Cuentas por pagar son compromisos representados por compra de mercaderías, servicios, sueldos, impuestos, alquiler, préstamos, aportes, máquinas, insumos para producción, etc.
La rutina Cuentas por pagar del sistema Microsiga Protheus controla todos los documentos, también llamados títulos, pagados por la empresa y que pueden ser: facturas de crédito, cheques, notas pagarés, anticipos, pagos anticipados, facturas, etc. La información registrada contribuye en la toma de decisiones sobre todos los compromisos de la empresa, que representan el desembolso de recursos y están atribuidas a los siguientes criterios:
Nota
Los tipos de títulos identifican el dinero referente a un determinado ingreso o gasto. Estos deben definirse en la tabla 05 (Tipos de títulos) del módulo Configurador o en la rutina Tipos de títulos.
La inclusión de un título en la cartera por pagar puede realizarse de forma manual (inclusión individual de los títulos por medio de digitación) o automática (a partir de las facturas de entrada, siempre y cuando, el módulo Compras y/o Stock y costos estén integrados al módulo Financiero).
Nota
Para que el título se genere automáticamente, es necesario que los módulos de Compras y/o Stock y costos estén implantados e integrados, pues el proceso depende de la recepción de documentos de entrada y de los pedidos de compra.
El registro de Cuentas por pagar está elaborado de la siguiente manera:
Factura de entrada creada en el módulo Stock y costos | Títulos generados en el Cuentas por pagar |
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101010 (6.000) en 6 cuotas de 1.000 | 101010 A - 1.000 101010 B - 1.000 101010 C - 1.000 101010 D - 1.000 101010 E - 1.000 101010 F - 1.000 |
Para que la configuración de las cuotas sea en la forma alfabética, es necesario que el parámetro MV_1DUP tenga en su contenido la letra A, sin embargo, para división de cuotas de manera numérica, informe la opción 1.
Los títulos deben agruparse por modalidad, permitiendo de esta manera la generación de resultados (informes) de forma estructurada y organizada, siendo una poderosa herramienta de gestión.
La opción de desdoblamiento permite la generación de diversos títulos a partir de uno, teniendo todos el mismo valor (cuota), o el valor dividido por el número de cuotas (total).
La facturación, cuando está integrada, genera títulos por pagar por medio de la rutina Actualización de comisión. Estos títulos se mostrarán por el estándar con la opción COM y su prefijo se definirá por la configuración del parámetro MV_3DUPREF.
El sistema realiza el seguimiento del historial de los proveedores, como mayor saldo, media y mayor atraso, y el control de saldos por pagar como valor vencido, por vencer, etc.
En la liquidación de los títulos, el sistema ofrece facilidades en el tratamiento de Empresa vs. Banco, con pagos automáticos y emisión de cheques. La baja de los títulos por pagar puede realizarse de forma manual o automática, individual o por lotes recibidos de los bancos.
Los títulos que deben considerarse para fines de flujo de caja pueden controlarse, pues en la inclusión de cuentas por pagar el sistema actualiza este flujo y efectúa los asientos contables por medio de parámetros definidos y de los asientos estándar.
En este diagrama conozca la información que considera la funcionalidad de la rutina:
Antes de comenzar con el procedimiento de inclusión, pulse la tecla [F12] para realizar la parametrización de la rutina que considera los siguientes criterios:
Campo: | Descripción |
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¿Muestra Asiento Contab? | Indica, por medio de la selección entre las opciones Sí y No, si el asiento contable debe mostrarse si la contabilidad fuera on-line. Ejemplo: Sí. |
¿Contab. Tít. Provis? | Indica, por medio de la selección entre las opciones Sí y No, si deben contabilizarse los títulos provisionales. Ejemplo: No. |
¿Inf. Ctas en el prorrateo? | Indica, por medio de la selección entre las opciones Sí y No, si deben mostrarse los campos para digitación de las cuentas a débito y a crédito en el prorrateo del título. Ejemplo: Sí. |
¿Contabiliza on-line? | Indica, por medio de la selección entre las opciones Sí y No, si la contabilidad será on-line, es decir, en el momento de hacer efectiva la transacción uno a uno (inclusión de título, baja, generación de cheque, borrado, etc.) o si se contabilizará off-line, donde todos los asientos no efectuados on-line se contabilizan en un proceso de lote. Ejemplo: No. |
¿Generar Cheq. p/ Anticip.? | Indica, por medio de la selección entre las opciones Sí y No, si debe generar cheque para títulos de anticipo. De esta manera el sistema habilitará el campo Cheque en la inclusión del pago anticipado y cuando se informa su número, ocurre el movimiento bancario. Ejemplo: Sí. |
¿Prorratea valor? | Indica el valor para utilizarse en el prorrateo de cuentas por pagar. Dispone de las opciones Bruto (Valor del título más los impuestos) y Neto (valor sin los impuestos). Ejemplo: Bruto. |
¿Agrupa asiento contable? | Indica, por medio de la selección entre las opciones Sí y No, si los asientos contables del prorrateo deben agruparse en una única línea, siempre y cuando, las cuentas, centro de costo, ítem y clase de valor sean iguales en los asientos efectuados. Ejemplo: No. |
¿Muestra prorrateo borrado? | Indica, por medio de la selección entre las opciones Sí y No, si debe mostrarse la pantalla de prorrateo en el borrado del título. Ejemplo: Sí. |
¿Mov. Banc. sin cheque? | Indica si debe generar movimiento bancario si el campo Genera Chq.p/Anticip. se hubiera completado con la opción No. Dispone de las opciones:
Ejemplo: No. |
¿Genera prorrateo? | Para situaciones en las que se utilizan múltiples modalidades, indica si el prorrateo se generará como modalidad/centro de costo. Para los valores de los impuestos, se aplicará solamente si la opción de prorrateo del valor se informara como neto. Dispone de las opciones Título y Título/Impuestos. Ejemplo: Título. |
Incluir prorrateo de un título proveniente de un módulo diferente del Financiero. | Seleccione el título y vaya a la opción Modificar, acceda a la solapa Contable y diríjase al campo Prorrateo (E2_RATEIO) por medio de la selección entre las opciones Sí y No, debe mostrarse la pantalla de prorrateo. Ejemplo: No. Obs. Para esta situación el título no puede estar contabilizado. |
En la página principal de la rutina están a disposición estas opciones:
Permite la inclusión de información de los documentos/títulos que la empresa debe pagar.
Al seleccionar esta opción, elija la Sucursal deseada y haga clic en Ok.
La información debe completarse de acuerdo con las orientaciones descritas en Principales campos.
Vea también más funcionalidades puestas a disposición en Otras acciones.
Campo: |
Descripción |
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Prefijo: |
Permite identificar un conjunto de títulos que pertenecen al mismo grupo o sucursal. Después de informar el prefijo, este se considera parte integrante de la clave de acceso al título. Nota Para que la configuración de las cuotas sea en la forma alfabética, es necesario que el parámetro MV_1DUP tenga en su contenido la letra A, sin embargo, para división de cuotas de manera numérica, informe la opción 1. |
N. Título: |
Informe el número del título. Ejemplo: FIN000024 |
Cuota: |
Informe la cuota del título. El sistema permite el control de los desdoblamientos de un título. Ejemplo: 1 |
Tipo: |
Clasifica el título por su finalidad. Los tipos están registrados en la tabla 05 (Tipos de títulos) del módulo Configurador o en la rutina Tipos de títulos. Si fuera necesario, utilice el recurso de Consulta estándar para seleccionar el título y completar el campo. Ejemplo: TX (esta sigla corresponde a título de tasas). Nota Tipos especiales
Títulos provisionales Se utiliza para hacer la provisión de ingresos que ocurrirán para presupuestos/flujo de caja. En la implantación del título debe indicarse el tipo PR o es necesario informar su condición en el campo Tipos de títulos. Para hacerlo efectivo, debe utilizarse la opción Sustituir informando el código/tienda del cliente/proveedor.
Anticipos Identifica un título que obtuvo pago anticipado (PA), es decir, antes de la emisión de la factura, hubo el pago parcial o total del título. El saldo bancario se actualiza on-line, ya que existe la entrada/salida de dinero en el Banco. En la implantación del título debe indicarse el tipo RA o PA o informarse como cobranza/pago anticipado en el campo Tipos de títulos. A continuación, deben informarse los datos referentes al anticipo: Banco, agencia, cuenta y cheque (solamente para pagos). La generación de pago anticipado (PA) puede efectuarse de acuerdo con la configuración del parámetro MV_PABRUTO siendo:
El estándar del sistema es incluir un PA calculando el valor de los impuestos sobre el valor bruto del anticipo, generando el título referente al valor neto y los títulos para cada impuesto retenido. En el pago anticipado también es posible retener el INSS generando un título del tipo INA para el pago del impuesto. Para esto, el contenido del campo Calcula INSS debe ser igual a Sí. El paquete completo involucra algunas rutinas:
Notas de créditos Se utiliza para indicar que existen notas de crédito/débito en clientes o proveedores. En estos casos, el saldo bancario no se actualiza. En la implantación de una nota de crédito debe indicarse el tipo NCC o NDF o informarse como Nota de crédito/Nota de débito en el campo Tipos de títulos.
Descuentos Se utiliza para indicar la existencia de valores que deben descontarse en el título. Siempre está vinculado a un título principal. Para implantar un título de descuento, debe indicarse el tipo AB o el tipo indicado como Descuento en el campo Tipos de títulos. Debe digitarse el prefijo, número y cuota del título principal o marcar el título principal y digitar el tipo referente al descuento. Nota Si el sistema encontrara títulos con claves parecidas, de acuerdo con la clave del descuento que se está incluyendo, se mostrará una pantalla con los títulos para selección del título correcto que se descontará. Ejemplo:
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Modalidad: |
Identifica la procedencia de la modalidad del título y permite la consolidación por este ítem, así como el control presupuestario. Si fuera necesario, utilice el recurso Consulta estándar para seleccionar la modalidad del título y completar el campo. Ejemplo: ISS Aviso Este campo no estará disponible para modificación, cuando el título por pagar esté contabilizado o dado de baja. |
Proveedor: |
Informe el código del proveedor. Si fuera necesario, utilice el recurso de Consulta estándar para seleccionar el proveedor registrado y completar el campo. Ejemplo: FIN061 |
Tienda: |
Informe el código que identifica la tienda del proveedor. Ejemplo: 01 |
Nombre proveedor |
Muestra el nombre del proveedor. Se completa automáticamente, de acuerdo con el contenido definido en el campo Proveedor. Ejemplo: Proveedor PJ |
Fch. Emisión: |
Fecha de emisión del título. Ejemplo: 17/12/2015 |
Vencimiento: |
Informe la fecha de vencimiento nominal del título considerando también las posibles prorrogaciones. Ejemplo: El título número FIN000024 tiene su vencimiento el 17/12/2015, pero por cuestiones comerciales con el proveedor, hubo una prorrogación de 10 días para su pago. De esta manera, este campo debe completarse con la fecha del 27/12/2015. Nota El sistema no permite una fecha de vencimiento inferior a la fecha de emisión del título. |
Vencto. Real: |
Fecha de vencimiento real del título calculada automáticamente a partir de la fecha informada en el campo Vencimiento. Ejemplo: 17/12/2015 Nota El sistema considera solamente los días útiles, es decir, verifica si la fecha del vencimiento será sábado, domingo o feriado y descarta estos días. También existe la verificación de los días de retención sugeridos por el Banco, que considera la transferencia de títulos del Banco a la cartera, y consecuentemente ajusta la cumplimentación del campo. |
Val. Título: |
Valor original del título en la moneda actual. Ejemplo: 1.835,62 |
Historial: |
Este campo permite realizar un breve comentario sobre el título. |
Saldo: |
El sistema mantiene en este campo el saldo actualizado del valor del título después de cada una de las transacciones efectuadas. Ejemplo: 1.835,62 |
Moneda: |
Código de la moneda en la cual se está informando el título. Moneda 1 = estándar monetario nacional y monedas de 2 a 5, de acuerdo con los criterios definidos en los parámetros MV_MOEDA2, MV_MOEDA3, MV_MOEDA4 y MV_MOEDA5, por medio del módulo Configurador. Ejemplo: 1 |
Val. R$: |
Valor del título expresado en moneda actual. Ejemplo: 1.835,62 |
Tasa moneda: |
Si se informa una tasa, ésta es se utilizará como base de conversión en el momento de la baja, en caso contrario, se utilizará la tasa contratada o la tasa de la moneda del día de la baja. |
Cód. Aprob.: |
Código del aprobador del título, de acuerdo con las reglas para aprobación simple o pertinencia de fondo fijo. Si fuera necesario, utilice el recurso Consulta estándar para seleccionar el aprobador del título y completar el campo. |