Manual básico CMNET RESERVAS

INFORMAÇÕES IMPORTANTES:

VHF – Sistema de Front Office do hotel (PMS).

HOTVWeb – Extranet onde é feita a transmissão da disponibilidade das tarifas, uhs e contratos cadastrados no sistema PMS do hotel para os sistemas das agências/empresas.
Todos os cadastros são realizados no sistema VHF, por isso no HOTV só é possível fazer consultas, o mesmo é o espelho do que está cadastro no sistema VHF. Exceto gerenciamento da disponibilidade (abertura e fechamento de UH) que é feito direto no HOTV Web e cadastro de informações da unidade, como fotos, localização, descrição de quartos, serviços, salas, politicas e etc.

O que migra do VHF para o HOTV Web?
- Cadastro de UH, Tarifas, Contratos, Pacotes, Disponibilidade de tarifas, Disponibilidade de aptos, Alteração de Status de Reservas.

O que migra do HOTV Web para o VHF?
- Reservas, Cadastro de Cliente.

Quanto tempo leva para que os dados sejam transmitidos entre o VHF x HOTV e vice e versa?
- Existe um integrador instalado no servidor que se chama iCMNet e este é responsável por fazer a integração entre as duas plataformas. O integrador está configurado para fazer conexão de 30 em 30 minutos, ou seja, este é o tempo que leva para que os dados sejam transmitidos de um lado para o outro.

CADASTROS/MIGRAÇÃO

UH – Para o cadastro de uma UH migrar para o CMNet Reservas (HOTV) é necessário que dentro do cadastro da UH a Sigla ICMNet seja preenchida. (Cadastro → UH → Tipo de UH)

No HOTV Web é possível ver o cadastro de UH na guia Cadastro // UHS // Tipo de UH. O hotel deve completar as informações faltantes para que o cadastro da UH nos canais linkados ao CMNet Reservas apareça por completo.

CADASTRO CLIENTE – O cadastro de cliente para o CMNet Reservas pode ser feito de duas formas:

1. Enviando o Cadastro do Cliente do HOTV Web para o VHF.

Guia Cadastro → Empresa → Buscar a Empresa → Clicar em Enviar no final da página.

Após a próxima conexão (pode levar até 30 minutos) vá ao VHF na guia CMNet → Cadastro de Agente → Busque a empresa e clique em Importar.

Ao clicar em importar o cadastro será redirecionado para a tela de cadastro de cliente, onde será necessário apenas conferir os dados e preencher o Tipo de Cliente na guia Dados do cliente e Crédito.

2. Cadastrando Manualmente.

No VHF Guia: Cadastros → Cliente → Cliente→ Incluir → É necessário preencher todos os campos obrigatórios.

Depois do cadastro realizado é necessário correlacionar o código CMNet ao cadastro do cliente:

No VHF Guia: CMNet → Correlacionamento → Buscar a Empresa → No Campo Código do Cliente no CMNet deve ser inserido o código da agência (o código que termina com SB).

ATENÇÃO: O procedimento de Correlacionamento de Agente só é necessário realizar quando o cadastro do cliente é realizado manualmente.

CADASTRO TARIFA

No VHF em Cadastros → Rate Management → Tarifa

Campos Obrigatórios:

ATENÇÃO: Dentro da mesma categoria de tarifa não podem ter duas ou mais tarifas válidas passando pelo mesmo período. Dentro da categoria de Tarifa as tarifas devem se completar, ou, se houver mais de uma tarifa para o mesmo período dentro de uma categoria de tarifa, deve ser feito o gerenciamento da disponibilidade destas tarifas no calendário de tarifas do VHF em Cadastros → Yield Management → Disponibilidade das tarifas, deixando sempre apenas uma tarifa de cada categoria disponível para venda por dia.

Importante: para que seja feito o gerenciamento da disponibilidade das tarifas no calendário, é necessário no cadastro da tarifa na guia Yield Management ser marcada a opção 'usa calendário de tarifa'.

A flag Tarifa promocional - BAR quando marcada, permite que esta tarifa esteja disponível na tela de sugestão tarifaria do grid de disponibilidade do hotel (caso a mesma esteja aberta para venda no calendário de tarifas), permitindo efetuar reservas nesta tarifa. 

Exemplo de tarifas se completando:

CATEGORIA DE TARIFA CHAMADA: BEST AVAILABLE RATES

TARIFA BAR 1 com validade de 01/01/2023 à 31/03/2023

TARIFA BAR 2 com validade de 01/04/2023 à 31/05/2023

TARIFA BAR 3 com validade de 01/06/20237 à 31/09/2023

No HOTV Web é possível visualizar o cadastro de tarifas na guia Cadastros → Tarifas buscando por nome ou por categoria de tarifa:

Já o calendário de tarifas abertas e fechadas no dia, a visualização é possível ser feita na Guia Disponibilidade → Disponibilidade das tarifas. Todas as tarifas fechadas para venda aparecem com a letra F e as abertas em branco. Note no calendário abaixo que para este hotel existe apenas um grupo de tarifas abertas por dia, exceto a Balcão que deve ficar aberta sempre.

CADASTRO CONTRATO

No VHF em Cadastros → Rate Management → Contrato Normal

Campos Obrigatórios:

Importante ter apenas uma politica de cancelamento de cada tipo.

ATENÇÃO: O contrato deve ser atrelado à uma tarifa específica OU à uma categoria de Tarifas.

Para visualização do contrato no HOTV acesse a Guia Cadastro → Contrato → Normal. 

Selecione a folha ao lado do campo Agencia ou empresa, localize a empresa pelo nome ou código SB (Codigo da Agêncoa/Empresa) ou ainda pelo PCC. Ao clicar em Consultar aparecerão os clientes disponíveis. 

Clique em cima do nome que está no campo Razão Social para selecionar o cliente. O mesmo ficará marcado em vermelho. Dê Confirmar ao final da tela para volta a tela anterior e visualizar o contrato a este cliente atrelado.

Os contratos aparecerão listados na tela e para visualizar os detalhes do contrato, basta clicar em cima do nome que está na coluna 'nome do contrato'

CADASTRO PACOTE

No VHF em Cadastros → Rate Management → Pacote

Nº DE DIAS: Informe o número de dias do pacote. Este número de dias é o mínimo de pernoites que o cliente precisará utilizar, para que possa fazer uso do pacote. Além disso, ele não deve ultrapassar a quantidade de dias do período de vigência do pacote.

FIXO: Indique Fixo, caso deseje que seja mantido o preço do pacote após o término do mesmo.

Exemplo:
    Características do Pacote: 
    Mínimo de noites: 3. 
    Máximo de noites: 4.
    Sendo este pacote Fixo.
    Tarifa: R$ 450,00 por noite.
    Total do Pacote de 4 noites: R$ 1.800,00.

Um pacote com total de 4 noites (Reveillon), iniciando-se em uma quarta-feira (data de chegada) e finalizando (data de partida) em um domingo.
Neste exemplo, caso uma reserva atenda ou não o número de noites do pacote, neste caso 4 noites, o VHF sempre calculará o valor total da reserva com base no mínimo de 3 noites, ou seja, multiplica 3 (mínimo de noites) por R$ 450,00 e, em seguida, divide pelo total de noites da reserva.

Logo:
    Em uma reserva de 3 noites, a diária será R$ 450,00, total: R$ 1.350,00.
    Em uma reserva de 2 noites, a diária será R$ 675,00, total: R$ 1.350,00.
    Em uma reserva de 1 noite, a diária será R$ 1.350,00, total: R$1.350,00.

O sistema sempre respeitará o valor mínimo de noites para gerar o valor total do pacote. Em seguida, dividirá o total do pacote gerado pelo total de noites da reserva.

Para cobrar o valor total do pacote, basta colocar no número mínimo de noites o total de noites do pacote.

VARIÁVEL: Indique Variável, caso não deseje cobrar o valor total do pacote, e sim, o valor diário, indiferente do número de noites. Seguindo o exemplo acima, quando esta opção estiver marcada, o VHF desconsiderará o número mínimo de noites e cobrará o valor de R$ 450,00 de diária.

Portanto:
    Em uma reserva de 3 noites, a diária será R$ 450,00, total: R$ 1.350,00.
    Em uma reserva de 2 noites, a diária será R$ 450,00, total: R$ 900,00.
    Em uma reserva de 1 noite, a diária será R$ 450,00, total: R$ 450,00.

OBRIGATÓRIO NO VHF: Selecione este campo, para que seja obrigatório o uso da tarifa associada ao pacote em uma reserva, que atenda às condições de período, número de dias e número máximo de dias, existentes no pacote.

CANCELAMENTO: O preenchimento da Política de Cancelamento é Obrigatório para migração do pacote. Importante ter apenas uma politica de cancelamento de cada tipo.

TRANSMITE PARA O CMNET: Transmite para o CMNet Reservas (Hotv Web) para vendas online.

OBRIGATÓRIO NO CMNET: Pacote obrigatório sobrepõe todos os outros produtos (tarifas) e o não obrigatório é disponibilizado junto com outros produtos (tarifas) cadastrados.

Para visualizar os pacotes no HOTV Web, basta acessar a guia Cadastro → Pacote. Para detalhes de cada pacote, clique em cima do nome que está na coluna 'Nome do evento/pacote'.

DISPONIBILIDADE NO HOTV WEB

Guia: Disponibilidade → Disponibilidade por Período

No grid da disponibilidade por período é possível verificar a porcentagem disponibilizada da disponibilidade física de cada UH para venda no CMNET.

Exemplo:  Existem 10 UHS LUXO DUPLO CASAL no hotel, porém para venda será disponibilizado apenas 50%, ou seja, somente 5 UHs estarão disponibilizadas para venda no CMNet Reservas.

Para ver a quantidade de uhs por dia em cada categoria, selecione a opção Manutenção na guia Disponibilidade:

Para efetuar o fechamento de vendas para o CMNet Reservas, selecione a opção Disponibilidade → Disponibilidade por período, opção Modificar Disponibilidade por período.

Na tela abaixo, informe grupo de UH a ser realizado o gerenciamento, o tipo de UH, o percentual disponível para venda, data inicial e final e clique em atualizar grade.

Para fechamento de vendas coloque em percentual a quantidade zero.

Para abertura de vendas, coloque em percentual a quantidade 100%.

O fechamento das vendas acontece no mesmo momento da efetivação e para confirmar a ação feita, vá em Disponibilidade → Manutenção. Os dias que as uhs aparecem com quantidade zero em vermelho significam fechamentos manuais na data. Dias que a disponibilidade aparece com zero em preto significa que acabou a disponibilidade no PMS e por isso zerou no HOTV - lembrando que a atualização da disponibilidade acontece a cada 30 min entre VHF e HOTV.

Abertura de vendas é realizado na próxima sincronização entre VHF e HOTV.

Atenção: se a disponibilidade no HOTV estiver com zero em preto porque a disponibilidade acabou no PMS e neste dia voltar a ter aptos disponíveis no PMS, na próxima sincronização este apto volta para a disponibilidade do HOTV também. Agora se foi feito fechamento manual, mesmo que tenham aptos no VHF, os mesmos não voltam para o HOTV até que seja feita uma abertura das vendas manual deste dia.

CONSULTA DE RESERVAS

Para consulta de reservas no HOTV Web acesse o menu Reservas → Reservas e faça a busca pelos campos disponíveis.

Para acessar os detalhes da reserva, clique no número da reserva.