Anonimização de Dados Pessoais

CONTEÚDO

1. Visão Geral
2. Ações Principais
   1. Revisar
   2. Enviar
   3. Status
   4. Ver resultado da solicitação
   5. Finalizar
   6. Abandonar
3. Outros recursos
   1. Chat
      
   2. Reenvio

01. VISÃO GERAL

A funcionalidade de Anonimização de Dados Pessoais permite que o Encarregado de Dados registre e administre solicitações de titulares que desejam exercer o direito ao esquecimento, previsto na LGPD.

A forma de utilização é como da Consulta de Dados Pessoais, onde o Encarregado de Dados faz o registro da solicitação, e a partir disso, precisa executar uma série de ações até que possa encaminhar o resultado ao titular dos dados.

Para abrir uma nova requisição, o Encarregado de Dados deve clicar no botão Solicitar.

Sobre os dados solicitados em uma requisição, consultar a seção Campos de uma requisição desta página.

As ações disponíveis para uma requisição de Anonimização de Dados Pessoais são:

• Status
• Chat
• Revisar
• Enviar
• Ver resultado da solicitação
• Finalizar
• Abandonar
• Reenviar

02. AÇÕES PRINCIPAIS

As ações aqui listadas dizem respeito ao ciclo de vida da requisição de Anonimização de Dados Pessoais.

a. Revisar

A anonimização de dados pessoais é um processo irreversível, que pode ter impacto significativo nos produtos integrados ao TOTVS Privacidade de Dados.

Por este motivo, há o botão Revisar, cujo propósito é evidenciar os efeitos de uma solicitação de anonimização efetiva. As aplicações, ao receberem o pedido de verificação, simularão uma anonimização, mas sem modificar os dados. O resultado desta ação é um indicador de que os dados podem ser anonimizados, ou então, que há restrições que não permitem a anonimização efetiva de alguns ou de todos os dados pessoais encontrados.

A ação está disponível para requisições com status Registrada.

Quando o botão é acionado, a ferramenta emite uma notificação ao usuário e a requisição é encaminhada às aplicações integradas naquele momento. 

O status passa para Em verificação, permanecendo nele até que todas as aplicações para as quais foi enviada a solicitação respondam.

b.Enviar

O botão Enviar está disponível para requisições com status Verificada e serve para encaminhar a requisição para as aplicações dos produtos habilitados no momento da ação.

Esta ação indica para as aplicações que a anonimização deve ser realizada de fato. Entretanto, campos que possuam alguma restrição, já evidenciada no momento da verificação (ação Revisar), não serão anonimizados.

Após o acionamento do botão, o usuário é solicitado a confirmar a ação. 

Caso confirme, as aplicações que estiverem ativas no momento receberão a requisição, que terá seu status alterado para Em Processamento. 

A requisição só mudará de status quando todas as aplicações para as quais o comando foi enviado responderem.

c. Status

Está disponível quando a requisição encontra-se no status Em Verificação ou Em Processamento.

Ao acionar o botão, são listadas as aplicações para as quais a requisição foi enviada, e em qual situação se encontra.

• Em Processamento: a aplicação ainda não emitiu uma resposta para a requisição.
• Finalizada: a aplicação respondeu à requisição.

Quanto todas as aplicações da lista responderem, o status da requisição muda para Verificada ou Processada e o botão de ação Status fica desabilitado.

d. Ver resultado da solicitação

O botão Ver resultado da solicitação é habilitado quando a requisição passa para o status Em Verificação ou Em Processamento. Com isso, é possível acompanhar os resultados a medida que as aplicações respondem às solicitações.

O botão permanece disponível para todos os status subsequentes: Verificada, Processada, Finalizada e Abandonada.

Ao acionar o botão, o Encarregado de Dados pode verificar os dados retornados pelas aplicações que responderam.

Tanto para a etapa de verificação da anonimização, iniciada pelo botão Revisar, quando para a anonimização propriamente dita, disparada pelo botão Enviar, temos um mesmo layout de apresentação dos resultados:

• Dados da requisição (número da requisição, data de registro, identificação do titular)
• Mensagem informando o resultado geral
• Exceções

O exemplo abaixo corresponde a uma verificação para anonimização, onde houve restrições.

Quando houver restrições a anonimização, em ambas as etapas, elas serão agrupadas por produto.

Clicando em Ver Exceções, é redirecionado para mostrar os modelos de dados verificados e os dados pessoais associados, que possuem restrições.

Os campos com exceção estão organizados por aplicação, é possível verificar o motivo da não anonimização (quando informado), a base legal e justificativa associada.

Quando a anonimização ocorrer com sucesso em todas as aplicações do produto, sem restrições, será exibida apenas a mensagem Todos os seus dados pessoais foram anonimizados.

Caso nenhuma das aplicações consiga realizar anonimização de dados com base nos identificadores informados, a tela terá a seguinte disposição:

e. Finalizar

O botão Finalizar encerra o ciclo da requisição. Está disponível para requisições com status Processada. 

Quando acionado, a requisição passa para o status Finalizada e o botão é desabilitado.

A ferramenta gera um e-mail de resposta para o endereço indicado na solicitação (campo E-mail para contato). Os dados serão encaminhados anexados ao e-mail e com senha, baseada nos identificadores de titular presentes na requisição. As instruções para abrir o anexo e visualizar o resultado são encaminhados no e-mail.

Requisições com status Finalizada não podem mais ser editadas. Clicando sobre o número da requisição com esta finalidade, a tela apenas exibe os campos, acrescentando, na parte inferior, as mudanças de status que ocorreram.

f. Abandonar

Durante o ciclo de vida da requisição, pode ser necessário interromper a demanda do titular, por diversos motivos. Para manter o registro da solicitação sem finalizá-la, está disponível a opção de Abandonar uma requisição.

Uma requisição pode ser abandonada a qualquer tempo, exceto quando ela já está Finalizada.

Quando o botão é acionado, o Encarregado de Dados é solicitado a informar o motivo do abandono.

O motivo será encaminhado para o titular no endereço de e-mail informado na requisição.

Por fim, a requisição passa para o status Abandonada. Se a requisição estiver Em Processamento, os retornos recebidos posteriormente serão desconsiderados.

03. RECURSOS ADICIONAIS

a. Chat

O botão de Chat permite que o Encarregado de Dados envie mensagens sobre determinada requisição para os participantes da conversa, que inicialmente é o titular dos dados pessoais, mas que podem ser outras pessoas, adicionadas à conversa conforme necessidade.

Os participantes serão notificados de novas mensagens pelos canais informados ao serem adicionados à conversa (o titular será notificado no e-mail informado na requisição). Eles poderão responder às notificações, e estas respostas serão registradas no chat, podendo ser consultadas posteriormente pelo Encarregado de Dados.

b. Reenvio

O botão Reenvio permite que o resultado da consulta de dados seja encaminhado novamente para o endereço de e-mail informado na requisição. Está disponível apenas para requisições com status Finalizada ou Abandonada.