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Hablando de Tasks...
Este recurso permite una interfaz simplificada y atractiva para el control de tareas, sobre todo para equipos pequeños o incluso uso individual, sin la necesidad de interacción con un proceso BPMN empresarial obligatorio. Aunque puede ser interoperable, es decir, una lista de tareas puede interactuar con un proceso BPMN o una integración con sistemas externos y viceversa.
Tiene como objetivo ser una interfaz comprensible para uso o planificación propia, por medio de subtareas simplificadas y que cuenta con pocas restricciones de negocio, lo que aumenta la practicidad de su uso y el mayor control que el usuario tiene sobre las tareas.
De esta manera, partimos de la premisa de que los objetivos esenciales de la herramienta Tasks es que esta sea simple y objetiva, casi no tiene participación de procesos, flexible para el usuario, comunicativa ya que permite interacción y es auditable por lo que permite visualizar información relevante y poder extraer resultados.
Es importante saber
Las notificaciones no se enviarán por e-mail. Las notificaciones solo se recibirán y se visualizarán por medio de fluig o incluso en el propio entorno de la herramienta Tasks.
Tasks
01. En el menú lateral, acceda a Soluciones.
02. Active Tasks.
03. Visualice y cree sus tareas y listas
Crear nueva lista
01. En el menú de listas, active Crear Lista.
02. Introduzca el nombre de la nueva lista.
03. En "Colaboradores de esta lista", busque los colaboradores por su nombre y haga clic en el nombre del colaborador que desee agregar.
04. Active Crear lista.
Toda nueva lista creada se asigna directamente al usuario registrado. En el momento de la creación, se puede asignar a un usuario diferente o modificar en opciones - Editar propiedades.
Agregar tarea
01. Seleccione la lista en la que desea crear tareas.
02. Haga clic en el campo Agregar tarea e introduzca el nombre de la tarea.
03. Active la tecla Enter del teclado o el botón Agregar para incluir la tarea en la lista
Toda tarea incluida se asigna directamente al usuario registrado. Al utilizar las opciones avanzadas, puede asignarla a un usuario diferente.
En las tareas, en Opciones, por medio del botón se puede activar:
- Detalles de la tarea
Pestaña General: permite consultar los Detalles de la tarea en la pestaña General, así como el responsable y la check-list que contiene las subtareas.
En la check-list se pueden agregar varias subtareas a una tarea. Si la tarea tiene subtareas, se puede ver el ícono de globo con el contador automático, que le muestra al usuario cuántas subtareas tiene esa tarea. Al hacer clic sobre él, se enviará al usuario directamente a la pestaña General que contiene la check-list con las subtareas.
Si se ha creado una subtarea y ésta no se ha seleccionado, indica que no se ha iniciado. El contador mostrará, por ejemplo, 1/1 si la subtarea creada ha sido también seleccionada o bien 1/2 si dos subtareas han sido creadas, pero solo una de ellas se seleccionó.
Se puede eliminar una subtarea seleccionando el ícono de la papelera de reciclaje, que se encuentra en la línea de la subtarea correspondiente.
Pestaña Comentarios: permite agregar un comentario sobre la tarea.
Los comentarios pueden ser respondidos, editados o eliminados. Solo el autor del comentario podrá editarlo o eliminarlo.
Si la tarea tiene comentarios, solo debe hacer clic en el ícono de globo ubicado en la tarea, que lo enviará directamente a la pestaña de Comentarios, en los detalles de la tarea.
Pestaña Adjuntos: permite incluir datos adjuntos por medio de drag-and-drop (arrastrar y soltar), o Mi equipo y también ver los archivos adjuntos ya incluidos.
Para abrir un archivo de tipo imagen, solo debe hacer clic sobre él y se abrirá en la misma página.
Para realizar el download, solo debe hacer clic sobre el ícono
Se permite insertar varios datos adjuntos simultáneamente. Los adjuntos de tipo documento word, PDF, excel, entre otras extensiones, solo se visualizarán después de realizar el download.
Si la tarea tiene adjuntos, solo debe hacer clic en el ícono de clip ubicado en la tarea, que lo enviará directamente a la pestaña de Adjuntos, en los detalles de la tarea.
Pestaña Historial: permite comprobar quién accedió, adjuntó, editó o ejecutó alguna acción en la tarea.
En el Historial se puede ver el nombre de usuario, la fecha y la hora y el tipo de acción que se ha ejecutado.
- Editar tarea
Se puede editar el nombre de la tarea, cambiar el responsable, introducir una descripción y definir una fecha y un plazo. - Eliminar tarea
Solicita la confirmación del usuario para realizar la eliminación de la tarea.
Estado de la tarea
01. Busque la tarea que desea modificar el estado.
02. Active el ícono al lado del nombre de la tarea y clasifíquela en: Abierto, Realizando o Finalizado.
Abierto
Al crear una tarea, se clasifica automáticamente como Abierto, ya que todavía no se ha realizado ninguna acción sobre ella. La tarea cuando se encuentra en estado Abierto queda destacada en color gris y se agrupa con las demás tareas que tienen este mismo estado, lo que permite que sea más fácil su visualización.
Realizando
Al iniciar una tarea, permite que el usuario actualice su estado a Realizando. La tarea queda destacada en color naranja y se agrupa con las demás tareas que tienen este mismo estado, lo que permite una mejor visualización.
Finalizado
Al finalizar la tarea, permite que el usuario actualice su estado a Finalizado. La tarea queda destacada en color verde y se agrupa con las demás tareas que tienen este mismo estado, lo que permite una visualización más compacta
Agregar tarea por medio de las Opciones avanzadas
01. Seleccione la lista en la que desea crear tareas.
02. Haga clic en el campo Agregar tarea y a continuación active el botón de Opciones avanzadas.
03. Por medio de ella es posible crear una tarea y configurarla inmediatamente con fecha y plazo.
04. En el campo Nombre, introduzca un nombre para la tarea.
05. En el campo Busque por el nombre del responsable, busque y seleccione el usuario que desea que sea el responsable de esta tarea.
06. En el campo Descripción, agregue una descripción correspondiente a las acciones de la tarea.
07. En el campo Fecha plazo, introduzca una fecha y una hora límite que tendrá la tarea para realizarse.
08. Active el botón Crear tarea para que la tarea se cree en la lista.
Mis pendencias
01. En el menú lateral, en Mis pendencias, active el agrupador que desea ver.
02. En el agrupador seleccionado se puede consultar por Todas las pendencias, Tareas para hoy o Tareas atrasadas
Por medio de este menú se puede ver dentro de cada agrupador, las listas con las tareas que tienen alguna pendencia.
Todas las pendencias
En este ítem, se mostrarán las listas que tienen tareas con estado en Abierto o Realizando. Permite ver la lista y las tareas con sus respectivos estados, excepto las listas con el estado Finalizado. En Opciones, se puede acceder a los detalles de la tarea, editar tarea o eliminar tarea.
Tareas para hoy
En este ítem, se mostrarán las listas que tienen tareas configuradas para realizarse en la fecha actual. Permite ver la lista y las tareas con sus respectivos estados, excepto las listas con el estado Finalizado. En Opciones, se puede acceder a los detalles de la tarea, editar tarea o eliminar tarea.
Tareas atrasadas
En este ítem, se mostrarán las listas que tienen tareas configuradas pero que excedieron el plazo estipulado. Permite ver la lista y las tareas con sus respectivos estados, excepto las listas con el estado Finalizado. En Opciones, se puede acceder a los detalles de la tarea, editar tarea o eliminar tarea.
Listas
01. En el menú lateral, en Listas, entre la relación de todas las listas, seleccione la que desea visualizar.
02. Al seleccionar, la lista se abrirá y sus tareas se enumerarán según el estado configurado
Recordando que, nuevas tareas se pueden agregar a la lista en cualquier momento. En el Historial se puede ver el nombre de usuario, la fecha y la hora y el tipo de acción que se ha ejecutado.
Las configuraciones de la lista están disponibles tanto en el menú lateral, como en el menú superior de la pantalla, ambas del lado izquierdo del nombre de la lista.
En Opciones, por medio del botón se puede activar:
Editar propiedades
Permite cambiar el nombre de la lista e incluir o borrar colaboradores.
Visualizar adjuntos
Permite visualizar los adjuntos ya incluidos. Las acciones disponibles dentro de la visualización además permiten realizar el download del archivo o eliminarlo.
Archivar lista
Permite archivar la lista en una carpeta de Listas archivadas.
También se puede filtrar la lista por tareas de determinados tipos:
Filtrar tareas
Todo
Muestra todas las tareas de esta lista.
Hoy
Muestra las tareas de esta lista con plazo para la fecha actual.
Atrasadas
Muestra las tareas de esta lista con plazo atrasado.
Solo las mías
Muestra solo las tareas de la lista en las que soy el responsable.
Solo de otras personas
Muestra solo las tareas de la lista en las que no soy responsable.
Listas archivadas
01. En el menú lateral, active Listas archivadas.
02. Permite ver todas las listas que se han archivado, lo que hace posible que se restablezcan o se archiven.
En Opciones, por medio del botón se puede seleccionar entre:
Restablecer lista
Permite que la lista se restablezca y vuelva a aparecer en la columna Listas.
Eliminar lista
Le permite al usuario eliminar la lista definitivamente. Al seleccionar y confirmar esta opción, la lista dejará de existir y ya no estará disponible en las archivadas.
También pueden ver las tareas de la lista archivada haciendo clic en el nombre de la lista o en el ícono con el símbolo más .
¡Esté atento!
Esta documentación es válida a partir de la actualización Liquid - 1.6.5. Si utiliza una actualización anterior, puede contener información diferente de la que ve en su plataforma.
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