Introdução
O processo de assinatura eletrônica no Portal de Imóveis consiste em enviar documentos para portais de assinatura digital, possibilitando a assinatura digital dos mesmos através destes portais. Hoje o Portal de Imóveis possui integração com o DocuSign e TOTVS Assinatura Eletrônica (TAE).
TOTVS Assinatura Eletrônica
Para que o TAE esteja disponível é necessário primeiro que o RM esteja parametrizado para tal. Sendo assim, após a sincronia deste serviço, ao acessar o menu de Propostas / Contrato: Assinatura Eletrônica,
Além disso, ao acessar a visão de assinatura eletrônica, devemos primeiro fazer login no portal do TAE, para que possamos enviar os documentos.
O Portal de Imóveis irá mostrar a tela de login assim que clicarmos na opção Contrato: Assinatura Eletrônica,
A visão de Contrato: Assinatura Eletrônica é uma visão que possibilitará ao corretor, gerenciar assinantes, documentos, bem como criar ou adicionar novas solicitações de assinaturas digitais ao TAE.
Solicitar Assinatura: Neste botão, iremos dar inicio ao processo da assinatura digital, como demonstrado abaixo:
A opção TOTVS Assinatura Eletrônica ficará evidente através da tag TAE em azul. Seguem os passos para a conclusão de uma assinatura no Portal de Imóveis.
Proposta e Contrato
Nesta etapa temos como informativo o número da proposta, a tag TAE que evidencia o processo de envio ao TOTVS Assinatura Eletrônica.
Além disso, selecionaremos as minutas que deverão ser enviadas ao TOTVS Assinatura Eletrônica. O envio da minuta é obrigatório.
Documentos
Na etapa de documentos iremos fazer upload dos documentos que deverão ser enviados ao TAE.
Como mostra a imagem acima, além da minuta no primeiro passo, foram carregados dois documentos adicionais que serão enviados ao TAE.
Signatários
Nesta etapa, deveremos incluir os assinantes responsáveis pelos documentos. Por padrão o Portal de Imóveis irá mostrar o nome e o e-mail do comprador principal da proposta. Podemos alterar ou excluir este e-mail, bem como adicionar novos.
Neste exemplo, adicionamos dois assinantes para os documentos.
Confirmação
Agora, devemos confirmar os documentos, dar um nome ao Envelope e clicar em concluir.
O conceito de Envelope, como o próprio nome diz, irá unir todos os documentos carregados na etapa anterior em apenas um documento e apenas um envio, facilitando e conferindo mais rapidez ao processo da Assinatura Eletrônica.
Importante
O nome para o envelope é obrigatório e o processo não poderá ser concluído sem este campo preenchido.
Ao clicar em "Concluir", os documentos serão unificados através do Envelope e estarão prontos para o envio.
Enviar
Ao clicar em "Enviar" os documentos serão enviados de forma definitiva ao TOTVS Assinatura Eletrônica e serão disparados e-mails a todos os assinantes, referentes a assinatura pendente.
O processo pode ainda ser interrompido ao clicar em "Cancelar".
Importante
Os assinantes ou validadores automáticos cadastrados no Empreendimento através do RM, também irão receber o e-mail com o documento para efetuar a assinatura.
Mais informações sobre como cadastrar os assinantes automáticos, acesse o link: TAE - Assinantes Automáticos.
Consultando o status da assinatura digital no TOTVS Assinatura Eletrônica:
Para realizar a consulta do status das assinaturas, basta acessar novamente o menu de Contrato: Assinatura Eletrônica. Após o primeiro envio, o sistema irá automaticamente redirecionar para este menu. Portanto, devido a sincronia dos envelopes com o TAE o sistema poderá levar alguns segundos para carregar a tela.
Verifique que, para uma proposta que já teve documentos enviados, no menu de "Assinatura de documentos" os envelopes serão listados como a imagem abaixo. Cada envelope pode possuir um ou mais documentos unificados.
Os campos desta região são:
- ID: ID do documento no TAE;
- Documento: Nome do envelope;
- Qtd. Assinantes: Quantos assinantes estão associados ao envelope enviado.
- Ações: Aqui podemos consultar o status da assinatura clicando no botão assinantes, bem como excluir um envelope através do botão excluir. Note que ao excluir um envelope, o Portal de Imóveis não irá verificar se o mesmo já foi assinado. Ao excluir um envelope, todos os documentos deste envelope serão excluídos.
Exemplo da tela de Assinantes, consultando o status dos mesmos no TOTVS Assinatura Eletrônica:
Além de consultar o status dos assinantes na tela a cima, também é possível incluir um novo assinante informando o nome e o e-mail conforme imagem a seguir.
Também é possível excluir um assinante específico do envelope. Através do botão de lixeira que é apresentado ao lado da situação. O sistema não permite excluir todos os assinantes de um envelope. Ao menos um assinante deve permanecer.
Conforme é mostrado em Assinantes automáticos, quando estiver um usuário cadastrado no TAE- Assinantes Automáticos, será possível visualizar na tela da imagem acima os usuários que tiveram sua assinatura automática.
Visualizar Envelope assinado através do TOTVS Assinatura Eletrônica
Para visualizar a assinatura digital, adicionada ao envelope, basta acessar novamente o menu de Contrato: Assinatura Eletrônica. Os envelopes enviados utilizando o processo Solicitar Assinatura, serão listados na seção Assinatura de Documentos.
Navegue até o botão Visualizar.
Finalizando o clique sobre o botão, é possível visualizar o envelope com todas as suas Assinaturas Digitais. (Devido a sincronia dos documentos com o TAE, o sistema poderá levar alguns segundos para carregar a tela).
Importante:
- Assinaturas solicitadas pelo DocuSign ainda não são possíveis de acompanhamento direto pelo portal de vendas. Quando todos documentos forem assinados o DocuSign enviará notificação por e-mail ao solicitante da assinatura.
- Ao enviar a proposta de venda ao backoffice, o Portal de Imóveis irá também enviar estes documentos associados à proposta para a venda criada. Os documentos e seus status de assinatura, podem ser consultados via botão TOTVS Assinatura Eletrônica na barra de ferramentas de contratos de venda.
- Após o envio da proposta ao backoffice, o Portal de Imóveis não irá permitir qualquer alteração no documento, como inclusão e exclusão de assinantes, inclusão e exclusão de documento.
- A partir da versão 12.1.33, caso exista um relatório RM parametrizado nas minutas do empreendimento, o Portal de Imóveis irá automaticamente incluir este relatório nas opções de envio de minuta do TOTVS Assinatura Eletrônica.