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Nota Fiscal Eletrônica

Objetivo

Permitir ao cliente Datasul usufruir dos benefícios gerados pela utilização da Nota Fiscal Eletrônica – NF-e. A implantação do conceito de Nota Fiscal Eletrônica na empresa trará mudanças significativas no processo de emissão e gestão das informações fiscais, trazendo grandes benefícios para os contribuintes e as administrações tributárias.

Visão Geral

A nota fiscal eletrônica substitui a nota fiscal modelo 1 e 1A em todas as hipóteses previstas na legislação em que estes documentos possam ser utilizados. Para que o sistema possa efetuar a emissão da NF-e, é necessário que algumas informações sejam configuradas no EMS2.

Nota:

Além dessas configurações existe a necessidade da configuração da Arquitetura de Comunicação da NF-e, porém essa deve ser providenciada por um usuário administrador.

O processo de emissão da NF-e é simples e se parece muito com o processo de emissão normal de notas fiscais. A grande diferença está na utilização de uma série definida como NF-e e na impressão do DANFE, por intermédio da função Emissor DANFE (FT0516).

De acordo com a parametrização efetuada para o estabelecimento (CD0403), é possível optar em utilizar o layout do EMS ou da SEFAZ, quando optado pelo layout da SEFAZ, será possível optar pelo envio da mensagem de forma automática através da aplicação de transmissão ou efetuar a transmissão manual através da aplicação disponibilizada pela SEFAZ/SP.

A seguir é apresentado o Fluxo Normal de Cálculo da NF-e utilizando aplicação de transmissão:

•  Cálculo da Nota Fiscal por intermédio de uma das funções do processo Cálculo de Notas Fiscais. Esse processo já contempla a geração automática do XML da Nota Fiscal Eletrônica, sendo que quando da confirmação do cálculo de uma nota fiscal, por intermédio dos programas padrões Datasul EMS 2, estando o sistema corretamente parametrizado e utilizando uma série previamente identificada para emitir NF-e para o estabelecimento, a NF-e será automaticamente enviada para o SEFAZ que irá responder dentro do prazo máximo de 3 minutos a solicitação de uso da NF-e.

•  Aguardo da autorização de uso pelo SEFAZ (esse tempo pode variar de um a três minutos de acordo com a capacidade de processamento da SEFAZ do estado). Durante esse tempo é possível calcular outras notas fiscais; entretanto, é necessário acompanhar o retorno do SEFAZ para dar continuidade ao processo de emissão do DANFE.

•  Após o retorno positivo da autorização de uso, deverá ser feita a Impressão do DANFE para acobertar a circulação da mercadoria (não há necessidade de efetuar a impressão da nota fiscal, essa passa a existir somente em formato digital).

 

Nota:

Com o retorno positivo do SEFAZ também será possível integrar a Nota Fiscal com os demais módulos do Datasul EMS 2.

 

A seguir é apresentado o Fluxo Normal de Cálculo da NF-e utilizando transmissão manual utilizando a aplicação disponibilizada pela SEFAZ/SP:

•  Cálculo da Nota Fiscal por intermédio de uma das funções do processo Cálculo de Notas Fiscais. Esse processo já contempla a geração automática do TXT da Nota Fiscal Eletrônica, sendo que quando da confirmação do cálculo de uma nota fiscal, por intermédio dos programas padrões Datasul EMS 2, estando o sistema corretamente parametrizado e utilizando uma série previamente identificada para emitir NF-e para o estabelecimento, o arquivo magnético da NF-e (TXT) é automaticamente salvo em um diretório previamente especificado nos parâmetros do estabelecimento.

Nota:

Também é possível utilizar a função Geração de Mensagem NF-e (FT0910), para selecionar um intervalos de notas e gerar um único TXT com mais de uma nota fiscal.

•  Utilizar o Software Emissor NF-e disponibilizado pela SEFAZ/SP para gerar o envio do TXT da NF-e.

•  Aguardo da autorização de uso pela SEFAZ (esse tempo pode variar de um a três minutos de acordo com a capacidade de processamento da SEFAZ). Durante esse tempo é possível calcular outras notas fiscais; entretanto, é necessário acompanhar o retorno do SEFAZ para dar continuidade ao processo de emissão do DANFE.

•  Após o retorno da SEFAZ, deverá ser feita a atualização da situação na NF-e no Datasul EMS 2, por intermédio da função Monitor NF-e (FT0909), podendo essa situação ser “Uso Autorizado”, “Uso Denegado” ou “Documento Rejeitado".

Nota:

Com o retorno positivo do SEFAZ também será possível integrar a Nota Fiscal com os demais módulos do Datasul EMS 2.

•  Após o retorno positivo da autorização de uso, deverá ser feita a Impressão do DANFE para acobertar a circulação da mercadoria (não há necessidade de efetuar a impressão da nota fiscal, essa passa a existir somente em formato digital).

Importante:

Quando optado por utilizar o layout da SEFAZ, existe a possibilidade de efetuar customizações, independente da transmissão por intermédio de aplicação de transmissão ou transmissão manual. Essas customizações podem ser efetuadas para alimentar as tabelas temporárias que contém todos os campos que podem ser enviados para a SEFAZ. Para mais detalhes sobre a customização, é necessário acessar o Manual Técnico, o qual contém a definição de todas as tabelas e campos, bem como todos os pontos do programa que podem ser chamados para alimentar cada uma das tabelas.

 

Em algumas situações a NF-e pode ter seu Uso Rejeitado pela SEFAZ. Nesse caso, é necessário corrigir a informação inconsistente e efetuar um novo envio da NF-e a SEFAZ, conforme apresentado no fluxo a seguir:

•  Cálculo da Nota Fiscal.

•  Autorização de uso pela SEFAZ rejeitada.

Nota:

Os casos em que uma NF-e pode ser rejeitada podem ser visualizados no Manual de Integração do Contribuinte no Portal da Nota Fiscal Eletrônica disponibilizado pelo Ministério da Fazenda.

 

•  Modificação de Dados da Nota Fiscal (FT0502) e novo envio por intermédio do botão "Envia XML da Nota Fiscal Eletrônica".

•  Uso autorizado pela SEFAZ.

Nota:

Caso o uso ainda tenha sido rejeitado, é necessário manutenir a nota e efetuar um novo envio, conforme descrito no item anterior ou efetuar a inutilização do número, conforme descrito a seguir.

 

•  Após o retorno positivo da autorização de uso, deverá ser feita a Impressão do DANFE.

Já em outras situação que a nota fiscal teve seu Uso Rejeitado pela SEFAZ ou não foi gerada não é possível corrigir a nota para reenvio ao SEFAZ. Nesse caso, é necessário que seja solicitado a inutilização da numeração da NF-e, conforme apresentado a seguir:

•  Cálculo da Nota Fiscal.

•  Autorização de uso pela SEFAZ rejeitada ou não geração da NF-e.

•  Inutilização da Nota Fiscal Eletrônica (FT2201).

•  Inutilização autorizada pela SEFAZ.

•  Após o retorno positivo da inutilização da numeração, deverá ser feito os acertos necessário para efetuar o novo cálculo da NF-e.

A NF-e também pode ser cancelada, para isso é necessário que a mesma tenha seu uso autorizado pela SEFAZ, sendo que seu processo de cancelamento é idêntico ao processo normal, conforme apresentado no fluxo a seguir:

•  Cálculo da Nota Fiscal.

•  Uso autorizado pela SEFAZ.

•  Cancelamento de Nota Fiscal (FT2200) (somente notas fiscais com autorização de uso podem ser canceladas). Neste momento o sistema irá fazer nova conexão com o site da SEFAZ solicitando autorização para cancelar a NF-e.

•  Após o retorno da SEFAZ autorizando o cancelamento, a nota fiscal será cancelada no Datasul EMS 2.

Importante:

A diferença de um processo de cancelamento de uma NF-e e de uma inutilização é que uma nota fiscal só poderá ser cancelada quando ela tiver dado entrada no sistema da SEFAZ. Ao contrario de uma inutilização, que deverá ser feito para comunicar a Sefaz que quais os números da série de nota fiscal não foram enviadas e não serão mais enviados para a SEFAZ. Este processo é necessário, pois deve existir a seqüência de numeração da nota e qualquer quebra na numeração deve ser comunicada a SEFAZ.

O Sistema da nota fiscal eletrônica foi planejado para estar disponível, porem quando ocorrerem problemas, poderá ser utilizado a estratégia de contingência prevista no projeto da NF-e nacional. Uma das formas possíveis de contingência em caso de falha, que impeça o acesso da empresa ao ambiente da SEFAZ, é a emissão do DANFE em contingência, sem a transmissão imediata da NF-e correspondente.

A decisão de entrar em contingência ou aguardar a normalização da situação cabe ao Contribuinte.

Os DANFE’s em contingência deverão ser impressos em formulário de segurança, estampando a informação “DANFE emitido em contingência”. Deverá ser gerado em duas vias, sendo que uma das vias deve acompanhar a mercadoria, ficando a outra arquivada na empresa emitente para posterior apresentação ao fisco.

Quando terminada a contingência, é obrigatória a transmissão das NF-e’s correspondentes aos DANFE's emitidos na situação de contingência para a Sefaz-Origem. Ocorrendo erro que implique em rejeição de alguma destas NF-e, ela deve ser corrigida e retransmitida. Durante o processamento destas NF-e, a Sefaz-Origem não fará a verificação das hipóteses que podem resultar na Denegação.

Para as notas fiscais que foram processadas sem problemas, será retornado o número do protocolo e a chave de acesso da NF-e. Para as notas fiscais com problemas, será retornada a mensagem de erro descrevendo o problema.