Un registro de formulario es el conjunto de datos introducidos cuando se responde un formulario. Estos se publican dentro del formulario al cual pertenecen, en el mismo formato y con los mismos datos, correspondientes a los campos existentes en el formulario.
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Expandir/ocultar informaciones complementarias.
01. Después de activar la opción Nuevo registro de formulario en el formulario deseado, introducir la información solicitada en la pestaña Archivos de publicación.
02. Activar la pestaña Información general.
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Esta pestaña permite definir la información general de registro del formulario que se está publicando.
03. Introducir la información solicitada.
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La información requerida es:
Comentario
Breve descripción con información relevante sobre el registro de formulario y su contenido.
Tags
Rótulos atribuidos al registro de formulario para facilitar la búsqueda posteriormente. Las tags funcionan como palabras clave y permiten etiquetar el registro de formulario de manera más informal y personal. Se puede buscar el registro de formulario por navegación o en la búsqueda. Insertar con o sin el carácter "#" para activar el autocompletado de tags en el campo de tags. El autocomplete muestra una lista desplegable con las cinco tags más utilizadas a partir de los caracteres digitados después del carácter "#".
Descripción versión/revisión
Descripción de la versión/revisión actual del registro de formulario.
Versión/revisión
Número de la versión/revisión inicial del registro de formulario que está siendo publicado. Este campo únicamente está habilitado cuando se incluye un registro de formulario y cuando está marcado el campo «Control manual de la versión inicial», del recurso Parámetros generales de la guía de control en el Panel de control. Cuando el campo del Panel de Control no está marcado, se atribuye automáticamente la versión/revisión "1000" al registro de formulario y no se puede modificar. El formato de este campo es numérico (999.999), siendo que los tres primeros números representan la versión y los otros tres representan la revisión. Después de la primera publicación, la plataforma controlará automáticamente la evolución de las versiones y revisiones, y no permitirá que se alteren los números. Al seleccionar esta opción, el contenido del documento podrá ser alterado y la fecha original de creación del documento se modificará; esta pasará a ser la fecha de la última modificación realizada, debido a la creación de una nueva versión/revisión.
¿El documento caduca?
Cuando se marca, determina que el registro de formulario caducará en la fecha informada en el campo "Válido hasta". Caso contrario, el registro de formulario no caducará y la fecha informada en el campo "Válido hasta" no se considera. Esta opción se mostrará como marcada cuando el campo "¿Documento caduca?", del recurso Parámetros generales de la guía del Panel de Control, está marcado.
Período de notificación de caducidad
Período de anticipación – en días – a partir del cual se iniciará la emisión de notificación de caducidad del registro de formulario. Si se inserta cero (0) se considerará el número de días informado en los parámetros generales de la plataforma.
Válido desde
Fecha a partir de la cual estará disponible el registro de formulario para los usuarios – de acuerdo con los permisos de acceso. Esta fecha le permite al autor del registro de formulario agendar su visualización para los demás usuarios de la plataforma, ya que solo se exhibirá a partir de esta fecha. Cuando el registro de formulario solo es válido a partir de una fecha futura, para el autor aparece identificado con una flecha roja que representa que es un documento futuro. La fecha para publicación futura no puede ser menor que la fecha corriente y la publicación futura no envía e-mail de notificación (aprobación, nueva versión/revisión del documento etc.).
Válido hasta
Fecha a partir de la que el registro de formulario será considerado como caduco cuando la opción "¿Documento caduca?" se encuentre marcada. La fecha de caducidad es sugerida considerando el campo "Días de caducidad de documentos" – del recurso Parámetros de la guía Generales del Panel de Control – cuando tenga algún valor definido. Si el campo "Documento caduca" de este recurso no está marcado, esta fecha no se considera.
Tipo de documento
Tipo al cual pertenece el registro de formulario
Asunto
Asunto al cual está relacionado el registro de formulario.
Tipo de ícono
Elemento gráfico para representar el registro de formulario. Cuando no se selecciona el ícono, se asocia un ícono estándar.
Autor
Usuario autor del registro de formulario que está siendo creado.
Idioma
Idioma al cual está relacionado el registro de formulario. El idioma se utiliza para indexar la información del registro de formulario. La información indexada se utiliza en las búsquedas por contenido. Como estándar, se muestra el idioma determinado en las preferencias del usuario. Si no está definido en el perfil del usuario, se sugiere el idioma estándar definido en los Parámetros generales de la plataforma.
¿Notificar?
Cuando está marcado, determina que los usuarios que poseen el asunto relacionado al registro de formulario como asunto de interés, serán notificados sobre la publicación. Si el asunto relacionado al registro de formulario es obligatorio, todos los usuarios activos serán notificados, independientemente de que tengan o no el asunto como interés.
04. Activar la pestaña Documentos relacionados.
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Esta pestaña permite relacionar un documento ya publicado en la plataforma con el registro de formulario que está siendo publicado.
05. Activar Agregar.
06. Buscar y seleccionar el documento a relacionar con el registro de formulario que está siendo publicado.
07. Activar Confirmar.
08. Activar la pestaña Aprobación.
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Esta pestaña solo aparece si el formulario para el cual se está creando el registro de formulario no tiene criterios de aprobación.
09. Definir los criterios de aprobación para el registro de formulario.
10. Activar la pestaña Seguridad.
11. Definir los criterios de seguridad para el registro de formulario.
01. Buscar y activar el nombre del registro de formulario que se desea visualizar.
02. Visualizar su contenido.
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Al visualizar el registro de formulario se puede efectuar algunas acciones, tales como, ver sus propiedades, ver su información social, copiar su enlace, entre otras opciones. Puede obtener más información en Visualizar documento.
01. Buscar el registro de formulario para el cual desea solicitar permisos adicionales.
02. Posicionar el mouse sobre el nombre del registro de formulario.
03. Activar Solicitar permisos adicionales, ubicado en el recuadro que muestra la información general del registro de formulario.
01. Buscar el registro de formulario para el cual desea definir prioridad.
02. Introducir la prioridad que desea para el registro de formulario en la columna Prioridad.
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Puede obtener más información sobre la prioridad para registro de formulario en Definir prioridad para carpeta o para documento.
Si la columna Prioridad no aparece en el formulario en donde está el registro, se puede habilitar siguiendo los pasos de la ruta alternativa Visualizar prioridad del contenido de la carpeta en Carpeta..
01. Buscar el registro de formulario para el cual desea definir una acción social.
02. Activar el ícono correspondiente a la acción social deseada, localizado en el área de acciones sociales, ubicado a la derecha del nombre del registro de formulario.
01. Buscar el registro de formulario del que se desea hacer seguimiento.
02. Activar el ícono Notificar, localizado después del área de acciones sociales, a la derecha del nombre del registro de formulario.
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Puede obtener más información sobre el recurso Seguir en Seguir documento.
01. Buscar el registro de formulario que se desea definir como favorito.
02. Activar el ícono Agregar a favoritos, representado por una estrella, ubicado a la derecha del nombre del registro de formulario.
01. Buscar el registro de formulario que se desea renombrar.
Conozca más
Se necesita tener permiso de modificación en el registro de formulario para renombrarlo.
02. Activar Más opciones, ubicado a la derecha del nombre del registro de formulario.
03. Activar Renombrar.
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Al activar esta opción, aparece la ventana en donde se puede renombrar el registro de formulario. Puede obtener más información en Renombrar carpeta o documento.
01. Buscar el registro de formulario del que desea editar las propiedades.
02. Activar Más opciones, ubicado a la derecha del nombre del registro de formulario.
03. Activar Propiedades.
01. Buscar el registro de formulario del que desea restaurar una versión antigua.
02. Activar Más opciones, ubicado a la derecha del nombre del registro de formulario.
03. Activar Propiedades.
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Al activar esta opción, aparece la ventana en donde se puede restaurar una versión antigua del registro de formulario. Puede obtener más información en Restaurar versión de documento.
01. Buscar y seleccionar el registro de formulario del cual se desea crear un documento replicado.
02. Activar Replicar, ubicado en la barra de acciones de la parte superior izquierda de la ventana.
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Al activar esta opción, aparece la ventana en donde se puede concluir la creación de un documento replicado del registro de formulario. Puede obtener más información en Replicar documento.
01. Buscar y seleccionar el registro de formulario que se desea eliminar.
02. Activar Más, ubicado en la barra de acciones de la parte superior izquierda de la ventana.
03. Activar Eliminar.
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Al activar esta opción, aparece un mensaje informando que se ha eliminado el registro de formulario. Sin embargo, éste solo se elimina de la estructura de la navegación de documentos, y permanece en la Papelera de reciclaje. Cuando el Control de cuotas está activo, el espacio ocupado por el registro de formulario en la carpeta se liberará solo cuando este se elimine de la papelera de reciclaje. Más información sobre cómo restaurar o eliminar el documento definitivamente de la plataforma puede encontrarse en Papelera de reciclaje.