Controle de Acesso

O que é GDA?

GDA, sigla para Acesso Global a Dados em português, é um recurso de políticas de acessos e compartilhamentos de dados, permite que administradores controlem o acesso dos usuários ao CRM. Por consequência, esse gerenciamento aprimora a segurança dos dados, expondo apenas os dados relevantes para os usuários.

Como esse recurso é aplicável no Totvs CRM?

No módulo ADMINISTRATIVO há os sub módulos CONTROLE DE ACESSO e PAPÉIS. Por meio dessas funcionalidades, você pode estabelecer parâmetros para o acesso aos dados. Esses recursos são responsáveis por definir:

◉ A visibilidade dos usuários por meio do controle de acesso;

◉ Determinar se outros usuários poderão interagir com os registros criados por terceiros;

◉ Determinar hierarquia dos usuários, e

◉ Quais ações podem ser realizadas.

Em ACESSO GLOBAL A DADOS, é possível determinar quais as políticas que são aplicadas nas seguintes funcionalidades:

◉ AGENDAS;

◉ ATIVIDADES;

◉ CLIENTES;

◉ DOCUMENTOS;

◉ LEADS;

◉ OPORTUNIDADES;  

◉ ORDENS DE VENDA;

◉ PLANOS DE AÇÃO.  

Uma política agrupa todos os conceitos para definir quais ações podem ser feitas nos dados de uma funcionalidade, ou seja, uma política é o que define o que o usuário pode fazer em um registro. A política é composta por três escopos padrões, são eles:

Privado: corresponde que somente o usuário responsável pode ter ações e visibilidade sobre os registros.

Hierarquia de leitura: define que a hierarquia acima pode ler os registros dos usuários responsáveis.

Público de leitura: Define ser registro público, ou seja, todos os usuários da plataforma podem ter acesso a registros terceiros.

A quantidade do escopo é variável, por isso o objetivo é identificar qual escopo se encaixa com a sua realidade.

Para compreender as possibilidades de cada política, acesse as ações permitidas em cada escopo. As ações também podem variar entre: leitura, edição, deleção, transferência e compartilhamento.

Após escolher o escopo desejado, selecione a opção e confirmar.

Neste local é possível criar regras de compartilhamento de registros por funcionalidade. Esse recurso permite criar exceções automáticas em relação às políticas, ou seja, possibilita um maior acesso para usuários específicos.

Ao fazer uma regra de compartilhamento, é importante ressaltar que ao criar uma regra de compartilhamento para um determinado objeto todos os registros que atenderem as condições serão compartilhados. Exemplo: Compartilhando Oportunidades do Usuário A para o Usuário B todas as Oportunidades do Usuário A serão visíveis para o Usuário B.

Você pode criar regras de compartilhamento diferentes para seus objetos.

⒈ Em Administrativo, em Controle de Acesso, na aba Regras de compartilhamento, clique em ADICIONAR;

2. No campo descrição você pode nomear a regra. A descrição facilita o entendimento e ajuda na localização da regra criada;

3. No objeto é possível determinar qual funcionalidade é tratada no compartilhamento;

4. Ao selecionar o objeto, na tela será visível os níveis de acesso. Os níveis de acesso são as ações permitidas (similar na parte de políticas). Você pode determinar quais as ações devem ser aplicadas, que podem ser diferentes entre os objetos. Por exemplo, o Usuário pode definir para Oportunidade, os seguintes níveis de acesso: Leitura, escrita, transferência e compartilhamento. Já em Atividades, ele pode definir os seguintes níveis de acesso: Leitura, escrita, deleção, transferência e compartilhamento;

5. No campo "compartilhar de" é onde o objeto que será compartilhado (origem) deve ser selecionado. É possível compartilhar por usuário, grupo de usuários e papéis. Você pode selecionar vários registros e de diferentes tipos para criar sua regra de compartilhamento;

6. No campo "compartilhar com" segue a mesma lógica do anterior, aqui você seleciona para quem deseja compartilhar o objeto (destino);

7. Após esse processo, clique em SALVAR e o compartilhamento é realizado de maneira automática, tanto para os registros já existentes quanto para os novos. Com esse mecanismo, é possível reproduzir o cenário de hierarquia horizontal.

Por fim, o GDA também possibilita o compartilhamento manual nos módulos: Agenda, Atividades, Clientes, Documentos, Leads, Oportunidades, Ordens de Venda e Planos de Ação.

O compartilhamento manual é uma ferramenta que funciona de maneira semelhante a uma regra de compartilhamento, entretanto, no compartilhamento manual é possível compartilhar registros específicos com usuários, papéis ou grupos de usuários.

Esses registros podem ser compartilhados a partir dos seguintes módulos e submódulos:

◉ Agenda;

◉ Atividades;

◉ Documentos;

◉ Plano de ação;

◉ Clientes;

◉ Leads;

◉ Oportunidades;

◉ Vendas.

Estas são as ações permitidas:

◉ Leitura;  

◉ Escrita;  

◉ Transferência;  

◉ Compartilhamento.  

⒈ Acesse um dos módulos citados acima e desejado, clique sobre o ícone de compartilhamento;

2. Selecione o registro que deseja compartilhar e clique em compartilhar;

3. Em "compartilhar com" selecione com quem deseja compartilhar o registro;

3. Em "permissões" selecione as ações que deseja permitir e clique em confirmar.