Controle de Documentos - Gestão de Transporte de Passageiros - P12

CONTEÚDO

1. Sobre
2. Como utilizar
   1. Órgãos Concedentes e obrigatoriedade de documentos
   2. Parâmetros de clientes e obrigatoriedade de documentos para fretamento contínuo
   3. Base de conhecimento
3. Tela Cadastro de Órgãos Concedente (GTPA000)
4. Tela Orçamento de Contrato(GTPA900)
5. Tabelas utilizadas

01. SOBRE

O controle de documentos é um processo que influencia a operação das viagens, seja qual for sua origem (proveniente de fretamento contínuo ou turismo ou mesmo uma viagem comum). Caso o documento necessário não esteja vinculado a viagem ou vencido, a operação da viagem não poderá confirmá-la.

02. COMO UTILIZAR

a) Órgãos Concedentes e obrigatoriedade de documentos

Através do cadastro de Órgãos Concedentes é possível realizar a amarração de documentos que são obrigatórios para a operação das viagens que ocorrem pelos serviços desses órgãos. A obrigatoriedade pode ser definida com período de vigência para determinados documentos, ou simplesmente, deixar sempre obrigatório.

Fluxo

• • Acessar o módulo de Transporte de Passageiros (88-SIGAGTP)
  • Menu Atualizações > Cadastros > Órgãos Concedentes (GTPA000)
  • No browse da rotina, selecione o cadastro de órgão que se deseja vincular os documentos obrigatórios, e altere o cadastro.
  • Clique na aba Tipo de Documentos para editar os documentos obrigatórios.
  • Preencha os campos:
    • Cód. Docto. (Código do Documento)¹: Tipo de Documento que será vinculado
    • Tp. Recurso (Tipo de Recurso): campo que é engatilhado de acordo com o documento selecionado (campo anterior) com o tipo de recurso ao qual o documento está relacionado (colaborador, veículo e órgão concedente)
    • Descr. Docto (Descrição do documento): Nome do documento
    • Data Inicial: Define a partir de qual data o documento se torna obrigatório para o órgão. Se for sempre obrigatório, deve-se deixar o conteúdo em branco. 
    • Data Final: Define até qual data, o documento será obrigatório. Se for sempre obrigatório, deve-se deixar o conteúdo em branco.
    • Data Máxima: Data limite da vigência do documento (quando é Tp. Recurso = Órgão). Após esta data, a operação será bloqueada para o serviço da linha do órgão. 
    • Status (estado): O conteúdo desse campo condiz se o documento em questão estará ativo, inativo ou vencido. São válidos os documentos ativos.
    • Apl. Fretam.: Identifica se o documento será avaliado para as viagens de tipo fretamento contínuo.
    • Apl. Turismo.: Identifica se o documento será avaliado para as viagens de tipo fretamento de turismo.

    • Apl. V. Reg.: Identifica se o documento será avaliado para as viagens de tipo regular (viagens rodoviárias).

Importante: As datas (inicial e final) não são editáveis para os documentos relacionados a colaboradores e veículos. Somente para documentos de origem do órgão que permite a edição destes campos.

Ressalta-se que os documentos listados aqui, independente de sua origem (tipo colaborador, veículo ou órgão), serão obrigatórios* para a operação das viagens que ocorrem em serviços que utilizam o órgão concedente em questão. Os documentos serão obrigatórios conforme sua origem, nos processos de alocação de recursos (quando a origem for colaborador ou veículo) ou na confirmação da viagem (para todas as origens) de acordo com o tipo de viagem (regular, fretamento contínuo ou turismo)

Para efeitos de documentação de referência (este texto que se lê), o exemplo usado é o que se segue nas imagens.

Exemplo 01: Motorista sem CNH, porém fora do período de obrigatoriedade exigida pelo Órgão

A CNH (colaborador) será obrigatória para as viagens de fretamento (contínuo e turismo) e regulares, desde que a operação da viagem ocorra dentro do período 20/12/2022 a 28/12/2022 (data inicial e final). Se a viagem ocorrer fora deste período, o documento não seria obrigatório (é um exemplo hipotético). Se as datas estivessem em branco, a CNH sempre seria obrigatória.

O motorista do exemplo, não possui o vínculo de CNH (não há uma CNH listada), somente o documento de sanidade (novamente, é um exemplo hipotético)

Durante a alocação do motorista, na rotina Monitor Operacional (GTPA290), para uma viagem (do órgão em questão) com data diferente do período de obrigatoriedade, nesse caso a data da viagem é 10/01/2023, será possível efetuar a alocação do motorista, mesmo não possuindo a CNH listada em sua relação (do motorista) de documentos.

Exemplo 02: Motorista sem CNH, dentro do período de obrigatoriedade exigida pelo Órgão

A CNH (colaborador) será obrigatória para as viagens de fretamento (contínuo e turismo) e regulares, desde que a operação da viagem ocorra dentro do 01/01/2023 a 31/01/2023 (data inicial e final). 

Voltando para a alocação realizada no exemplo anterior (exemplo 01), a viagem está dentro do período de obrigatoriedade. Assim, a CNH que é obrigatória pelo órgão nesse período que o motorista não tem, será criticada e não será possível realizar a alocação dele.

b) Parâmetros de Clientes e obrigatoriedade de documentos para Fretamento Contínuo

O fretamento contínuo também pode possuir obrigatoriedade de documentos que o cliente possa vir a exigir, durante o processo de contratação do serviço. Qualquer documento exigido pelo cliente se somará aos documentos exigidos pelo órgão concedente (caso exista).

Fluxo

• Acessar o módulo de Transporte de Passageiros (88-SIGAGTP)
• Menu Atualizações > Fretamento Contínuo > Parâmetros de clientes (GTPA904)
• Pode-se incluir, ou alterar um registro existente, uma relação de documentos exigidos (obrigatórios) para qualquer cliente

A exigência da documentação, pode ser avaliada da seguinte forma:

1. Contrato: Durante o processo de inclusão do contrato.
2. Apuração: Dentro do processo de apuração de contrato existente
3. Ambos: Tanto na inclusão do contrato quanto na apuração do mesmo.
   
   

Toda obrigatoriedade sempre é relacionada a um único cliente, ou seja, cada cliente tem sua própria regra de exigências.

Lembrando que se o Órgão Concedente  vinculado possuir exigências, estas serão acumulativas as exigências relacionadas no processo de Parâmetro de Cliente de Fretamento Contínuo

Os campos a serem preenchidos são:

No cabeçalho:

• Cliente (identificador do código do cliente): Número do identificador do cadastro do cliente.
• Loja (identificador da filial do cliente): Número do identificador de filial do cadastro do cliente.
• Status (estado): Diz se a obrigatoriedade da relação de documentos exigidos está em atividade (1- Ativo; 2- Inativo).

Na Grid Inferior:

• Tp Documento: identifica qual cadastro de documento é obrigatório.
• Periodicidad: indica qual é a grandeza de medida da vigência utilizada para definição de período: 1- Ano, 2- Meses e 3- Dias.
• Período: qual a quantidade da medida selecionada no campo Periodicidad.
• Data: A data que inicia a validade do documento.
• Expira: campo preenchido automaticamente. Através do que fora preenchido nos campos Período e Periodicidad, esse campo será preenchido com a data final da validade do documento.
• Exigência: o campo exigência diz respeito ao qual etapa do processo de fretamento contínuo, o documento será avaliado: 1- Contrato, 2- Apuração e 3- Ambos (ver explicação acima).

Exemplo

Efetuando o cadastro da relação de documentos do cliente para o contrato de fretamento contínuo.

Na rotina de Orçamento de contratos de fretamento contínuo (GTPA900), é possível escolher quais os documentos exigidos pelo cliente serão avaliados para o contrato. Duas formas existem para este processo. Uma delas, no momento em que se está criando o contrato (inclusão), caso o cliente selecionado para o contrato possua a listagem dos documentos exigidos (como mostrado acima), o novo contrato passa a possuir a lista de documentos daquele cliente. a Outra forma se dá através de Outras Ações > Documentos Operacionais. A partir da interface que é aberta, o usuário poderá incluir documento a documento ou, utilizar a opção (Outras Ações > Copiar Documentos de Cliente)

Na opção (Outras Ações) Gerar o Contrato, para os contratos de clientes que possuem documentos exigidos, será apresentada pergunta para CheckList dos Documentos Operacionais. Este checklist poderá ser acessado, posteriormente, em Outras Ações >Checklist Documentos Operacionais. Esta tela listará os documentos exigidos do cliente. Dessa maneira, o usuário responsável pelo processo de contrato de fretamento, poderá checar se tais documentos existem e estão válidos.

As validações relacionadas ao tipo de Documento ocorrerão durante a alocação de recursos.

c) Banco de Conhecimento

Os documentos adicionados em cada uma das interfaces permite o armazenamento dos documentos utilizando a estrutura de Banco de Conhecimento.

Os arquivos serão armazenados na pasta definida no parâmetro MV_DIRDOC ( Diretório destino onde serão armazenados os arquivos do banco de conhecimentos.)  por padrão \DIRDOC, ou seja pasta DIRDOC dentro de Protheus_Data.

Para Armazenar arquivos a um registro clique duas vezes sobre o ícone pasta  na coluna Anexo de cada uma das entidades de controle de documentos

Irá carregar a rotina de Banco de Conhecimento, onde será possível incluir novos arquivos clicando em Outras Ações > Wizard

Clique em Selecionar >

Localize o arquivo e clique em Avançar

Digite uma Descrição e defina Palavras Chaves para o arquivo caso necessário e clique em Finalizar >

Clique em Salvar >

Apartir desse momento não é necessário ações

O ícone da pasta estará como a marcação verde indicando que existe Anexo para aquela exigência documental.

03. TELA Órgão Concedente(GTPA000) 

Principais Campos e Parâmetros

04. TELA Orçamento de Contrato(GTPA900) 

Principais Campos e Parâmetros

05. TABELAS UTILIZADAS

• H68 - Tipos Documentos X Órgãos     
• H69 - Doctos X Orçamento Contrato