Portal de Solicitações

CONTEÚDO

1. Visão Geral
2. Configuração
3. Utilização

01. VISÃO GERAL

Esta funcionalidade disponibiliza um portal Web configurável, onde o titular dos dados pessoais pode realizar suas solicitações, agilizando a comunicação com o controlador dos dados pessoais e o registro da demanda no TOTVS Privacidade de Dados.

É possível, através do TPD, gerar um portal contendo características visuais que transmitam a identidade da empresa, como logomarca, cores e textos de boas-vindas. Após definidas as características visuais do portal, o controlador receberá uma URL para incluir na sua página Web.

Pelo portal será possível registrar todas as solicitações que estão disponíveis no TOTVS Privacidade de Dados, de forma que o encarregado de dados só precisará conferir se as solicitações inseridas pelos titulares via portal atendem aos requisitos, antes de encaminhá-las para processamento.

02. CONFIGURAÇÃO

Para habilitar esta funcionalidade, deve-se acionar o ícone Configurações e a opção Configurações do menu, e em seguida, clicar na aba Portal.

Na tela, serão mostradas as seguintes opções:

• Habilitado: campo que, quando marcado, indica que a funcionalidade está ativa para uso. 

Se desmarcado, o portal não é exibido quando se utiliza a URL de portal fornecida e uma mensagem de aviso aparece no lugar.

• URL do portal: mostra o caminho para acessar o portal de solicitações gerado. Esta informação deve ser incluída no site do cliente, para que os titulares dos dados pessoais possam realizar as solicitações.
• Copiar URL: botão que copia para a área de transferência do computador a informação exibida no campo URL do portal. 
• Visualizar: botão que abre uma tela simulando a aparência do portal com as parametrizações feitas até o momento.

• Logotipo: campo contendo o caminho para a imagem do logotipo da empresa. A imagem deve estar na Web.
• Texto de introdução: texto que será exibido no topo do portal de solicitações, logo abaixo do logotipo. Informe um texto que oriente o titular no preenchimento das informações do portal, forneça dicas a respeito das solicitações disponíveis ou qualquer informação que seja relevante para permitir o correto preenchimento do formulário.
• Cor de fundo da página: Campo contendo o código da cor de fundo do portal. Esse código segue o padrão hexadecimal de cores.
• Cor do texto: Campo contendo o código de cor do texto. Também segue o padrão hexadecimal.
• Tamanho da fonte do texto: Campo contendo o tamanho da fonte do texto, em pixels. Ex: 10, 12, etc.

03. UTILIZAÇÃO

Acessando a URL gerada na etapa de configuração, se a funcionalidade estiver habilitada, será exibido um formulário para registrar a demanda sobre os dados pessoais do titular.

O preenchimento do formulário segue os passos abaixo:

1. Seleção do tipo de solicitação: clicando sobre o campo, aparecem as seguintes opções:

• Saber quais dados pessoais a empresa possui (consulta de dados pessoais).
• Solicitar a exclusão dos meus dados pessoais (anonimização de dados pessoais).
• Saber como meus dados pessoais são tratados (consulta a registro de tratamento de dados pessoais).
• Solicitar correção de um ou mais dados pessoais (outras solicitações).

2. Indicação da forma de relacionamento com a empresa: permite ao titular designar qual é a forma de relacionamento com a empresa (vínculo), direcionando a ação a ser realizada. É possível selecionar a opção que considera todos os vínculos, caso o titular não tenha certeza. Desta forma, a ação a ser realizada será mais abrangente.

3. Preenchimento dos dados do solicitante: nesta etapa, deve-se informar o nome do titular dos dados pessoais e um e-mail para contato, que será validado após submissão do formulário. Neste e-mail serão enviadas notificações informando o andamento da solicitação, e o resultado, quando a solicitação for concluída.

4. Informação dos dados de identificação do titular: aqui, deve-se informar os documentos que permitam localizar o titular e associá-lo aos seus dados pessoais. A quantidade de campos disponíveis para preenchimento varia conforme a opção de relacionamento com a empresa (vínculo) selecionada.

5. Fornecimento de anexos que comprovem a identidade do titular: para segurança e garantia da autenticidade da solicitação, é necessário subir imagens ou arquivos dos documentos informados na etapa anterior. Estes documentos serão validados pela empresa, antes de dar seguimento na solicitação.

6. Submissão do formulário e conclusão do fluxo: após clicar no botão Enviar, será gerado um código de registro da solicitação e uma mensagem será enviada para o endereço de e-mail informado no formulário. 

A solicitação só será registrada após a confirmação do e-mail de contato.