TOTVS RH Atração de Talentos

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CONTEÚDO

01. VISÃO GERAL

Nesta página, será demonstrado como funciona o gerenciamento de eventos dentro do sistema de Recrutamento.

Para saber mais sobre como habilitar esta funcionalidade acesse a documentação do Marketplace.

02. CRIAÇÃO DE EVENTO

Para criar um evento, é necessário acessar a triagem de uma vaga, clicar nos três pontos de uma pessoa candidata e clicar em Criar evento. Também é possível ao acessar o perfil da pessoa candidata na Página de currículos, ir na aba de Eventos e clicar em Criar evento.


Após clicar, um menu lateral é aberto para que os dados do evento sejam inseridos, que são:

Título do Evento: Nome que será atribuído ao evento. Este campo é obrigatório. (Dado enviado a pessoa candidata).

Data e Hora: Nesta aba é possível incluir todos os possíveis horários para que a pessoa candidata possa escolher dentre eles. É necessário a inclusão de pelo menos uma opção de horário para salvar.

  • Não existe um impedimento de salvar com datas anteriores ao dia atual.
  • Para a pessoa candidata, datas anteriores a atual não serão mostradas.
  • Caso não tenha mais nenhuma data futura para escolha, a pessoa candidata pode enviar um aviso que não possui datas mais válidas.
  • É possível incluir opções de agendas com intercessão.
  • Há um limite de 10 opções de agenda por evento.
  • Não é possível incluir opções de agendas duplicadas para o mesmo evento.
  • Não é possível incluir opções de agendas em que a hora inicial é maior que a hora final.

Não há validação de concorrência entre eventos, ou seja, é possível criar dois eventos com agendas idênticas, o que pode resultar em sobreposição de horários.

O Fuso horário é sempre considerando o de Brasília (UTC-3). Caso esteja em um fuso diferente é necessário converter o horário para o correto.

  • Exemplo: Se estiver em Rio Branco o fuso horário é UTC-5, ou seja, se quiser marcar uma agenda as 10h no horário de Rio Branco deve ser colocado às 12h no formulário.

Descrição: Nesta aba é possível incluir uma breve descrição do que se trata o evento para ser enviado para a pessoa candidata. Não é obrigatório, mas é limitado a no máximo de 1000 caracteres. 

Pessoas Candidatas: Nesta aba é possível cerificar para quem o evento está sendo criado. 

Ainda não é possível criar eventos para mais de uma pessoa candidata. Estamos trabalhando nesta possibilidade.

Co-participantes: Nesta aba é possível incluir outros participantes internos da empresa, devidamente cadastrados no ATS, caso necessário. Campo não obrigatório

  • É possível incluir até 10 co-participantes.
  • Apenas usuários que possuem as permissões "Visualizar a vaga" e "Visualizar os detalhes da vaga", estarão disponíveis na lista de pessoas aprovadoras.
  • Regras dependentes do sistema terceiro integrado e das configurações feitas pela empresa nele: 
    • Na ausência do recrutador, o co-participante, não externo, poderá autorizar a entrada da pessoa candidata na sala virtual.
    • Se a pessoa candidata for um colaborador da empresa (como em seleções internas), não será necessária autorização para ingressar na sala virtual.

Tipo de Evento: Nesta aba é apresentado qual é a integração selecionada e qual o tipo de evento que esta sendo gerado. E algumas observações sobre os eventos: 

  • Os eventos serão criados em seu Google Calendário.
  • Alterações devem ser realizadas somente aqui no TOTVS RH Atração de Talentos.
  • Ajustes realizados diretamente na agenda do evento não serão aplicados aqui.
  • O link ficará disponível na aba eventos dentro do currículo.

Hoje só existe a integração com o Google Agenda (GSuite) e criamos eventos somente do tipo videochamada.

Ao clicar para salvar a pessoa candidata receberá um e-mail avisando da criação do evento e também os coparticipantes receberam um e-mail avisando que foram inclusos em um evento.

No e-mail que a pessoa candidata receber com o convite de agendamento, aparecerá o nome da página de carreiras. Certifique-se de que o nome está adequado.

03. VISÃO NO CURRÍCULO

Ao entrar na página de currículos da pessoa candidata haverá uma aba chamada Eventos. Nela serão apresentados os eventos criados para a pessoa candidata referentes a vaga.

Para todos os status de integração, o título do evento será exibido no topo do card, acompanhado de uma tag indicando seu status. Os status possíveis são:

  • Aguardando confirmação: Indica que o evento está aguardando a escolha de uma opção de agendamento pela pessoa candidata.
  • Agendamento solicitado: Ocorre após a pessoa candidata selecionar uma opção de agendamento, permanecendo assim até que o evento seja criado pela integração.
  • Agendado: Indica que o evento foi criado pela integração e incluído na agenda da pessoa candidata, do recrutador e dos co-participantes, se houver.
  • Reagendado: Aparece quando um evento foi reagendado e a nova data já foi aceita pela pessoa candidata.
  • Sem disponibilidade: Indica que a pessoa candidata informou não ter disponibilidade dentro das opções oferecidas pelo recrutador.
  • Sem horário disponível: Aparece quando não há mais opções de agendamento disponíveis, ou seja, todas as datas já passaram.
  • Cancelado: Status atribuído quando o evento é cancelado pelo recrutador.
  • Encerrado: Indica que o evento agendado já passou da sua data de término.
  • Erro na integração: Aparece quando ocorre uma falha ao tentar criar o evento pela integração.

Quando há um erro na integração é necessário criar um novo evento ou incluir manualmente na agenda.

a. EDIÇÃO

Ao clicar para editar um evento o mesmo menu lateral da criação é aberto com os dados preenchidos do evento. Nesta tela é possível editar todas as informações do evento enquanto o status for Aguardando confirmação. Após a pessoa candidata escolher uma opção de agenda não é possível mais editar as opções horários, sendo necessário utilizar o Reagendamento. 

A edição fica disponível para todos os status menos os de Erro na integração e Cancelado e somente Administradores ou quem criou o evento pode editar.

b. REAGENDAR

Ao reagendar um evento o mesmo menu lateral da criação é aberto com os dados preenchidos do evento. Nesta tela é possível editar todas as informações do evento e ao clicar em salvar o evento volta para o status Aguardando confirmação, e a pessoa candidata recebe um e-mail avisando sobre o reagendamento.

O reagendamento fica disponível para todos os status menos os de Aguardando confirmação, Erro na integração e Cancelado e somente Administradores ou quem criou o evento pode reagendar.

Nos casos em que o evento já tiver sido integrado, ou seja, já existir na agenda do recrutador, da pessoa candidata e dos co-participantes, ele será removido e um novo será criado somente após o aceite da pessoa candidata.

Edição X Reagendamento

  • Edição
    • É utilizada para alterar todos os dados do evento enquanto a pessoa candidata não tiver aceitado o convite.
    • Após a escolha de um horário, só é possível fazer alterações pontuais que não envolvam horários, como o título ou a adição de novos co-participantes
    • Não há envio de e-mail avisando que houve mudanças no convite.
  • Reagendamento
    • É utilizada quando é necessário remarcar o evento ou mandar novos horários quando não há disponibilidade.
    • Se o evento já foi marcado ele deixa de existir até um novo horário seja escolhido pela pessoa candidata.
    • A pessoa candidata é notificada por um e-mail avisando dessa necessidade de escolha de um novo horário.

c. REENVIAR CONVITE

Ao clicar para reenviar um convite, um novo e-mail notificando do evento é enviado à pessoa candidata para avisá-la que possui eventos pendentes de sua ação.

Esta ação fica disponível somente para o status Aguardando confirmação e somente Administradores ou quem criou o evento pode reenviar.

d. CANCELAR

Ao cancelar é apresentado um menu com a necessidade de inclusão de uma justificativa que será enviada para a pessoa candidata. Todos os envolvidos no evento recebem uma notificação avisando que o evento foi cancelado com a justificativa enviada e se o evento já existia na agenda ele também é removido. É possível cancelar um evento em qualquer status do evento, menos os já cancelados e somente Administradores ou quem criou o evento pode cancelar.

e. VISUALIZAR

A opção de visualizar esta disponível para usuários que não são os criadores de um evento e Administrador. Nela é aberto o menu lateral com todos os campos bloqueados somente para a visualização das informações.

04. FLUXO DE PESSOA CANDIDATA

Ao receber o convite do recrutamento a pessoa candidata tem a opção de selecionar uma das opções de horário, informar indisponibilidade ou caso não tenha mais nenhum horário disponível para escolha. Em todos os três casos são enviados e-mails informativos para o criador do evento, sendo que ao escolher um horário os coparticipantes são avisados também.

Para saber mais sobre o fluxo de aceite do convite de evento acesse a documentação de Evento do Sistema de Candidatos.

05. Outros

Caso uma vaga seja finalizada, congelada ou cancelada e nela existam candidaturas com eventos pendentes (Não cancelados ou encerrados) todos esses eventos serão cancelados. Assim, será apresentado uma caixa de texto para incluir uma justificativa para ser enviada para todas as pessoas candidatas com eventos pendentes no momento da mudança de status da vaga.


  • Sem rótulos