Projeto: FS008585 – Integrações Contrato PJ - Salesforce/CRM
Nome do cliente: FIEC
Objetivo
O objetivo dessa documentação é detalhar a integração do SGE com Salesforce/CRM.
Público Alvo
Este manual é destinado aos colaboradores selecionados como usuários-chave da área Educacional do SESI e SENAI (DR-FIEC)
Pré Requisitos
O menu da customização deverá ser liberado nas permissões do perfil dos usuários para que esteja disponível para as devidas parametrizações. Para mais detalhes de como liberar no perfil dos usuários acesse o Manual de Instalação de Customizações na seção Liberando Acesso aos Menus.
Após serem liberados nas permissões de perfil dos usuários teremos acesso as customizações no módulo Educacional através do caminho: Módulo Educacional | Educacional | Customização| Contrato PJ | Cadastros | Parâmetros
Detalhamento do processo
A interface customizada estará disponível em: TOTVS Educacional | Customizações | Contrato PJ| Cadastros |Parâmetros
- Situação de Matrícula - Matriculado: Informar as situações de matrículas que o aluno deve estar para possibilitar o vínculo ao Contrato PJ.
- Situação de Matrícula - Liberação de Vaga: Informar as situações de matrículas que indicam liberação de vaga no contrato. O SGE irá bloquear a alteração de situação de matrícula para as informadas nesse parâmetro, caso o aluno esteja vinculado ao contrato PJ. Para realizar tal alteração, o aluno deverá ser desvinculado anteriormente.
- Situação de Matrícula - Finalizado: Informar as situações de matrículas que indicam que o contrato está finalizado e que o serviço foi prestado. Essa informação será enviada para o CRM/Perseus para que o contrato PJ não seja cancelado.
- Situação de Matrícula - Cancelado: Informar as situações de matrículas que serão alteradas na matrícula do aluno sempre que o contrato PJ for cancelado.
- Número dias para alterar data início da turma PJ : Informar a quantidade de dias antes do início da turma permitido para alteração da data de início da turma.
Pré Requisitos
O Contrato PJ será cadastrada no sistema CRM/Perseus e será integrado ao SGE para que os alunos sejam devidamente associados a esse contrato.
Os alunos deverão estar devidamente matriculados dentro do SGE para que possam ser vinculados aos Contratos PJs.
Detalhamento do Processo
O processo para vincular/desvincular alunos a um contrato PJ, estará disponível no módulo Educacional | Matrícula e Avaliação | Matrículas | Processos | Vincular/Desvincular Contrato PJ
Processo Vincular Aluno
Segue resumo do processo para vincular alunos ao contrato PJ:
- O usuário do SGE efetua a matrícula do aluno, que está parametrizada para gerar automaticamente um contrato educacional (próprio aluno fica como responsável). O contrato é gerado sem parcela financeira, já que não utilizam planos de pagamento.
- O usuário vincula (rotina customizada) a matrícula criada ao Contrato PJ no SGE, que foi gerado pelo CRM através da API.
- A customização identifica o contrato individual do aluno, associado a matrícula, e altera o responsável financeiro para o responsável do contrato PJ.
Para minimizar erros de usuário na reutilização do contrato (passo 3), a customização irá verificar as seguintes regras:
- Ao vincular alunos: Não será permitido alunos com contrato oriundo do Salesforce ou com Contrato de Gratuidade. Para isso a customização irá identificar a gratuidade através dos seguinte cadastros:
- Matriz Curricular/dados adicionais do curso/flag de curso gratuito.
- No curso habilitação e matrícula no período letivo/condição do aluno/gratuidade regimental.
Não será permitido alunos com contrato com parcelas. Caso exista, ele precisará ser excluído manualmente por um usuário com essa permissão.
Será permitido o vínculo do aluno quando o contrato individual existente não possuir parcela financeira ou quando o aluno não possuir contrato (a customização altera o responsável ou inclui um novo contrato).
Importante
- Não será permitido vincular aluno a um contrato PJ que não esteja com situação de matrícula que indica Matriculado (informado nos parâmetros).
- Não será permitido vincular aluno a um contrato PJ caso ele já tenha contrato para aquela turma (seja gratuidade ou originado do SalesForce)
- Não será permitido vincular alunos de turmas diferentes ao mesmo contrato (proposta) PJ.
- Poderão ser selecionadas várias matrículas ao mesmo tempo para realizar o vínculo ou desvínculo ao contrato PJ.
- Não será permitido vincular alunos em contrato PJ sem vagas disponíveis.
- Contratos onde não tenha sido preenchido o campo Turma serão processado sem relação da turma.
Pré Requisitos:
Os Contratos PJ deverão ser criados no CRM/Perseus e integrados ao SGE.
Detalhamento do Processo:
Após integração dos contratos PJ ao SGE, os mesmos poderão ser consultados acessando o menu Educacional | Customização | Contratos PJ | Contratos PJ
Informações da tela de contratos:
Também poderão ser consultados os alunos vinculados a esses contratos acessando Anexo | Alunos Vinculados:
Detalhamento do Processo:
O Contrato PJ dentro do SGE será identificado por 3 status:
- Não Iniciado: será o status original do contrato PJ. Indica que a turma ainda não foi iniciada.
- Iniciado: Indica que a turma já foi iniciada e será controlado pela data de iníco no cadastro da turma, quando esta for menor que a data atual.
- Finalizado: Indica que o contrato já foi finalizado seja por ter atingido a data final da turma ou por pelo menos um aluno ter sua situação de matrícula indicando "finalizado". As situações de matrícula que indicam status finalizado estarão informadas nos parâmetros da customização.
Para que o status dos contratos sejam atualizados, deverá executar o processo disponível em Educacional | Customização | Contratos PJ | Cadastros| Atualiza Status do Contrato PJ. Esse processo poderá ser executado manualmente, sempre que necessário, ou poderá ser agendado para que seja executado automaticamente.
Pre Requisitos
A validação de alteração da data inicial será realizada somente para Turmas associadas a contrato PJ.
O limite de dias para alteração da data inicial da turma deverá ser informada nos parãmetros da customização.
Detalhamento do Processo
A alteração da data iniciada da turma PJ poderá ser realizada acessando o menu Educacional | Currículo e Oferta | Turmas
Se a turma for de um contrato PJ e já tiver alunos vinculados , só será permitida a alteração da data inicial da turma se esta obedecer a quantidade de dias mínima para início da turma informada nos parâmetros.
Por exemplo:
- Quantidade de dias informada nos parâmetros: 5
- Data atual: 29/09/2022
- Data mínima para alteração: 05/10/2022
Se tentar alterar a data para 04/10/2022 ou anterior, não será permitido.
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