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Falando de documento externo...
Documento externo é a publicação de um link de acesso externo à plataforma, que possui as mesmas propriedades de um documento comum, porém é necessário informar uma URL de acesso externo.
Quando é utilizado o protocolo de transferência HTTPS (Hyper Text Transfer Protocol Secure) somente é possível incluir documentos externos que direcionem para um local que também utilize esse protocolo.
Incluir documento externo
Para efetuar essa ação, é necessário que o usuário tenha permissão de gravação no local escolhido.
01. No local desejado para a criação do documento, acionar Novo, localizado na barra de ações da parte superior esquerda da janela.
02. Acionar Documento externo.
Ao acionar essa opção, é exibida a janela na qual é possível incluir um documento no modo avançado, ou seja, que permite definir as propriedades do documento.
03. Inserir uma descrição que identifique o novo documento.
04. Na aba Informações gerais, inserir as informações solicitadas.
A maioria das informações requisitadas nessa aba são comuns em todos os documentos, por isso podem ser conferidas na documentação sobre Propriedades do documento.
05. Acionar a aba Documentos relacionados.
Essa aba permite relacionar ao documento externo, um outro documento que seja útil para o leitor. Ver imagem.
- Para adicionar um documento relacionado:
- Acionar Adicionar.
- Digite o nome ou código do documento que deseja inserir e acione Buscar ou acione a tecla Enter.
- Selecione o documento a ser relacionado, por meio dos filtros "Por código" ou "Por título".
- Acionar Confirmar.
- Para remover um documento relacionado:
- Acionar o ícone referente ao documento relacionado.
Quando houver um documento relacionado, o usuário pode acessar as propriedades através do botão Ações do documento > Visualizar propriedades. Com isso, na área Lista de documentos relacionados, será possível clicar sobre o documento em questão e visualizá-lo.
06. Acionar a aba Aprovação e definir os critérios de aprovação para o documento externo, se desejado.
07. Acionar a aba Segurança e definir os critérios de segurança para o documento externo, se desejado.
08. Acionar Salvar.
Visualizar documento externo
01. Localizar e acionar o nome do documento externo que se deseja visualizar.
02. Visualizar o seu conteúdo.
Solicitar permissão adicional em documento externo
Essa opção é apresentada somente para usuários que não são administradores.
01. Localizar o documento externo para o qual se deseja solicitar permissões adicionais.
02. Posicionar o mouse sobre o nome do documento externo.
03. Acionar Solicitar permissões adicionais, localizado no quadro exibido com as informações gerais do documento externo.
Definir prioridade para documento externo
Para efetuar essa ação, é necessário que a coluna Prioridade esteja sendo apresentada. Caso não esteja, verifique o item Visualizar prioridade do conteúdo da pasta.
01. Localizar o documento externo para o qual se deseja definir prioridade.
02. Na coluna Prioridade clicar sobre o espaço correspondente à prioridade.
03. Inserir uma prioridade numérica para o documento externo e pressionar a tecla Enter no teclado.
A priorização de pastas ou de documentos é utilizada exclusivamente para ordená-los pela sua prioridade na navegação de documentos. É possível definir prioridade para todos os tipos de documentos que podem ser publicados.
Para visualizar o conteúdo de uma pasta ordenado por sua prioridade, basta efetuar um clique sobre a coluna Prioridade.
Efetuar ação social para documento externo
Para efetuar essa ação, é necessário que o usuário tenha permissão de leitura no local escolhido.
01. Localizar o documento externo para o qual se deseja efetuar uma ação social.
02. Acionar o ícone correspondente à ação social desejada, localizado na área de ações sociais ao lado direito do nome do documento externo.
Acompanhar documento externo
01. Localizar o documento externo que se deseja acompanhar.
02. Acionar o ícone Notificar, localizado depois da área de ações sociais ao lado direito do nome do documento externo.
Definir documento externo como favorito
01. Localizar o documento externo que se deseja definir como favorito.
02. Acionar o ícone Adicionar aos favoritos, representado por uma estrela e localizado ao lado direito do nome do documento externo.
Renomear documento externo
Para efetuar essa ação, é necessário que o usuário tenha permissão de modificação no documento escolhido.
01. Localizar o documento externo que se deseja renomear.
02. Acionar Mais opções, localizado ao lado direito do nome do documento externo, e acionar Renomear.
03. Incluir o novo nome e acionar Renomear.
Editar documento externo
01. Localizar o documento externo que se deseja editar.
02. Acionar Mais opções, localizado ao lado direito do nome do documento externo.
03. Acionar Propriedades.
04. Editar as propriedades desejadas.
A maioria das informações requisitadas nessa aba são comuns em todos os documentos, por isso podem ser conferidas na documentação sobre Propriedades do documento.
05. Acionar Confirmar.
Restaurar versão do documento externo
01. Localizar o documento externo do qual se deseja restaurar uma versão antiga.
02. Acionar Mais opções, localizado ao lado direito do nome do documento externo.
03. Acionar Propriedades.
Copiar documento externo
01. Localizar e selecionar o documento externo que se deseja copiar para outro local.
02. Acionar Copiar, localizado na barra de ações da parte superior esquerda da janela.
Recortar documento externo
01. Localizar e selecionar o documento externo que se deseja recortar para outro local.
02. Acionar Recortar, localizado na barra de ações da parte superior esquerda da janela.
Espelhar documento externo
01. Localizar e selecionar o documento externo do qual se deseja criar um documento espelho.
02. Acionar Espelhar, localizado na barra de ações da parte superior esquerda da janela.
Remover documento externo
01. Localizar e selecionar o documento externo que se deseja eliminar.
02. Acionar Mais, localizado na barra de ações da parte superior esquerda da janela.
03. Acionar Remover.
Fique atento!
Esta documentação é válida a partir da atualização 1.7.0 - Lake. Se você utiliza uma atualização anterior, ela pode conter informações diferentes das quais você vê na sua plataforma.