando se os lançamentos encontram-se baixados ou apenas gerados (vencidos ou não vencidos).

Para que os lançamentos financeiros referentes às parcelas dos contratos possam ser criados automaticamente é necessário que os sistemas envolvidos estejam corretamente parametrizados. No menu Ambiente | Parâmetros | Educacional | Integração | Financeiro | Educacional estão a maioria dos parâmetros destinados a gerenciar esta integração. Destacamos que para a inclusão de lançamentos financeiros algumas informações e cadastros são obrigatórios tais como a Moeda, Conta caixa, Documento, etc. Estes e outros cadastros devem ser feitos previamente no TOTVS Financeira, por ser este o sistema detentor das definições e regras financeiras específicas e aqui, no sistema educacional, devem ser indicados na parametrização do sistema.

Os valores de Bolsa Condicional, Bolsa Incondicional, Pagamento a Maior, Pagamento a Menor e os valores aproveitados da Conta Corrente dos alunos são registrados nos lançamentos financeiros em campos distintos, denominados Valores Opcionais ou Valores de Integração, que devem ser criados previamente e especificamente para receber e registrar estes valores e posteriormente devem ser indicados para a devida finalidade também na parametrização do sistema. Para saber como utilizar estes campos específicos nos lançamentos financeiros, consulte o respectivo link.

Além dos descontos das parcelas e das bolsas associadas aos contratos, os alunos podem ainda receber descontos se efetuarem o pagamento antecipadamente. Se no momento da geração dos lançamentos estes descontos estiverem parametrizados na base de dados, os mesmo serão calculados e gravados. Para saber mais a este respeito, consulte o help sobre Desconto por Antecipação.

Outros parâmetros são do próprio sistema educacional e são igualmente responsáveis por auxiliar na inclusão do lançamento financeiro, direcionando, por exemplo, como calcular o valor do contrato e suas parcelas e ainda, se os lançamentos financeiros referentes às parcelas dos contratos dos alunos poderão ser gerados agrupados em um único boleto e ainda opções para direcionar as datas dos lançamentos.

Os lançamentos financeiros referentes às parcelas dos contratos dos alunos são gerados normalmente com status igual à 'Em aberto', porem é possível que sejam gerados com status igual à 'Baixado' caso o seu valor líquido seja igual a zero, marcando o parâmetro - Baixar automaticamente lançamentos com valor líquido igual a zero.

ATENÇÃO

Baixar automaticamente lançamentos com valor líquido igual a zero:

Quando o cliente/fornecedor tiver configurado com dados de pagamento como "Débito Automático" o lançamento financeiro gerado não será baixado automaticamente para as versões 12.1.32 e inferiores. E patches anteriores aos patches 12.1.33.295, 12.1.34.198 e 12.1.2205.133.

Porém a partir dos patches 12.1.33.295, 12..1.34.198 e 12.1.2205.133 o cliente/fornecedor tiver configurado com dados de pagamento como "Débito Automático" o lançamento financeiro gerado será baixado automaticamente conforme a configuração.

Vimos que a geração dos lançamentos financeiros referentes às parcelas dos contratos dos alunos integra automaticamente o sistema acadêmico ao sistema financeiro. As instituições que trabalharem com o regime de caixa e que desejarem contabilizar as inclusões dos lançamentos financeiros poderão ainda integrar neste mesmo momento com o sistema contábil, basta para isto parametrizar os sistemas envolvidos. Assim, no momento em que o lançamento financeiro da parcela for gerado, além de haver a sua respectiva inclusão no TOTVS Financeira, estando parametrizado para tal, haverá também a inclusão no TOTVS Gestão Contábil. Para saber mais sobre a contabilização da inclusão do lançamento financeiro, clique aqui.

Para conhecer um pouco mais sobre os parâmetros que envolvem a geração de lançamentos financeiros, clique aqui.

Para gerar os lançamentos financeiros, após toda a parametrização citada a cima, selecione o contrato do aluno e execute o processo 'Gerar lançamento', assim, serão gerados os lançamentos financeiros para todas as parcelas do contrato. Se necessitar gerar pontualmente o lançamento financeiro de determinada parcela, selecione-a no contrato e, a partir do Anexo de parcelas, execute o processo 'Gerar lançamento'. Se necessitar gerar parcelas em lotes, ou seja, com uma abrangência maior, por exemplo todas as parcelas de determinado período letivo, ou de determinado curso ou até mesmo conforme uma sentença SQL, execute o processo de geração através do menu Financeiro/Contábil | Geração | Financeiro.

Como o próprio nome sugere, a Regeração de Lançamentos ocorrerá quando o processo de geração de lançamentos for acionado para uma parcela que já possui lançamento financeiro gerado. A Regeração de Lançamentos porém somente será possível se o sistema estiver parametrizado para permitir tal ação. Além disso, a regeração de lançamentos seguirá regras específicas conforme o status de remessa dos boletos. Para conhecer as regras clique no link abaixo.

Desconto por antecipação:
Desconto por Antecipação é um recurso disponível no sistema que permite à instituição de ensino cadastrar uma modalidade específica de desconto, válido para determinado período de vigência, composto por uma série de itens (ou faixas) de descontos, com regras específicas de valores e datas para serem concedidos aos alunos que quitarem antecipadamente os boletos referentes às suas mensalidades.

Ordem de aplicação do Desconto por Antecipação:
É possível que seja estabelecido uma ordem de aplicação de desconto por antecipação afim que o desconto seja calculado antes ou depois de uma determinada bolsa. No cadastro de uma bolsa existe o campo "Aplicar desconto por antecipação" que define se esse desconto será aplicado "Antes do cálculo da bolsa" ou "Depois do cálculo da bolsa". Veja mais na guia 'Ordem de Aplicação do Desconto por Antecipação'.

Retenção de tributos:

Na geração do lançamento financeiro da parcela onde o responsável financeiro do aluno seja pessoa jurídica, é possível que seja carregado os tributos defaults do cadastro do cliente, para que o serviço de inclusão de lançamento já realize a retenção dos impostos: CSLL, COFINS, PIS (identificadas no RM como: “COF RF”, “CSLL-RF”, “CS-RF”, “PIS RF”).

Para isto, será necessário marcar o parâmetro "Aplicar retenção de tributos defaults definidos para clientes pessoas jurídicas na geração de lançamento da parcela”, dentro do cadastro do serviço da parcela.

Log da geração de lançamento:

O log da geração de lançamento é dividido nas seguintes seções.

Detalhes: registra todas as informações relevantes sobre o processo de lançamento.
Execução: registra os resultados obtidos após a execução do processo de lançamento.
Parâmetros: registra todos os parâmetros relevantes utilizados durante o processo de lançamento.
Resumo: registra a visão geral do processo de lançamento. É importante ressaltar que esses números devem refletir apenas as informações consideradas após a finalização do processo de lançamento.

Importante:
Vimos que nos lançamentos os valores Bolsa Condicional, Bolsa Incondicional, Pagamento a Maior, Pagamento a Menor e os valores aproveitados da Conta Corrente dos alunos são controlados em campos específicos, denominados Valores Opcionais ou Valores de Integração, que são parametrizados no sistema (Ambiente | Parâmetros | Educacional | Integração | Financeiro | Educacional). Eventualmente estes valores podem possuir tanto uma parametrização de Valor Opcional quanto de Valor de Integração, uma vez que inicialmente só era possível utilizar Valores Opcionais sendo liberada a utilização dos Valores de Integração posteriormente, assim:

- Os lançamentos gerados (incluídos) após realização da parametrização dos Valores de Integração utilizarão esta parametrização para os novos lançamentos, validando sempre a data em que os campos de Valores de Integração foram parametrizados no sistema.
Exemplo:
Criado o Valor de Integração como nome de 'Bolsa' para registrar os valores de Bolsa Incondicional. Indicação deste campo 'Bolsa' nos parâmetros do sistema educacional realizada em 01/12/2017. Todos os lançamentos gerados (incluídos) a partir desta data utilizarão este campo de Valor de integração, denominado 'Bolsa', para registrar os valores de Bolsa Incondicional.

- Na regeração dos lançamentos serão considerados os mesmos campos utilizados quando o lançamento foi incluído, ou seja, campos de Valores Opcionais ou de Valores de Integração, mantendo os dados legados.

Observação:

Na tela inicial do processo tem a a opção "Não apresentar as opções de filtro por serviços, planos de pagamento e matrizes aplicada, pois as informações deverão ser identificadas automaticamente durante a execução do processo no servidor". O uso desta opção é recomendado quando a execução do processo é agendada, pois desta forma os dados referentes aos serviços, planos de pagamento e matrizes aplicada serão carregados no momento da execução do processo garantindo assim que estas informações estejam atualizadas. Mantenha a opção desmarcada caso seja necessário utilizar alguns destes filtros.

A partir da versão 12.1.2306, o processo de geração de lançamento poderá ser configurado para utilizar o fracionamento de Jobs, conforme a documentação disponibilizada, abaixo, e utilizando a classe de job "EduGerarLancFromParcelaSliceableData" para habilitar o fracionamento de job na visão de parcelas do contrato e a classe "EduGerarLancFromContratoSliceableData" para habilitar facionamento de job na visão de contrato:

Configuração de fracionamento de jobs.

Para visualizar os lançamentos gerados, poderá ser consultado tanto pela visão de parcela do contrato ou no módulo TOTVS Financeira | Contas a Pagar/ Receber | Lançamentos, nessa visão você pode definir alguns filtros do Educacional como por exemplo RA, Curso, Período Letivo e demais

Acesso no TOTVS Financeira | Utilitários | Preferencia de Usuário e parametrize conforme abaixo