DR - Contabilidade - Lançamentos Contábeis - Aprovação de Alçadas (MC)

CONTEÚDO

Visão Geral
Conceito
Requisitos Necessários
Parametrizações da Funcionalidade
Relatório de Detalhamento de Lotes/Alçadas

01. VISÃO GERAL

Rotina para realizar aprovação de lotes com lançamentos contábeis manuais e envio de e-mail utilizando o conceito de alçadas.

Versão do Sistema MC - 1.45.0 BD 27.00

Abas na tela de <<Lançamentos>> intituladas de “Parametrização Alçada e Lotes Pendentes”.
Aba na tela de <<Empresa>>Configurações Empresas> intitulada de "Conf.E-mail".
Relatório <<Ferramentas>>Gerar Relatórios> intitulado de Detalhamento de Lotes/Alçadas

02. CONCEITO

Essa funcionalidade viabiliza a aprovação de lotes contábeis gerados exclusivamente de forma manual com evento de partida simples, ou seja um debito para um credito.

Utilizado o conceito de esteira de aprovação, onde são cadastrados aprovadores do menor nível para o maior nível. onde consideramos:

Analista ou Operador → menor nível
Gestor → maior nível

Tanto o envio de e-mail o quanto a aprovação de lotes segue o conceito de esteira, ou seja, somente após o primeiro aprovador realizar a ação o próximo aprovador inicia sua ação.

A rotina conta nível máximo de quatro aprovadores e os requisitos necessários e parametrizações devem ser observados para a correta funcionalidade.

IMPORTANTE

Lotes manuais gerados antes da configuração das alçadas não estará disponível para aprovação;
Lotes manuais gerados antes de alterações nas alçadas não estará disponível para aprovação;
Lotes não aprovados pelas alçadas não sensibilizam o Balancete e Balanço;
Lotes não aprovados pelas alçadas sensibilizam apenas o Razão Contábil;
Lotes aprovados por todas as alçadas não pode ser excluído, ou seja, deve ter um movimento de estorno;
Usuário aprovador não pode ser o mesmo que gerou o lote manual.

03. REQUISITOS NECESSÁRIOS

Importante avaliar os cadastros de perfis dos usuários aprovadores no Módulo de Segurança para atualização se necessário.

Efetuar a ligação do usuário ao perfil - verificar a ligação do usuário com a p perfil.

Atualizar o nível do perfil - Neste exemplo o Auditor é o nível 4 no Módulo de Segurança porque ele é hierárquico ou seja o Auditor é subordinado ao Gestor.

Para exemplificar criamos a seguinte estrutura no Módulo de Segurança, lembrando que esse cadastro tem o conceito de hierarquia do menor para o maior.

Usuário 1 – (AUDITOR)

Usuário 2 – (CONTABIL)

Usuário 3 – (CTRINTER)

Usuário 4 – (ADMSISTEM)

04. PARAMETRIZAÇÕES DA FUNCIONALIDADE

Acessar o Sistema MC

→ Parametrização do e-mail remetente

→ A função desse cadastro é definir o remetente que irá enviar e-mails aos aprovadores cadastrados, informando que há lotes pendentes de aprovação.

Atenção - É importante que esse endereço seja válido para que o envio, visto que os aprovadores não serão informados sobre as aprovações e deverão acessar a base sem os avisos para efetuar a aprovação .

O cadastro de e-mails não é obrigatório para a utilização da aprovação dos lotes, ou seja, os aprovadores deverão acessar a base de forma regular para verificar a existência de lotes pendentes de aprovação.

O processo de alçadas foi desenvolvido no conceito de esteira de aprovação e o envio de e-mail seguiu da mesma lógica:

Quando os lotes manuais são gerados e fechados um e-mail para cada lote é gerado para informar a primeira alçada que há lotes pendentes de aprovação;
Quando o aprovador da primeira alçada efetuar a aprovação, um e-mail por lote é enviado para informar a segunda alçada que há lotes pendentes de aprovação;
Quando o aprovador da segunda alçada efetuar a aprovação, um e-mail por lote é enviado para informar a terceira alçada que há lotes pendentes de aprovação;
Quando o aprovador da terceira alçada efetuar a aprovação, um e-mail por lote é enviado para informar a quarta alçada que há lotes pendentes de aprovação.

Observações Importantes:

Caso haja lotes específicos da primeira alçada, após a aprovação os demais aprovadores não receberão e-mail;
Pode ser cadastrado um ou mais e-mails de aprovadores;
Caso haja alteração de aprovador ou e-mail do aprovador, a regra é a mesma para alçada, ou seja, a alteração deve ser feita antes da geração do lote manual.

→ Parametrização das alçadas e e-mail dos destinatários

Conceito de alçada requer que todos os lotes manuais passarão por uma esteira que consiste em ter a aprovação de mais de um aprovador de acordo com o valor do lote. Exemplo: Na faixa 1, basta apenas um aprovador, na faixa dois, são dois aprovadores e assim sucessivamente.

Atenção - A parametrização dessa tela deve impreterivelmente ocorrer antes da geração de lotes manuais.

Aqui temos o oposto do Modulo de Segurança, ou seja, o primeiro nível é o aprovador de menor nível e o quarto nível é o aprovador de maior nível hierárquico.

Pela regra o nível do perfil da linha acima deve ser menor que a linha subsequente e por esse motivo o nível 4 deve ser o primeiro, o nível 3 o segundo, o nível 2 o terceiro e o nível 4 o último. Caso contrário o sistema apresentará a mensagem:

Após a parametrização das alçadas, os lotes manuais seguindo os critérios apresentados nesse documento que forem gerados vão aparecer na aba de Lotes Pendentes no perfil dos usuários aprovadores.

Os lotes podem ser aprovados ou rejeitados. Caso sejam rejeitados, um motivo é incluído e voltam para o inicio da esteira para correção e nova aprovação.