Introdução ao Minha Prestação de Contas
Informações gerais
O App Minha Prestação de Contas permite um controle fácil e rápido para que viajantes corporativos mantenham sua prestação de contas atualizada durante uma viagem.
Com este aplicativo é possível:
- Sincronizar as prestações de contas de viagens;
- Gerir/controlar despesas;
- Acompanhar o saldo da prestação de contas;
- Encaminhar uma prestação de contas para conferência e aprovação;
- Acompanhar as prestações de contas já encerradas;
- Corrigir as prestações de contas recusadas.
Para utiliza-lo, baixe e instale o aplicativo para sua plataforma, procurando por "Minha Prestação de Contas":
Apple App Store
Google Play Store
Pré-Requisitos
Este aplicativo é complementar ao processo de controle de viagens do módulo EEC Prestação de Contas do Datasul. Para utilizá-lo é necessário:
- Um Alias de identificador único de cliente TOTVS. Para informações sobre o alias, clique aqui;
- Um usuário e senha do Datasul;
- O usuário deve estar vinculado a um funcionário do Prestação de Contas (Funcionário do Prestação de Contas - bas_func_financ);
- O Datasul deve estar na release 12.1.28 ou superior;
- Para release inferiores a 12.1.32, é necessário estar com o Path da Console atualizado conforme abaixo ou superior:
- 12.1.28.12
- 12.1.29.6
- 12.1.31.1
Interface do aplicativo
Apresentaremos a seguir um guia com as telas e botões para apoiar na utilização do aplicativo.
Para acessar o aplicativo Minha Prestação de Contas, informe os dados a seguir:
- Usuário: Código do usuário utilizado no acesso ao Datasul
- Senha: Senha do usuário utilizado no acesso ao Datasul
- Alias: Identificador único do cliente na TOTVS. Para informações sobre o alias, clique aqui.
Figura 1 - Tela de login
Após efetuar o login, será apresentada a tela para selecionar um dos Estabelecimento disponíveis no Datasul.
O usuário deve ter permissão de acesso ao Estabelecimento e a Empresa do Estabelecimento.
Figura 2 - Seleção de Estabelecimento
Ao efetuar o primeiro acesso, é necessário sincronizar os dados do Datasul com o aplicativo para que ele esteja pronto para uso.
Neste processo, serão recebidos os dados cadastrais de tipos de despesa, centro de custos e moedas. Para mais detalhes sobre os cadastros sincronizados, clique aqui.
O sincronismo também é acionado quando o usuário se desloga do aplicativo e efetua um novo login e automaticamente à cada 10 dias.
Figura 3 - Sincronização
Figura 4 - Progresso da sincronização
Figura 5 - Sincronização finalizada
A tela principal apresenta por meio de cards as prestações relacionadas ao usuário logado e permite a manutenção das prestações existentes, realizando o lançamento das despesas.
Através de sua interface intuitiva, o usuário localiza prestações específicas, por meio do campo de busca, além de permitir a apresentação dos registros de acordo com o filtro selecionado no canto superior direito.
Caso a prestação não esteja aparecendo, clique aqui.
Figura 6 - Tela principal
Ao clicar no card, o aplicativo apresenta a tela de detalhes da prestação, com os dados que compõem a prestação.
Figura 7 - Informação da prestação
Esta tela permite definir quais informações serão apresentadas e é acessada pelo canto superior direito da tela principal.
As opções disponíveis para seleção do usuário são:
Tipo de viagem: nacional, internacional ou ambas.
Será considerada uma viagem “Internacional” quando a Prestação possui uma o mais Despesas ou Adiantamentos em uma moeda diferente da moeda corrente.
- Período: Início e fim da prestação.
- Status da prestação:
- Aberta - Prestações que estejam em Digitação no EEC Prestação de Contas;
- Aprovada - Prestações que já foram aprovadas e estão aguardando integração com o Contas a Pagar;
- Reprovada - Prestações que estejam em Digitação no EEC Prestação de Contas;
- Análise - Prestações que estão pendentes com o Aprovador ou o Financeiro;
- Aguardando Financeiro - Prestações já integradas com o Contas a Pagar, aguardando a liquidação;
- Finalizada - Prestações finalizadas no EEC Prestação de Contas.
Após selecionar as opções, clique em Aplicar filtro.
Figura 8 - Opções de filtro
Apresenta os dados de conexão do aplicativo, além da opção Sair.
Através do ícone 
é possível alterar o estabelecimento selecionado.
Figura 9 - Dados de conexão
A tela de detalhes apresenta os dados da prestação de conta selecionada.
Figura 10 - Informação da prestação
Figura 11 - Dados da prestação ao expandir o cabeçalho
Figura 12 - Ações da prestação
Através da tela de detalhes da prestação podemos:
Ao clicar sobre o item, será exibido os dados da despesa, sendo possível alterá-los, caso necessário, ou excluir o item.
Figura 13 - Detalhes do item da despesa
Esta ação apresenta os adiantamentos vinculados à prestação.
Este item será apresentado nas ações, somente se a prestação possuir adiantamento.
Também é possível consultar o status do Adiantamento, conforme a situação dele no Datasul:
- Pago - Quando o Titulo relacionado ao Adiantamento já foi pago no Contas a Pagar;
- Liberado - Quando a Prestação estiver em Digitação de Acerto;
- Aprovado - Quando o Adiantamento foi aprovado e está aguardando a integração com o Contas a Pagar;
- Solicitado - Demais status da Prestação.
Figura 14 - Ações da prestação
Figura 15 - Detalhes do adiantamento
Execução Offline
O aplicativo Minha Prestação de Contas possibilita a execução das funcionalidades em modo offline, assim, quando a conexão com a internet for restabelecida, os dados serão sincronizados com o Datasul de forma transparente ao usuário.
A prestação pode ser finalizada somente quando os itens forem sincronizados com o servidor e houver conexão com a internet.
Funcionalidades principais
Incluindo uma despesa
Para adicionar uma despesa, siga o processo a seguir:
Para que seja possível incluir Despesas, é necessário que o Fornecedor vinculado ao Funcionário (Funcionário do Prestação de Contas - bas_func_financ), tenha pelo menos uma Conta Corrente Preferencial cadastrada (Fornecedor Financeiro - bas_fornec_financ).
Na tela detalhes da prestação, clique em Inserir despesa.
Caso o menu de ações não esteja disponível, clica aqui.
Figura 16 - Ações da prestação
Selecione o tipo de despesa.
Caso o tipo de despesa não esteja disponível, clique aqui.
Figura 17 - Tipos de despesa
Informe a taxa de conversão e o valor da despesa e clique em Confirmar.
Quando a moeda da despesa for diferente da moeda da prestação, deve ser informada a taxa de conversão. Caso contrário será 1.
Figura 19 - Montante
Informe a Data da despesa e o Número de comprovante.
Clique em ADICIONAR COMPROVANTE para inserir uma imagem de comprovante. Poderá ser uma imagem da galeria de fotos ou uma foto tirada pela câmera.
Figura 20 - Comprovante
O comprovante adicionado poderá ser visualizado na tela do aplicativo conforme Figura 21.
Figura 21 - Visualização de Comprovante
Clique em NÃO ADICIONAR COMPROVANTE para finalizar o cadastro sem informar uma imagem de comprovante.
Informe alguma informação adicional relacionada a despesa e clique em Confirmar.
Figura 22 - Observação
Ao fim do cadastro, será apresentada os detalhes da despesa. Para salvar a despesa, clique em Confirmar.
Figura 23 - Detalhes da despesa
Envio de Prestação para Aprovação
Esta ação, envia a prestação para a etapa de aprovação do financeiro\gestor.
Para realizá-la, siga o processo a seguir:
Na tela detalhes da prestação, clique em Enviar para aprovação.
Caso o menu de ações não esteja disponível, clica aqui.
Figura 24 - Ações da prestação
Será apresentada a mensagem de confirmação, clique em "SIM".
Figura 25 - Tela de confirmação
Caso a prestação seja reprovada, ela voltara para o status de “Aberta”, para que sejam realizadas as correções necessárias.
O texto de orientação do Aprovador (caso informado), será apresentado no detalhe da prestação.
Figura 26 - Texto de Reprovação
Suporte
Perguntas frequentes (FAQs)
Que usuário e senha utilizo para acessar o aplicativo ?
Deve-se utilizar o mesmo usuário e senha do Datasul.
Além do usuário, preciso de mais algum cadastro ?
Sim, você deve estar cadastrado como um funcionário no módulo de Prestação de Conta (Funcionário do Prestação de Contas - bas_func_financ), e este Funcionário deve estar vinculado ao seu usuário do Datasul.
Esqueci o meu usuário e/ou senha. O que faço ?
Entre em contato com o responsável pelo ambiente do Datasul, para verificar o usuário ou redefinir a senha.
O que é o alias ?
Um alias é um identificador único do cliente na TOTVS. Cada cliente pode ter mais de um alias e cada um corresponde a uma instalação do Datasul.
O alias é a chave para que o aplicativo se comunique com o Datasul e trafegue as informações para a instalação.
Se ainda não possui um alias, solicite através de chamado no Portal do Cliente.
Para maiores informações, clique aqui.
Porque é realizado o sincronismo dos cadastros e quais dados são sincronizados ?
O sincronismo dos cadastros é realizado para que seja possível realizar o lançamento de despesas no modo offline.
Segue abaixo os cadastros sincronizados e as respectivas regras de sincronização:
| Cadatro | Regra de Sincronismo |
|---|---|
| Centro de Custo | Todos os Centros de Custo (Centro de Custo Financeiro - bas_ccusto) pertencentes ao Plano de Centro de Custo Corrente, que seja válido na data do Sincronismo e pertença a Empresa do Estabelecimento selecionado. |
| Moeda | Todos os Indicadores Econômicos cadastrados (Indicador Econômico - bas_indic_econ). |
| Tipo Despesa | Somente serão sincronizados os Tipos de Despesa que:
|
Quais prestações são apresentadas no aplicativo ?
Serão apresentadas as prestações previamente cadastras no módulo de Prestações de Contas do Datasul (Processo Prestação Contas - bas_proces_prestac_cta_eec) para o seu funcionário, que pertençam ao Estabelecimento selecionado.
Caso a mesma Prestação, possua mais de um Adiantamento com moedas diferentes, ela não será apresentada.
Como adiciono novas despesas ?
Você pode adicionar novas despesas clicando em + Inserir Despesa.
Para informações sobre como proceder, clique aqui.
Ao incluir uma despesa, não está aparecendo o tipo de despesa que preciso, porque ?
Na inclusão de despesa, somente estarão disponíveis os tipos de despesa que respeitem as regras abaixo:
- Sincronismo: O tipo de despesa deve ter sido previamente sincronizado com o aplicativo, respeitando as regras de sincronismo descritas aqui.
- Validade: O Período da Prestação, deve estar dentro da validade do Tipo de Despesa (Tipo Despesa Viagem - bas_tip_desp_viagem_eec);
- Tipo de Processo: O Tipo de Despesa deve estar vinculado ao Tipo de Processo da Prestação (Cargo do Prestação de Contas - bas_cargo_eec);
- Validade do Vínculo: O Período da Prestação, deve estar dentro da validade do vínculo do Tipo de Despesa ao Tipo de Processo (Cargo do Prestação de Contas - bas_cargo_eec);
- Moeda do Adiantamento: Se a Prestação possuir Adiantamento, o Tipo de Despesa deve possuir um vínculo a Finalidade Econômica da mesma moeda do Adiantamento (Cargo do Prestação de Contas - bas_cargo_eec).
Ao incluir uma despesa, não está aparecendo a moeda que preciso, porque ?
Na inclusão de despesa, somente estarão disponíveis as moedas que respeitem as regras abaixo:
- Sincronismo: A moeda deve ter sido previamente sincronizado com o aplicativo, respeitando as regras de sincronismo descritas aqui.
- Tipo de Despesa: A Moeda deve pertencer a Finalidade Econômica vinculada ao Tipo de Despesa selecionada (Cargo do Prestação de Contas - bas_cargo_eec).
Posso alterar as minhas despesas ?
Sim. Localize a prestação de contas, clique no card e clique sobre o item que deseja alterar. Nessa tela poderá alterar os dados da despesa.
Por que ao confirmar uma despesa ocorre mensagem de erro "Informações bancárias não foram informadas"?
As informações bancárias serão utilizadas para lançamento da despesa no acerto ou adiantamento, o aplicativo assumirá os dados bancários do funcionário, para efetuar este cadastro acesse o cadastro do fornecedor relacionado e informe os dados da Conta Corrente Preferencial.
Ao acessar a prestação, o menu de ações não está aparecendo, porque ?
Somente é possível realizar ações sobre prestações que estejam com o status “Aberta”.
Caso a Prestação possua algum Aditamento pendente, que ainda não foi Pago no Contas a Pagar, o status dela será “Análise”, portanto não será possível realizar ações sobre ela.
Como vejo as prestações de conta finalizadas ?
É possível visualizá-las selecionando o status finalizada no filtro da tela principal.
Quais operações são realizadas em modo offline ?
Mesmo sem conectividade com a internet, o usuário consegue adicionar, alterar e excluir uma despesa.
Assim que a conexão for restabelecida, os dados serão sincronizados com o servidor.
Como saio do aplicativo ?
Na tela principal, clique em Dados do usuário, localizado no canto superior direito e depois clique em Sair do aplicativo.
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