El elemento Inicio es la actividad inicial de un proceso e indica dónde comienza el flujo. Al iniciarse una nueva solicitud de proceso, esta será la primera actividad en ejecutarse.

Para eliminar el elemento del diagrama del proceso, solo tiene que activar Eliminar, representado por una papelera de reciclaje.

La información requerida es:

Descripción
Descripción de la actividad inicial del proceso.

Instrucciones
Instrucciones que facilitan la comprensión de la actividad en el proceso. Al preparar las instrucciones de una actividad, comúnmente se debe buscar información de otros archivos o sitios web. Existe el concepto de hiperlink que permite incluir el acceso a los documentos de la plataforma y también a direcciones en Internet a través de documentos externos, para evitar la replicación de la información y facilitar la navegación. Para hacer esto, se debe ingresar la tag [WD: 999999], en donde 999999 se debe sustituir por el código del documento en la navegación de documentos.

Expediente
El expediente al que se relacionará el inicio. Los expedientes están registrados en la plataforma y se utilizan para los cálculos de plazos y retrasos en las actividades del proceso. Por ejemplo, si el expediente informado se ha configurado como de lunes a viernes de 8:00 h a 18:00 h y existe una actividad con 1 hora de duración que se ha creado a las 17:30 h de un martes, su plazo de conclusión será el miércoles a las 8:30 h durante el transcurso del expediente.

Mecanismo de atribución
La forma cómo se seleccionarán los usuarios para ejecutar la actividad inicio. Solo aparecen los tipos de mecanismos de atribución que se pueden utilizar en actividades para el tipo Inicio. Al seleccionarse un mecanismo de atribución para una actividad del tipo Inicio, solo los usuarios devueltos por el mecanismo podrán iniciar una solicitud del proceso. Los mecanismos disponibles son:

• Atribución por asociación: cuando está marcado, determina que los usuarios que pueden realizar esta actividad serán los que surjan de la unión de grupo, del papel y/o del usuario específico.
• Atribución por grupo: cuando está marcado, determina que los usuarios que pueden realizar esta actividad serán todos los usuarios que pertenecen a un grupo.
• Atribución por papel: cuando está marcado, determina que los usuarios que pueden realizar esta actividad serán todos los usuarios que pertenecen a un papel.
• Atribución por usuario: cuando está marcado, determina que un usuario específico puede realizar esta actividad. 

Plazo de conclusión

• Por valor fijo: Tiempo dentro del cual se debe concluir la actividad. El valor en horas informado se considera, junto con el expediente seleccionado, para calcular el plazo límite de cierre de la actividad. Este plazo se considera desde el momento en que se recibe la actividad.

• Por campo de formulario: Cuando está marcado, se puede elegir un campo de formulario que definirá el plazo de la tarea a la que se está cambiando la propiedad.

Solicitar firma digital
Cuando está marcada, determina que se solicitará firma digital para concluir la actividad.

Confirma contraseña
Cuando está marcada, determina que el usuario debe ingresar su contraseña para concluir la tarea. Si ya está marcada en la configuración del proceso, esta opción cambiará a desactivada. Al enviar hacia adelante la actividad con confirmación de contraseña, se solicitará la contraseña del usuario que está ejecutando la tarea. Si la contraseña es incorrecta, el realizador de la actividad puede intentar el número de veces que fuera necesario. El movimiento del proceso se producirá cuando el realizador informe correctamente su contraseña. El historial del proceso tendrá una indicación de que el usuario confirmó su contraseña en el movimiento de la actividad en la solicitud. Importante: las actividades indicadas para el uso de confirmación de contraseña no pueden automatizarse mediante web services.

Inhibe la opción de transferencia
Cuando está marcado, determina que la ejecución de la actividad no puede ser transferida a otro usuario.

Actividad conjunta
Cuando está marcado, determina que la actividad debe realizarse por más de un usuario. De esta forma, la actividad solo se considerará cerrada y la solicitud movida cuando se llegue al porcentaje del consenso informado.

Porcentaje de consenso
Porcentaje de consenso necesario para considerar la actividad como finalizada. Este campo solo se habilita cuando se marca la opción Actividad conjunta.

Cuando es conjunta, nunca selecciona empleados: Al seleccionarse esta opción, se determina que esa actividad se le asignará a todos los usuarios en lista por medio del mecanismo de asignación definida. Cuando se selecciona esta opción el campo Actividad conjunta, se marca automáticamente y se deberá informar el porcentaje de consenso también.

Se puede obtener información sobre la configuración de mecanismos de atribución en Configurar mecanismos de atribución.

Al agregar una nueva regla, debe informar los siguientes campos:

Operador
Ninguno
Igual
Mayor
Mayor o igual
Menor
Menor o igual
Cualquier

Cantidad
Número de cantidad de archivos adjuntos que desea incluir.

Nombre
Nombre estándar o nombre del archivo. Ej.: server.log o *.log

Mensaje
Frase o aviso configurado, con respecto a los archivos adjuntos. Ej.: Adjuntar un archivo.

Para obtener más información sobre cómo configurar, acceda al ítem Configurar actividad - Reglas de archivos adjuntos.

La información solicitada es:

Notifica al responsable
Cuando se selecciona, determina que el responsable de la actividad será notificado por e-mail sobre su inicio.

Notifica al solicitante
Cuando se selecciona, determina que el responsable de la solicitud será notificado por e-mail sobre el inicio de esta actividad.

Notifica al gestor
Cuando se selecciona, determina que el gestor del proceso será notificado por e-mail sobre el inicio de esta actividad.

La información solicitada es:

Notifica al responsable
Cuando se selecciona, determina que el responsable de la actividad será notificado por e-mail cuando esta esté atrasada.

Tolerancia
Tiempo durante el cual la plataforma esperará después del vencimiento del plazo de la actividad para comenzar a enviar el e-mail de notificación de atraso al responsable, solicitante o gestor, según las opciones seleccionadas.

Frecuencia
Intervalo de tiempo entre cada envío de e-mail de notificación de atraso a los responsables, solicitante o gestor, según las opciones seleccionadas.

Aviso de caducidad
Tiempo antes de la caducidad de la tarea a partir de la cual se enviará un e-mail de notificación de que la tarea está a punto de caducar para el responsable, solicitante o gestor, según las opciones seleccionadas.

Notifica al solicitante
Cuando se selecciona, determina que el responsable de la solicitud será notificado por e-mail cuando esta actividad esté atrasada.

Notifica al gestor
Cuando se selecciona, determina que el gestor del proceso será notificado por e-mail cuando esta actividad esté atrasada.

La información solicitada es:

Cálculo
Forma de cálculo del esfuerzo de la actividad. Las opciones disponibles son:

• No controlar esfuerzo: cuando se selecciona, determina que no se controle el esfuerzo.
• Basado en el esfuerzo estimado: cuando se selecciona, determina que se considere el esfuerzo estimado para el cálculo. Este valor proviene del campo Esfuerzo previsto.
• Basado en la anotación de horas: cuando se selecciona, determina que se considere el esfuerzo informado en la anotación de horas. En esta situación, para finalizar la tarea, el usuario está obligado a informar la cantidad de horas trabajadas en la actividad.
• Basado en el tiempo de finalización: cuando se selecciona, determina que se considere el tiempo de finalización como el esfuerzo de la actividad. Se considera como tiempo de finalización el tiempo en que la actividad permaneció con el usuario, considerando la jornada laboral y feriados.

Esfuerzo previsto
Cantidad de horas previstas para la realización de la actividad. No es necesario informar este esfuerzo cuando se define que no se controlará.

El elemento Fin indica la conclusión del flujo del proceso. Todo proceso debe tener por lo menos un fin.

Para eliminar el elemento del diagrama del proceso, solo tiene que activar Eliminar, representado por una papelera de reciclaje.

La información requerida es:

Nombre
Nombre que se atribuirá al fin del proceso.

Notifica al solicitante
Cuando está marcada, determina que el responsable de la solicitud será notificado por correo electrónico sobre el fin de la solicitud.

Notifica al gestor
Cuando está marcada, determina que el gestor del proceso será notificado por correo electrónico sobre el fin de la solicitud.

La actividad es una tarea o acción que debe realizarse dentro del flujo del proceso. 

Para eliminar el elemento del diagrama del proceso, solo tiene que activar Eliminar, representado por una papelera de reciclaje.

La información requerida es:

Descripción
La descripción de la actividad que formará parte del proceso.

Instrucciones
Instrucciones que facilitan la comprensión de la actividad en el proceso. Al preparar las instrucciones de una actividad, comúnmente se debe buscar información de otros archivos o sitios web. Existe el concepto de hiperlink que permite incluir el acceso a los documentos de la plataforma y también a direcciones en Internet a través de documentos externos, para evitar la replicación de la información y facilitar la navegación. Para hacer esto, se debe ingresar la tag [WD: 999999], en donde 999999 se debe sustituir por el código del documento en la navegación de documentos.

Expediente
Expediente al que se relacionará la actividad. Los expedientes están registrados en la plataforma y se utilizan para los cálculos de plazos y retrasos en las actividades del proceso. Por ejemplo, si el expediente informado se ha configurado como de lunes a viernes de 8:00 h a 18:00 h y existe una actividad con 1 hora de duración que se ha creado a las 17:30 h de un martes, su plazo de conclusión será el miércoles a las 8:30 h durante el transcurso del expediente.

Mecanismo de atribución
La forma cómo se seleccionarán los usuarios para ejecutar la actividad. Solo aparecen los tipos de mecanismos de atribución que se pueden utilizar en actividades comunes. Los mecanismos disponibles son:

• Atribución por asociación: cuando está marcado, determina que los usuarios que pueden realizar esta actividad y que se mostrarán para seleccionar son los que surgen de la unión de varios mecanismos de atribución.
• Atribución por campo de formulario: cuando está marcado, determina que la actividad se enviará al usuario informado en un campo del formulario relacionado con el proceso.
• Atribución por realizador de actividad: cuando está marcado, determina que la actividad se enviará al realizador de una determinada actividad anterior al proceso.
• Atribución por grupo: cuando está marcado, determina que los usuarios que pueden realizar esta actividad y que se mostrarán para seleccionar son todos los usuarios que pertenecen a un grupo.
• Atribución por grupos del colaborador: cuando está marcado, determina que los usuarios que pueden realizar esta actividad y que se mostrarán para seleccionar son los que pertenecen a los mismos grupos del usuario autenticado o del usuario que inició la solicitud, de acuerdo con lo configurado en el mecanismo.
• Atribución por papel: cuando está marcado, determina que los usuarios que pueden realizar esta actividad y que se mostrarán para seleccionar son todos los usuarios que pertenecen a un papel.
• Atribución para un grupo: cuando está marcado, determina que la actividad se enviará a un pool de recursos, que contiene a los usuarios que pertenecen al grupo. En este caso, cualquier usuario del grupo puede asumir la actividad.
• Atribución para un papel: cuando está marcado, determina que la actividad se enviará a un pool de recursos, que contiene a los usuarios que pertenecen al papel. En este caso, cualquier usuario del papel puede asumir la actividad.
• Atribución por usuario: cuando está marcado, determina que la actividad se enviará a un usuario específico.

Plazo de conclusión

• Por valor fijo: Tiempo dentro del cual se debe concluir la actividad. El valor en horas informado se considera, junto con el expediente seleccionado, para calcular el plazo límite de cierre de la actividad. Este plazo se considera desde el momento en que se recibe la actividad.
• Por campo de formulario: Cuando está marcado, se puede elegir un campo de formulario que definirá el plazo de la tarea a la que se está cambiando la propiedad.

Solicitar firma digital
Cuando está marcado, determina que el usuario realizador debe firmar digitalmente esta actividad. En este caso, al concluir la actividad, aparece la ventana en la que el usuario realizador necesita ingresar su firma digital y, solo entonces, se puede enviar la solicitud a la siguiente actividad.

Confirma contraseña
Cuando está marcado, determina que el usuario debe ingresar su contraseña para concluir la actividad. Si ya está marcada en la configuración del proceso, esta opción cambiará a desactivada. Al enviar hacia adelante la actividad con confirmación de contraseña, se solicitará la contraseña del usuario que está ejecutando la tarea. Si la contraseña es incorrecta, el realizador de la actividad puede intentar el número de veces que fuera necesario. El movimiento del proceso se producirá cuando el realizador informe correctamente su contraseña. El historial del proceso tendrá una indicación de que el usuario confirmó su contraseña en el movimiento de la actividad en la solicitud. Importante: las actividades indicadas para el uso de confirmación de contraseña no pueden automatizarse mediante web services.

Inhibe la opción de transferencia
Cuando está marcado, determina que la ejecución de la actividad no puede ser transferida a otro usuario.

Actividad conjunta
Cuando está marcado, determina que la actividad debe realizarse por más de un usuario. De esta forma, la actividad solo se considerará cerrada y la solicitud movida cuando se llegue al porcentaje del consenso informado.

Porcentaje de consenso
Porcentaje de consenso necesario para considerar la actividad como finalizada. Este campo solo se habilita cuando se marca la opción Actividad conjunta.

Selecciona colaboradores
La frecuencia con la que es necesario seleccionar el usuario para asignar esta actividad cuando se está moviendo la solicitud. Las opciones disponibles son:

• Siempre: cuando está marcada, determina que siempre se necesita seleccionar a qué usuario se le debe asignar esta actividad cuando se mueve la solicitud.
• Cuando haya más de una opción: cuando está marcada, determina que solo cuando haya más de un usuario en la lista, es necesario seleccionar a quién debe atribuirse la actividad cuando se mueve la solicitud.

• Nunca (válido solo para actividad conjunta): cuando se selecciona, determina que esta actividad se asignará a todos los usuarios que se encuentran en la lista realizada por el mecanismo de atribución definido. Cuando se selecciona esta opción el campo Actividad conjunta, se marca automáticamente y se deberá informar el porcentaje de consenso también.

Se puede obtener información sobre la configuración de mecanismos de atribución en Configurar mecanismos de atribución.

Al agregar una nueva regla, debe informar los siguientes campos:

Operador
Ninguno
Igual
Mayor
Mayor o igual
Menor
Menor o igual
Cualquier

Cantidad
Número de cantidad de archivos adjuntos que desea incluir.

Nombre
Nombre estándar o nombre del archivo. Ej.: server.log o *.log

Mensaje
Frase o aviso configurado, con respecto a los archivos adjuntos. Ej.: Adjuntar un archivo.

Para obtener más información sobre cómo configurar, acceda al ítem Configurar actividad - Reglas de archivos adjuntos.

Orden de resolución de las reglas:

1- Verifique los “ninguno”, si encuentra algún registro que invalide la regla, considere como excepción.

2- Verifique los iguales, mayor, mayor o igual, menor y menor o igual y cuando encuentre el primero válido, sume el número de adjuntos válidos para esta condición.

3- Si utiliza “cualquiera” y no encuentra ninguna condición válida, considere el archivo como válido. Si no tiene “cualquier” y no encuentra ninguna condición válida, no se permitirá mover.

Prohibir adjuntar archivos en la actividad

Resultados esperados:
Ningún archivo: OK.
Un archivo .pdf: error.
Un archivo .zip: error.
Un archivo .pdf y un .zip: error.
Un archivo .jpg: error.
Un archivo .pdf, un .zip y un .jpg: error.

Obligación de adjuntar archivos en la actividad

Resultados esperados:
Ningún archivo: error.
Un archivo .pdf: OK.
Un archivo .zip: OK.
Un archivo .pdf y un .zip: OK.
Un archivo .jpg: OK.
Un archivo .pdf, un .zip y un .jpg: OK.

Adjuntar un archivo .zip en la actividad

Resultados esperados:
Ningún archivo: error.
Un archivo .pdf: error.
Un archivo .zip: OK.
Un archivo .pdf y un .zip: error.
Un archivo .jpg: error.
Un archivo .pdf, un .zip y un .jpg: error.

Adjuntar un archivo .zip y un .pdf en la actividad

Resultados esperados:
Ningún archivo: error.
Un archivo .pdf: error.
Un archivo .zip: error.
Un archivo .pdf y un .zip: OK.
Un archivo .jpg: error.
Un archivo .pdf, un .zip y un .jpg: error.

Adjuntar un archivo zip o un pdf en la actividad

Resultados esperados:
Ningún archivo: error.
Un archivo .pdf: OK.
Un archivo .zip: OK.
Un archivo .pdf y un .zip: error.
Un archivo .jpg: error.
Un archivo .pdf, un .zip y un .jpg: error.

Adjuntar un archivo zip y dejar libre para adjuntar o no otros tipos de archivo en la actividad

Resultados esperados:
Ningún archivo: error.
Un archivo .pdf: error.
Un archivo .zip: OK.
Un archivo .pdf y un .zip: OK.
Un archivo .jpg: error.
Un archivo .pdf, un .zip y un .jpg: OK.

Prohibir adjuntar un archivo zip y dejar libre para adjuntar o no otros tipos de archivo en la actividad

Resultados esperados:
Ningún archivo: OK.
Un archivo .pdf: OK.
Un archivo .zip: error.
Un archivo .pdf y un .zip: error.
Un archivo .jpg: OK.
Un archivo .pdf, un .zip y un .jpg: error.

Obligar a adjuntar un archivo zip y obligar al menos otro tipo de archivo en la actividad

Resultados esperados:
Ningún archivo: error.
Un archivo .pdf: error.
Un archivo .zip: error.
Un archivo .pdf y un .zip: OK.
Un archivo .jpg: error.
Un archivo .pdf, un .zip y un .jpg: OK.

Adjuntar uno o más archivos de tipo imagen

Resultados esperados:
Ningún archivo: error.
Un archivo .pdf: error.
Un archivo .zip: error.
Un archivo .pdf y un .zip: error.
Un archivo .jpg: OK.
Un archivo .pdf, un .zip y un .jpg: error.

Permitir solo el archivo de tipo imagen pero sin hacer el adjunto obligatorio

Resultados esperados:
Ningún archivo: OK.
Un archivo .pdf: error.
Un archivo .zip: error.
Un archivo .pdf y un .zip: error.
Un archivo .jpg: OK.
Un archivo .pdf, un .zip y un .jpg: error.

Obligar a adjuntar un archivo con un nombre específico

Permitido: server.log
No permitido: sin adjuntos o abcserver.log, server-2018.log, server.txt, server.log.zip, server.zip

Obligar a adjuntar un archivo con parte de un nombre

Permitido: server.log, server-2018.log
No permitido: sin adjuntos o abcserver.log, server.txt, server.log.zip, server.zip

Permitido: server.log, server-2018.log, server.log.zip
No permitido: sin adjuntos o abcserver.log, server.txt, server.zip

Permitido: abcserver.log, server.log, server-2018.log, server.log.zip
No permitido: sin adjuntos o server.txt, server.zip

Prohibir adjuntar un archivo con parte de un nombre

Permitido: sin adjuntos u otro archivo.clqrcosa
No permitido: server.log, abcserver.log, server-2018.log, server.txt, server.log.zip, server.zip

Permitido: sin adjuntos u otro archivo.clqrcosa
No permitido: server.log, abcserver.log, server-2018.log, server.txt, server.log.zip, server.zip

Prohibir adjuntar un archivo con parte de un nombre y mostrar el archivo con otro nombre

Permitido: outro archivo.clqrcoisa
No permitido: sin adjuntos, server.log, abcserver.log, server-2018.log, server.txt, server.log.zip, server.zip

Permitir archivo de una extensión solo con un nombre específico

Permitido: server.log, server.txt, server.log.zip, server.zip
No permitido: sin adjuntos, abcserver.log, server-2018.log

Permitido: server.log, server-2018.log, server.txt, server.log.zip, server.zip, server.txt, server.log.zip, server.zip
No permitido: sin anexo o abcserver.log

Diferencia entre usar "Ninguno" o "= 0"
Sí, hay diferencia. Ninguno es una regla prioritaria, es decir, se ejecutará antes que las otras. Vea el siguiente ejemplo:

Si el usuario agrega un archivo denominado server.zip, en el primer caso este adjunto no se aceptará. En el segundo caso, como cumple la primera regla de nombre de archivo, se aceptará

La información solicitada en esta pestaña, se utilizará como base en la aplicación Approval. Al completarse correctamente proporcionará la información necesaria para utilizar la aplicación, así como el correcto funcionamiento de sus respectivas funciones.

Los campos solicitados son:

Título
Defina un nombre para el título de la solicitud o elija un campo de formulario. Estándar: Descripción del proceso.

Destacado
Defina un campo en el formulario para completar este campo. El campo debe estar destacado y no puede ser demasiado extenso. Estándar: Nombre de la actividad.

Descripción
Defina un texto para la descripción previa de la solicitud y/o elija los campos del formulario. La información que supere el límite estará disponible en la solicitud. Estándar: Instrucción de la actividad y proceso + Identificador.

Las acciones disponibles son:

Rechazar
Seleccione ''Desactivar'' o ''Problema resuelto''.

Aprobar
Seleccione ''Desactivar'' o ''Problema resuelto''.

La información requerida es:

Notifica al responsable
Cuando está marcada, determina que el responsable de la actividad será notificado por correo electrónico sobre su inicio.

Notifica al solicitante
Cuando está marcada, determina que el responsable de la solicitud será notificado por correo electrónico sobre el inicio de esta actividad.

Notifica al gestor
Cuando está marcada, determina que el gestor del proceso será notificado por correo electrónico sobre el inicio de esta actividad.

La información requerida es:

Notifica al responsable
Cuando está marcada, determina que el responsable de la actividad será notificado por correo electrónico cuando esta esté atrasada.

Tolerancia
Tiempo durante el cual la plataforma esperará después del vencimiento del plazo de la actividad para empezar a enviar el correo electrónico de notificación de retraso al responsable, solicitante o gestor, según las opciones marcadas.

Frecuencia
Intervalo de tiempo entre cada envío de correo electrónico de notificación de retraso a los responsables, solicitante o gestor, según las opciones marcadas.

Aviso de caducidad
Tiempo antes de la caducidad de la tarea a partir del que se enviará un correo electrónico de notificación de que la tarea está a punto de caducar para el responsable, solicitante o gestor, según las opciones marcadas.

Notifica al solicitante
Cuando está marcado, determina que el responsable de la solicitud será notificado por correo electrónico cuando esta actividad esté atrasada.

Notifica al gestor
Cuando está marcado, determina que el gestor del proceso será notificado por correo electrónico cuando esta actividad esté atrasada.

La información requerida es:

Cálculo
Forma de cálculo del esfuerzo de la actividad. Las opciones disponibles son:

• No controlar esfuerzo: cuando está marcada, determina que no se controla el esfuerzo.
• Basado en el esfuerzo estimado: cuando está marcada, determina que se considera el esfuerzo estimado para el cálculo. Este valor proviene del campo Esfuerzo previsto.
• Basado en el apunte de horas: cuando está marcada, determina que se considera el esfuerzo informado en el apunte de horas. En esa situación, para concluir la tarea, el usuario es obligado a informar la cantidad de horas trabajadas en la actividad.
• Basado en el tiempo de conclusión: cuando está marcada, se determina que se considera el tiempo de cierre como el esfuerzo de la actividad. Se considera como tiempo de conclusión el tiempo en el que la actividad estuvo con el usuario, teniendo en cuenta el expediente y los feriados.

Esfuerzo previsto
Cantidad de horas estimadas para la ejecución de la actividad. No es necesario informar este esfuerzo cuando se define que no se controlará.

La actividad automática es un mecanismo que, dependiendo del resultado obtenido, determina a cuál actividad, de las posibles, se debe encaminar el flujo del proceso..

Para eliminar el elemento del diagrama del proceso, solo tiene que activar Eliminar, representado por una papelera de reciclaje.

En la pestaña Condiciones. se ingresarán las condiciones que harán que la actividad tenga comportamiento automático. Se deberá registrar la condición, la actividad de destino de esta condición y el mecanismo de atribución, siendo este último es opcional.

¡Importante!

Los flujos de salida de la actividad automática ya deben estar definidos para que sea posible configurar sus condiciones. Si no se informó una condición, la plataforma la tomará como "false".

¡Importante!

Se obedecerá a la orden de inclusión de las condiciones para ejecutarlas; de este modo, la solicitud se moverá hacia la actividad definida en la primera condición verdadera encontrada.

También, es posible editar una condición existente activando Editar o eliminar una condición existente a través del botón Eliminar.

Expresión
Expresión lógica para tener en cuenta en la condición de la actividad automática. Las expresiones lógicas pueden tener el formato de cualquier expresión lógica que se utiliza en el lenguaje Java Script. La devolución de estas expresiones debe ser obligatoriamente un valor lógico.

¡Importante!

La configuración de las expresiones de una actividad automática únicamente debe efectuarse después del registro del flujo de actividades del proceso.

Actividad destino
Actividad para la cual la solicitud se moverá cuando la expresión lógica en cuestión es verdadera.

Mecanismo
La forma cómo se seleccionarán los usuarios para la ejecución de la actividad destino. Solo aparecen los tipos de mecanismos de atribución que se pueden utilizar en actividades para el tipo Automático. Es opcional la configuración de un mecanismo de atribución para una condición. En el caso de que se seleccione un mecanismo de atribución, este se utilizará junto al mecanismo de atribución de la actividad destino para definir el responsable de la actividad, devolviendo un conjunto de usuarios comunes entre los dos mecanismos de atribución. En el caso de que no se seleccione un mecanismo de atribución, se utilizará solamente el mecanismo de atribución de la actividad destino. Los mecanismos disponibles son:

• Atribución por asociación: cuando está marcado, determina que los usuarios que pueden realizar la actividad destino y que se mostrarán para seleccionar son los que surgen de la unión de varios mecanismos de atribución.
• Atribución por campo de formulario: cuando está marcado, determina que la actividad destino se enviará al usuario informado en un campo del formulario relacionado con el proceso.
• Atribución por realizador de actividad: cuando está marcada, determina que la actividad destino se enviará al realizador de una determinada actividad anterior al proceso.
• Atribución por grupo: cuando está marcado, determina que los usuarios que pueden realizar la actividad destino y que se mostrarán para seleccionar son todos los usuarios que pertenecen a un grupo,
• Atribución por grupos de colaborador: cuando está marcado, determina que los usuarios que pueden realizar la actividad destino y que se mostrarán para seleccionar son los que pertenecen a los mismos grupos del usuario autenticado o del usuario que inició la solicitud, de acuerdo con lo configurado en el mecanismo.
• Atribución por papel: cuando está marcado, determina que los usuarios que pueden realizar esta actividad destino y que se mostrarán para seleccionar son todos los usuarios que pertenecen a un papel.
• Atribución para un grupo: cuando está marcado, determina que la actividad destino se enviará a un pool de recursos, que contiene a los usuarios que pertenecen al grupo. En este caso, cualquier usuario del grupo puede asumir la actividad.
• Atribución para un papel: cuando está marcado, determina que la actividad se enviará a un pool de recursos, que contiene a los usuarios que pertenecen al papel. En este caso, cualquier usuario del papel puede asumir la actividad.
• Atribución por usuario: cuando está marcado, determina que la actividad se enviará a un usuario específico.

Se puede obtener información sobre la configuración de mecanismos de atribución en Configurar mecanismos de atribución.

El elemento Documento se utiliza para otorgar el acceso a un determinado documento publicado en la plataforma a partir del diagrama del proceso.

Para eliminar el elemento del diagrama del proceso, solo tiene que activar Eliminar, representado por una papelera de reciclaje.

Para seleccionar un documento, solo debe activar el ícono que se encuentra a continuación del campo Documento y que es representado por una lupa. En la ventana que aparece, buscar el documento deseado, marcarlo y activar Seleccionar.

El elemento Anotación se utiliza para proveer información adicional en el diagrama del proceso.

En el momento en que la anotación se agrega al área de modelado, se muestra un cuadro de texto donde se puede ingresar el texto correspondiente a la anotación.

Para eliminar el elemento del diagrama del proceso, solo tiene que activar Eliminar, representado por una papelera de reciclaje.

Nombre
Nombre de la anotación.

Documento
Texto que corresponde a dicha anotación.

El elemento Swinlane se utiliza para representar visualmente una entidad participante del flujo del proceso. De este modo, es posible organizar las actividades de acuerdo con la entidad responsable de su ejecución, facilitando así la visualización y la comprensión del flujo del proceso.

Para eliminar el elemento del diagrama del proceso, solo tiene que activar Eliminar, representado por una papelera de reciclaje.

Nombre
Nombre que se atribuirá al subproceso dentro del proceso que se está modelando.

Descripción
Descripción que se atribuirá al subproceso dentro del proceso que se está modelando.

Subproceso
Subproceso que se incluirá dentro del proceso que se está modelando. Cualquier proceso existente en la plataforma puede utilizarse como un subproceso. Cuando se mueve una solicitud hacia el subproceso, el pedido de proceso principal concluye y se crea una nueva solicitud de subproceso. En el caso de que el flujo de movimiento permita una devolución, al moverse la solicitud del proceso principal al subproceso, se crea una nueva solicitud de subproceso y la solicitud del proceso principal se bloqueará hasta que termine la solicitud del subproceso. Cuando termina la solicitud del subproceso, la solicitud del proceso principal se mueve hacia la actividad anterior a la del subproceso para continuar su ejecución.

Transfiere adjuntos
Cuando está marcado, determina que todos los adjuntos presentes en la solicitud del proceso principal se copiarán en la solicitud nueva que se creará para dicho subproceso.

Anulación conjunta con solicitud principal
Cuando está marcado, determina que si se cancela la solicitud principal, la solicitud del subproceso también se cancelará. Sin embargo, lo contrario no es cierto, es decir, si se cancela la solicitud del subproceso, la solicitud principal no se cancelará.

Mover a la próxima actividad
Cuando está marcado, determina que al mover la solicitud se podrá iniciar la solicitud del subproceso inmediatamente, sin necesidad de acceder a la Central de Tareas para ello. Es decir, cuando la solicitud se mueve al subproceso, se recibirá la primera actividad del subproceso para seleccionar (o las primeras actividades si el flujo del subproceso es alternativo), y también se puede definir el responsable de la actividad seleccionada.

Esta pestaña le permite al usuario la posibilidad de configurar el envío de valores de campos del formulario entre un proceso y un subproceso. Determinando así los campos que saldrán del proceso principal e irán al proceso secundario, y del proceso secundario al proceso principal. Ambos procesos, principal y secundario, deberán tener un formulario creado para que el envío de valores y sus respectivas direcciones se pueden definir.
Esto le permite al usuario realizar el paso de información entre proceso principal y proceso secundario de una forma sencilla y transparente.

A continuación, un ejemplo de las direcciones que indican el origen y el destino de la información:

1.º pasar valor del campo principal (origen) al campo secundario (destino): Nombre -> Nombre del usuario.
2.º pasar valor del campo secundario (origen) al campo principal (destino): Nombre <- Nombre del usuario.
3.º pasar y devolver el valor del campo (ambos pasan valor entre sí): Nombre <-> Nombre del usuario.

Las informaciones de las columnas son:

Campos proceso
Son los campos que se utilizarán del formulario creado en el proceso principal. Seleccionar un campo del formulario principal para hacer la lista de campos.

Dirección
Es la dirección que indica el flujo de información de los campos entre proceso y subproceso. Al hacer clic en ella, cambia el origen y el destino de la relación con los campos.

Campos subproceso
Son los campos que se utilizarán del formulario creado en el proceso secundario. Seleccionar un campo del formulario secundario para hacer la lista de campos.

Estado
Indica la confirmación de la creación de la nueva relación de los campos del proceso y subproceso.

A través del botón Nuevo, se puede incluir un nuevo envío de valores entre proceso y subproceso. También, se puede Editar o Eliminar una relación de campos a través de los íconos ubicados en la esquina derecha de la pestaña. El sistema no permitirá relacionar dos campos de proceso con la misma dirección.

El Fork representa el inicio de actividades paralelas. Todas las actividades y flujos que están después del Fork y antes del Join se ejecutarán paralelamente.

Para eliminar el elemento del diagrama del proceso, solo tiene que activar Eliminar, representado por una papelera de reciclaje.

El Join representa el fin de actividades paralelas. Todo flujo que provenga de un Fork en algún momento del proceso debe ir hacia un Join. Cuando hay actividades paralelas pendientes, el proceso queda posicionado en Join, hasta que todas las actividades se concluyan. Cuando se concluyen las tareas, el proceso se mueve automáticamente hacia la próxima actividad.

Para eliminar el elemento del diagrama del proceso, solo tiene que activar Eliminar, representado por una papelera de reciclaje.

Los flujos son mecanismos que definen hacia cuál actividad puede seguir el proceso.

¡Importante!

El elemento Fin solo puede utilizarse como actividad destino.

Cuando se realiza este procedimiento en los elementos Documento y Anotación, no se crea un flujo, sino que una asociación, ya que estos se consideran actividades de proceso.

03. Colocar el mouse sobre el elemento Flujo y activar Configurar, representado por un engranaje.

Para eliminar el elemento del diagrama del proceso, solo tiene que activar Eliminar, representado por una papelera de reciclaje.

04. Definir la información solicitada.

Nombre
Nombre que se atribuirá al flujo.

Activ. flujo
Texto que se utilizará para identificar la acción de avance de la actividad origen a la actividad destino en el flujo del proceso. El texto informado aparece como una opción de acción para el usuario en el momento de la ejecución de la actividad origen. Este es opcional y si no es informado, se utilizará el nombre de la actividad destino.

Flujo automático
Cuando está marcado, determina que la actividad se trasladará automáticamente a la actividad destino cuando venza su plazo de conclusión. Para que esto suceda, es necesario configurar una programación del tipo Flujo automático. Pueden obtenerse más detalles sobre cómo configurar una programación en Programador de tareas.

Permite retorno
Cuando está marcado, determina que se puede volver de la solicitud de la actividad destino a la actividad origen.

Activ. volver
Texto que se utilizará para identificar la acción de devolución de la actividad destino a la actividad de origen en el flujo del proceso. El texto informado aparece como una opción de acción para el usuario al momento de la ejecución de la actividad destino. Este es opcional y en el caso de que se informe, se utilizará el nombre de la actividad de origen. Este campo solo se habilita cuando esté marcada la opción Permite retorno.