Manual Operacional da Customização - Integração Office 365
Projeto: FS008265 (A85329) - Integração SGE x O365
Nome do Cliente: Confederação Nacional da Indústria - SESI
Objetivo
Prezados Senhores,
O documento a seguir tem por objetivo orientar o usuário sobre as implementações realizadas para sua empresa. Todas as funcionalidades descritas neste manual têm como base do que está descrito nos documentos:
Especificação Anexo I - Detalhamento Funcional - FS008265 (A85329)
Esse manual tem a função de detalhar, de forma operacional, como ocorrerá a integração do Office365 e SGE.
Pré-Requisitos / Parametrizações
Não se aplica.
Descrição do Processo
No TOTVS Educacional, por meio do menu Sistema Indústria | Office 365 | Parâmetros O365, o usuário poderá efetuar as parametrizações referente ao envio de e-mail automático.
O usuário deverá efetuar as seguintes parametrizações:
- Enviar e-mail para alunos/professores já existentes na base de dados: O parâmetro será do tipo checkbox onde o usuário deverá selecionar o parâmetro para ativar o envio de e-mails.
- Tipo de e-mail: O parâmetro terá duas opções de escolha, sendo elas HTML e TXT, a customização permitirá a seleção apenas de um parâmetro.
- Corpo do e-mail: Deverá ser informado o texto do e-mail a ser enviado.
- Tags disponíveis: Usuário poderá utilizar as Tags disponíveis para personalizar o texto de e-mail a ser enviado.
- E-mail remetente: Deverá informar o endereço de e-mail do remetente do e-mail.
- Assunto do e-mail: Deverá informar o assunto do e-mail que os alunos/professores receberão.
Pré-requisitos / Parametrizações
Para geração de e-mail Office365 é necessário que usuário esteja logado no sistema na coligada SESI e existir um cadastro para aluno ou professor. O e-mail do Office365 será encaminhado ao SGE por meio da WebApi Customizada do SGE. É necessário também que os campos complementares estejam criados corretamente e habilitados para utilização no nível de ensino desejado (campos SALUNOCOMPL.EMAILO365 e SPROFESSORCOMPL.EMAILO365).
Descrição do processo
Será realizado pela BigBrain (Empresa fornecedora do Office 365), uma consulta na base de dados do SGE para identificar novos registros de aluno ou professor. Após a identificação será gerado o e-mail O365 para os alunos e professores, o TOTVS Educacional (SGE) receberá um ou mais registros de endereço de e-mail do Office 365 for Education, os e-mails recebidos serão armazenados/atualizados no cadastro do aluno e do professor em campo complementar. Como último passo poderá ocorrer o envio do e-mail de notificação para o aluno/professor conforme descrito em "Envio de E-mail de Notificação Aluno/Professor".
Nota
- A criação do e-mail e de responsabilidade da BigBrain empresa responsável pelo Office 365, o SGE não influência na criação do e-mail e não altera o e-mail criado.
O retorno do e-mail O365 do aluno/professor para o SGE, contém as seguintes informações:
Envio e-mail aluno:
CodColigada - CodFilial - RA - E-mail O365
Envio e-mail professor:CodColigada - CodFilial - CodProf - E-mail O365
- A customização possui uma tratativa nos casos em existe o aluno ou professor cadastrados com códigos diferentes na coligada SESI e SENAI. Para garantir a correta atualização do e-mail no SGE, será utilizado o código da pessoa para filtrar qual aluno ou professor no SGE corresponde ao e-mail retornado pelo Office.
- É de responsabilidade e controle da BigBrain consultar quais novos alunos e professores foram cadastrados na base de dados do SGE e não possuem e-mail O365 gerado no Office.
Com base nas informações encaminhadas o endereço de e-mail será atualizado para os alunos e professores. Para visualizar o e-mail do O365 o usuário deverá acessar o SGE | Currículo e Oferta | Aluno ou Professor.
Os campos complementares são gerados automaticamente através de script, mas precisam ser habilitados pelo usuário para utilização por nível de ensino. Para isso, siga o roteiro de ativação dos campos complementares.
Para armazenamento do e-mail Office 365 a customização realizará a atualização/armazenamento do e-mail do aluno/professor de acordo com os seguintes cenários e regras:
- Aluno/Professor existente na Coligada SENAI e não existente na Coligada SESI: Caso seja identificado (através do CPF) que o novo registro do aluno/professor existe no SENAI, a customização receberá do Office 365 o endereço de e-mail e realizará o preenchimento do endereço de e-mail somente no campo complementar customizado no cadastro do aluno/professor.
- Aluno/Professor não existente na Coligada SENAI: Caso seja identificado que o novo registro do aluno/professor não exista no SENAI, a customização receberá do Office 365 o endereço de e-mail e realizará o preenchimento do endereço de e-mail no campo complementar customizado no cadastro do aluno/professor e no campo principal de e-mail.
- Aluno/Professor já existente na base com o e-mail principal preenchido: A customização receberá do Office 365 o endereço de e-mail e realizará o preenchimento do endereço somente no campo complementar customizado no cadastro do aluno/professor.
- Aluno/ Professor já existente na base com e-mail não preenchido: A customização receberá do Office 365 o endereço de e-mail e realizará o preenchimento do endereço no campo complementar customizado no cadastro do aluno/professor e no campo principal do e-mail.
Envio de E-mail de Notificação Aluno/Professor
Apenas será realizado o envio de e-mail para os alunos e professores existentes na base de dados dos Regionais que possuem um endereço de e-mail (e-mail principal - PPESSOA.EMAIL) diferente do criado pela integração customizada entre o SGE x O365
Ao realizar o preenchimento do endereço de e-mail a customização verificará se o parâmetro referente ao envio de e-mail de notificação está parametrizado. 
Caso esteja, a customização enviará o e-mail de notificação para os alunos/professores que possuírem um e-mail já cadastrado no SGE.
Importante!
- Ao realizar o preenchimento do endereço de e-mail Principal a customização realizará de forma automática o preenchimento/atualização do campo referente ao e-mail do usuário do aluno/professor.
- O e-mail de notificação contendo as informações parametrizadas nos "Parâmetros O365" será enviado ao aluno/professor apenas quando o e-mail principal sofrer alterações, caso contrário não será realizado o envio de e-mail.
- Para que seja possível realizar o envio de e-mail pelo RM (utilizando a customização ou não), será necessário que as parametrizações de envio de e-mail do RM estejam parametrizada corretamente. Parametrização de Envio de E-mail RM
- A customização não realizará nenhuma validação no cadastro dos alunos/professores referente aos dados de matrícula, período letivo, turmas entre outros.
Histórico de Atualização do Documento
Autor | Versão | Data | Descrição das Alterações |
|---|---|---|---|
Ana Paula Fernandes Moroço | 1.0 | 11/02/2020 | Documento inicial. |
| Daniel Lucas Pereira | 2.0 |
| Alterações |
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