CONTEÚDO
01. VISÃO GERAL
Essa rotina permite cadastrar as ligações (ocorrências) efetuadas ao atendimento da empresa, referentes aos documentos de carga e documentos de embarques em poder das transportadoras.
Cálculos Adicionais de Frete Por Ocorrência
As ocorrências de frete indicam ao embarcador da mercadoria alguma mudança na situação. Estas ocorrências são enviadas pelos transportadores e registradas pelos embarcadores para controle do frete. Dependendo do tipo do evento que motivou a ocorrência, esta poderá gerar cálculos de frete adicionais.
O cálculo de frete adicional para ocorrências é realizado no momento em que uma ocorrência de frete, com evento motivador, gera despesa para o transportador (Reentrega, Devolução ou Serviço).
IMPORTANTE!
- O cadastro de tipos de ocorrências possui um campo denominado Evento. Quando este evento for do tipo Cálculo Adicional, a ocorrência gerará um cálculo de frete, quando for registrada para um Documento de Carga.
- O tipo do cálculo gerado para o documento está relacionado ao campo Tipo Cálculo e poderá assumir os seguintes valores: Reentrega, Devolução ou Serviço.
Ao gerar o cálculo adicional de Reentrega e Devolução, o sistema assume os percentuais definidos na rota da tabela de frete do cálculo original (cálculo do tipo normal, vinculado ao Documento de Carga).
Para os cálculos de pernoite, o sistema multiplica a quantidade informada na ocorrência pelo valor do primeiro componente identificado como Serviço da tabela de frete. Para o cálculo do serviço, o sistema verifica o campo Rat pernoite da rotina Cadastro de Tipos de Ocorrência (GFEA030), para identificar se o valor do serviço do cálculo, gerado para a ocorrência, deverá ser rateado entre os documentos do Romaneio de Carga.
IMPORTANTE!
- Para o cálculo de frete é necessário definir o agrupador da carga.
- No cálculo de frete por ocorrência, o agrupador da carga será a própria ocorrência, e os documentos agrupados serão os Documentos de Carga informados no registro da ocorrência.
- Os Documentos de Carga, por sua vez, serão agrupados por entrega.
O processo de geração do cálculo da ocorrência é realizado, localizando a tabela de frete utilizada no cálculo original e aplicando o percentual relativo à ocorrência, informado na rota da tabela, no valor de cada componente, conforme abaixo:
a. Reentrega: aplica percentual de reentrega da tabela, respeitando o Valor Limite para reentregas.
b. Devolução: aplica percentual de devolução definido na tabela.
c. Serviço (pernoite): multiplica o valor definido no componente da tarifa da tabela pela quantidade de serviços informada na ocorrência.
IMPORTANTE!
- Se o tipo da ocorrência estiver definido para integrar com o TOTVS Logística TMS (Gestão de Transportes) deverão ser associados Documentos de Carga antes de realizar a aprovação da ocorrência, e esses documentos devem pertencer ao mesmo documento de transporte.
- Se o tipo da ocorrência estiver com o seu evento Registrar Entrega, uma tentativa de entrega dos documentos de carga relacionados à ocorrência será efetuada no momento em que for aprovada, manualmente, por meio da ação relacionada Aprovar/Reprovar, ou automática, pelo motivo. Caso esteja configurado via parâmetro, será efetuado o recálculo da data de previsão de entrega para os trechos posteriores desse mesmo documento de carga, utilizando como base a data de entrega registrada.
Cancelamento da Aprovação ou da Reprovação da Ocorrência
Essa função se faz necessária, pois permite a edição de uma ocorrência após sua aprovação, caso ocorra algum equívoco - seja provocado pelo Transportador ou pelo próprio Embarcador, e tal situação seja percebida somente depois de realizada a aprovação, esta poderá ser cancelada, permitindo a edição da ocorrência.
No cancelamento da aprovação, as seguintes ações serão realizadas pelo sistema, de acordo com cada evento de tipo de ocorrência:
a. Cálculo adicional: será excluído o cálculo de frete (devolução, reentrega ou serviços) relacionado.
b. Cancelamento de frete: o campo Situação dos documentos de carga relacionados será alterado para 4 - Embarcado.
c. Registrar entrega: a entrega dos documentos de carga relacionados será desfeita.
IMPORTANTE!
Não será permitido o cancelamento de aprovação das ocorrências:
- Relacionadas ao processo de Pátios e Portarias, pois não é possível rastrear as ações a serem desfeitas neste processo.
- Que tenham sido integradas ao módulo TOTVS Logística TMS (Gestão de Transportes), pois atualmente não existe a opção de desatualizar uma ocorrência já integrada com este módulo.
Para efetuar o cancelamento, o sistema realiza a verificação das seguintes validações:
a. Não deve existir pré-fatura relacionada.
b. Não deve existir documento de frete relacionado.
c. Não deve existir Contrato com Autônomo relacionado.
Na confirmação do cancelamento da aprovação serão realizadas as seguintes ações, caso o tipo da ocorrência seja:
1 - Cálculo Adicional: será excluído o cálculo de frete e o rateio relacionado a esta ocorrência.
2 - Cancelamento de Frete: serão verificados os seguintes campos:
a. Ação Docto: após a alteração da situação da ocorrência, se este campo estiver definido como 1 - Bloquear será executada a conferência do documento de frete se a situação de algum documento de frete relacionado aos documentos de carga desta ocorrência estiver com o campo Situação definido como 2 - Bloqueado.
b. Ação Doc Car: o campo Situação dos documentos de carga relacionados será alterado para 4 - Embarcado, quando o campo Ação Doc Car estiver definido como 1 - Cancelar, ou para Entregue, quando a data e hora de entrega do último trecho estiver informada e o campo Situação estiver definido como 5 - Entregue.
3 - Simples Registro: nenhuma ação é necessária.
4 - Registrar Entrega: será atribuído o valor vazio à data e hora de entrega dos documentos de carga relacionados, campos Data da Entrega e Hora da Entrega. Também será alterado o campo Situação do documento de carga para 4 - Embarcado e o campo Situação dos Romaneios relacionados para 3 - Liberado. Caso esteja configurado via parâmetro, será efetuado o recálculo da data de previsão de entrega para os trechos posteriores desse mesmo documento de carga, utilizando como base a data de previsão de entrega desse trecho que possui a entrega cancelada.
5 - Reagendar Entrega: será alterada a data de previsão de entrega dos trechos de documento de carga. A data a ser utilizada é a data gravado como histórico no campo de Solução da ocorrência.
Ao concluir o cancelamento da aprovação da ocorrência, os seguintes campos serão alterados:
a. Situação - Pendente (GWD_SIT = 1).
b. Parecer aprovação - Aprovação cancelada (GWD_DSSOLU).
c. Dt Aprov - Data corrente (GWD_DTBAI).
d. Hr Aprov - Hora corrente (GWD_HRBAI).
e. Usr Aprov - Usuário corrente (GWD_USRBAI).
IMPORTANTE!
Registrar ou Reagendar Entrega:
Ao registrar uma Entrega ou Reagendamento de Entrega para um determinado trecho, caso existam trechos posteriores, estes poderão ter suas previsões de entrega recalculadas considerando a nova data do trecho atual. Esta funcionalidade funciona de acordo com parâmetro Recalcula Prazos dos parâmetros do módulo.
Informações adicionais podem ser obtidas no tópico 08. ASSUNTOS RELACIONADOS.
Simulação do Cálculo da Ocorrência
Para executar a simulação do cálculo da ocorrência será verificado se o tipo gera um cálculo adicional e se o tipo do cálculo está entre reentrega, retorno ou serviço.
Caso a simulação se refira a uma ocorrência de serviço será apresentada a tela de Resumo do Cálculo.
A simulação dependerá da existência dos documentos de carga associados à ocorrência e dos cálculos das entregas, quando reentrega ou retorno e dos componentes tipo serviço, quando ocorrência de serviço.
Informações adicionais podem ser obtidas no tópico 08. ASSUNTOS RELACIONADOS.
02. EXEMPLO DE UTILIZAÇÃO
Cadastrar a Ocorrência
1. No Frete Embarcador, acesse Atualizações > Movimentação > Ocorrências > Ocorrências.
2. Na tela Registrar Ocorrência, clique em Incluir.
3. Na tela Ocorrências- Incluir, grid Registro, informe os campos Tipo e Motivo, assim como o campo Problema, que deverá conter o máximo de informação, facilitando assim o entendimento do Aprovador.
4. Informe também os campos Dt Ocorren e Hr Ocorren.
5. Na grid Generalidades, informe o campo Qt Serviço, se o tipo da ocorrência permitir.
6. Na grid Pátios e Portarias, informe os campos Nr Mov e Pto Controle, se a ocorrência for do Pátios e Portarias.
7. Após informar os dados da ocorrência, deverão ser vinculados os Documentos de Carga envolvidos no evento.
8. Após ser informado o primeiro Documento de Carga, ao selecioná-lo o sistema apresenta uma mensagem questionando se devem ser vinculados os demais Documentos de Carga do Romaneio ou do cálculo em que o documento informado está inserido.
9. Clique em Confirmar.
Alterar as Informações do Registro Cadastrado
1. Na tela Registrar Ocorrência, selecione o registro cujas informações serão alteradas.
2. Clique em Alterar.
3. Na tela Ocorrências - Alterar, efetue a alteração necessária.
4. Clique em Confirmar.
Excluir um Registro Cadastrado
1. Na tela Registrar Ocorrência, selecione o registro cujas informações serão eliminadas.
2. Clique em Outras Ações > Excluir.
3. Em seguida será apresentada uma mensagem solicitando a confirmação da exclusão.
4. Clique em Confirmar.
Copiar um Registro Cadastrado
1. Na tela Registrar Ocorrência, selecione o registro cujas informações servirão de referência para a criação de um novo registro.
2. Clique em Outras Ações > Copiar.
3. Na tela Ocorrência - Copiar, atualize os campos para o novo registro.
4. Clique em Confirmar.
Aprovar ou Reprovar uma Ocorrência
1. Na tela Registrar Ocorrência, selecione o registro desejado.
2. Clique em Outras Ações > Aprovar/Reprovar.
3. Na tela Aprovação/Reprovação, informe os dados necessários.
4. Clique em Confirmar.
Verificar se no Cálculo ou Romaneio de Carga Associado ao Documento Existem Outros Documentos de Carga
1. Na tela Ocorrências - Incluir, selecione um documento de carga.
2. Clique em Outras Ações > Doc Relac.
3. Na sequência é apresentada a tela Doc. Relacionados.
4. Selecione a origem dos documentos de carga relacionados e clique em OK.
5. Na aba Documentos de Carga serão apresentados os documentos relacionados, de acordo com a seleção efetuada.
Anexar Arquivos ao Registro de Ocorrência
1. Na tela Registrar Ocorrência, selecione o registro desejado.
2. Clique em Outras Ações > Anexo.
3. Na tela apresentada, clique em Outras Ações > Wizard.
03. TELA REGISTRAR OCORRÊNCIA
Outras Ações / Ações Relacionadas
| Ação | Descrição |
|---|---|
| Incluir | Permite acessar a tela Ocorrências - Incluir, para cadastrar um novo registro. |
| Alterar | Permite acessar a tela Ocorrências - Alterar, para efetuar uma alteração no registro selecionado. |
| Visualizar | Permite acessar a tela Ocorrências - Visualizar, para efetuar uma consulta aos dados do registro selecionado. |
| Outras Ações > Pesquisar | Permite pesquisar as informações sobre as ocorrências registradas, utilizando filtros específicos para a sua ordenação. |
| Outras Ações > Excluir | Permite excluir o registro selecionado na tela Registrar Ocorrência. |
| Outras Ações > Copiar | Permite acessar a tela Ocorrências - Copiar, para gerar um novo registro à partir de um registro já existente no sistema. |
| Outras Ações > Aprovar / Reprovar | Permite acessar a tela Aprovação/Reprovação, na qual é possível aprovar ou reprovar a ocorrência. Importante! A aprovação ou reprovação efetuada para a ocorrência não pode ser desfeita após a sua confirmação. |
| Outras Ações > Cancelar Aprov/Reprov | Permite efetuar o cancelamento de ocorrências de transporte que já tenham sido aprovadas., sendo que esse cancelamento contempla a eliminação dos cálculos de frete gerados e a alteração do status de aprovação, que retornará para Pendente. Importante! Mais detalhes sobre essa ação podem ser obtidos no tópico Visão Geral - Cancelamento da Aprovação ou da Reprovação da Ocorrência. |
| Outras Ações > Simular | Permitir simular e visualizar os valores das ocorrências que geram cálculos adicionais, como as reentregas, retornos(devoluções) e prestações de serviço, sem a necessidade de aprovar a ocorrência. Importante! Mais detalhes sobre essa ação podem ser obtidos no tópico Visão Geral - Simulação do Cálculo da Ocorrência. |
| Outras Ações > Anexo | Permite anexar arquivos ao registro de ocorrência. |
| Outras Ações > Enviar TMS | Permite enviar a ocorrência selecionada para integração com o TOTVS Logística TMS (Gestão de Transportes). |
04. TELA OCORRÊNCIAS - INCLUIR - ABA PRINCIPAL
Outras Ações / Ações Relacionadas
| Ação | Descrição |
|---|---|
| Outras Ações > Doc Relac | Permite verificar se no cálculo ou no Romaneio de Carga, que está relacionado ao documento selecionado na aba Documentos de Carga, existem outros documentos de carga. Caso haja, estes documentos são atualizados na lista da aba Documentos de Carga, possibilitando a manutenção dos documentos relacionados, por intermédio da inclusão e exclusão de documentos, permanecendo somente aqueles que estão vinculados à ocorrência. Importante! Ao clicar em Doctos Relac será apresentada a pergunta “Tipo de Documento Relacionado?”, com as seguintes opções:
|
Principais Campos e Parâmetros
| Grid > Campo | Descrição |
|---|---|
| Identificação > Ocorrência | Apresenta o número da ocorrência, o qual é informado automaticamente pelo sistema. |
| Identificação > Transp. | Código do Transportador dos Documentos de Carga vinculados com a ocorrência. |
| Identificação > Origem | Indica a origem do registro: 1 - EDI; |
| Registro > Descrição | Descrição abreviada da ocorrência que está sendo registrada. |
| Registro > Tipo | Código do tipo de ocorrência que está sendo registrada. Importante! Quando há um documento de carga associado pode indicar a necessidade de gerar pré-cálculo de reentrega ou de devolução. |
| Registro > Motivo | Código do motivo que originou a ocorrência que está sendo registrada. Importante! Os motivos são apresentados de acordo com o tipo de ocorrência selecionado. |
| Registro > Prest. Serv. | Código do prestador de serviço a ser considerado para realizar a reentrega. Quando o parâmetro Serviço por Tipo de Ocorrência? (MV_SERVTO) estiver definido como Não: Quando o parâmetro Serviço por Tipo de Ocorrência? (MV_SERVTO) estiver definido como Sim: Importante! Esse campo somente será habilitado quando a ocorrência for do tipo Serviço e o campo Outro P. Serv estiver informado na rotina Cadastro de Tipos de Ocorrência (GFEA030). |
| Registro > Problema | Texto que descreve o fato que gerou a ocorrência. |
| Registro > Dt Ocorren / Hr Ocorren | Data e hora na qual foi identificada a ocorrência. Importante! Para as ocorrências que possuem um tipo de ocorrência com o evento 5 - Reagendar entrega, a data e a hora serão gravadas como data e hora previstas de entrega no trecho do documento de carga. |
| Registro > Contato | Identificação do contato referente a ocorrência. |
| Registro > Código Receb. | Código do recebedor. |
| Registro > Evid. Entrega | Informação do endereço do comprovante de entrega. Campo só poderá ser editado nas opções de inclusão ou alteração onde o tipo da ocorrência possuir o evento entrega. O campo não possui validação de conteúdo. |
| Generalidades > Qt Serviços | Quantidade de pernoites a serem pagas nesta ocorrência, sendo que esse valor será multiplicado pelo valor de pernoite informado na Tabela de Frete correspondente ao documento de carga relacionado. |
| Generalidades > Qtde Volumes | Quantidade de volumes da carga que estão envolvidos na ocorrência. |
| Generalidades > Val Indeniz | Valor da indenização pela ocorrência que está sendo registrada. |
| Pátios e Portarias > Nr Mov | Número da movimentação de Pátio relacionada com a ocorrência. |
| Pátios e Portarias > Pto Controle | Código do ponto de controle vinculado com a ocorrência. |
05. TELA OCORRÊNCIAS - INCLUIR - ABA CONTROLE
Principais Campos e Parâmetros
| Grid > Campo | Descrição |
|---|---|
| Gerais > Dt Criação/ Hr Criação | Apresenta a data e a hora em que a ocorrência foi registrada no sistema. |
| Gerais > Situação | Indica a situação da ocorrência: 1 - Pendente; |
| Gerais > Usr Criação | Identificação do usuário responsável pela inclusão da ocorrência no sistema. |
| Gerais > Ação Doc Car | Ação tomada para a ocorrência de evento Cancelamento Frete, registrada no sistema: 1 - Nenhuma: nenhuma ação será tomada. |
| Gerais > Ação Doc Frete | Ação tomada para ocorrência de evento Cancelamento Frete, registrada no sistema: 1 - Nenhuma: nenhuma ação será tomada. |
| Aprovação > Solução | Registro da solução da ocorrência. |
| Aprovação > Dt Baixa/ Hr Baixa | Data e hora da baixa da ocorrência no sistema. |
| Aprovação > Usr Baixa | Identificação do usuário responsável pela baixa da ocorrência no sistema. |
| Integração > Situação TMS | Situação da ocorrência em relação a integração com o TOTVS Logística TMS (Gestão de Transportes). |
| Integração > Data Env TMS | Data de envio da ocorrência para o TOTVS Logística TMS (Gestão de Transportes). |
| Integração > Mot Rejeição | Motivo que originou a rejeição da integração com o TOTVS Logística TMS (Gestão de Transportes). |
| Integração > Chave Ext | Número gerado por rotina de Integração para identificação. |
06. TELA OCORRÊNCIAS - INCLUIR - ABA DOCUMENTOS DE CARGA
Objetivo
Essa aba permite registrar todos os documentos relacionados com a ocorrência que está sendo registrada.
Outras Ações / Ações Relacionadas
| Ação | Descrição |
|---|---|
| Selec. Todos | Permite alternar a visualização do browse entre apenas registros selecionados ou todos os registros, assim como selecionar novos documentos de carga na alteração da ocorrência. |
| Doc. Carga | Permite visualizar as informações detalhadas do documento de carga selecionado na grid Documentos de Carga. |
| Outras Ações > Parâmetros | Permite filtrar a seleção de documentos de carga por número do Romaneio, intervalo de numeração de documentos de carga, intervalo de datas de saída/entrega e situação de entrega do documento. Importante! Os documentos já selecionados serão considerados no filtro, mesmo que não atendam a seleção de parâmetros informada. |
| Outras Ações > Romaneio | Permite visualizar as informações detalhadas do Romaneio de Carga relacionado com o documento de carga selecionado na grid Documentos de Carga. |
07. TABELAS UTILIZADAS
- GU6 - Motivo de Ocorrência
- GU5 - Tipo de Ocorrência
- GU4 - Tipo de Ocorrência X Motivo de Ocorrência
- GWD - Ocorrência
- GWL - Ocorrência x Documento de Carga
- GVA - Tabela de Frete
- GV8 - Rota da Tabela de Frete
08. ASSUNTOS RELACIONADOS
- Cancelamento de Aprovação de Ocorrências - GFEA032
- Simulação do Valor dos Cálculos das Ocorrências - GFEA032
Visão Geral
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Conteúdo das Ferramentas
Tarefas