01. VISÃO GERAL
O Data Model Usuário (User) é responsável pela criação de usuários na Plataforma Carol, os registros criados através desse DM automaticamente terão seus usuários criados na Carol.
Neste documento, abordaremos como é possível criar estes usuários de forma automática, à partir dos dados dos funcionários.
02. PIPELINE USER
É imprescindível que o ambiente esteja migrado, tendo a execução da pipeline de usuários sendo executada de forma recorrente.
Este é o processamento que viabiliza a criação automática dos usuários.
03. SETTINGS
Nos settings foi disponibilizado algumas configurações para a criação automática de usuários, com o intuito de facilitar e personalizar os acessos de acordo com a necessidade de cada cliente.
Sendo elas:
- Grupo DAL de Administradores do Ambiente¹ - Grupo(s) do DAL em que apenas os usuários TENANT ADMIN serão vinculados.
- Grupo Padrão do DAL (Data Access Level)¹ - Grupo(s) do DAL que será vinculado à todos os usuários BUSINESS USERS.
- Administradores do Ambiente² - Email, Matrícula ou CPF dos usuários que devem ser considerados como Administradores do sistema, TENANT ADMIN.
- Regra Login - Formato que deve ser utilizado para criar os usuários automaticamente. Esta opção deve ser selecionada ANTES de habilitar a criação automática dos usuários. Caso contrário, pode acarretar em duplicidade de registros, inconsistência de cadastro.
- Prefixo do Login - Informação que será inserida no inicio do email estipulado através da Regra Login, deve ser um valor válido para e-mail. Por exemplo, se o e-mail utilizado para Regra Login for "teste@totvs.com" e eu preencher o prefixo "clockin_", o usuário criado será "clockin_teste@totvs.com". (Release 12.1.23090007)
- Máscara Senha - Formato que deve ser utilizado para gerar a senha dos usuários, quando criados de forma automática.
- Domínio Padrão E-mail Usuários³ - Possibilita informar domínios diferentes por empresa para criar os novos usuários.
- Habilita Criação Automática de Usuário - Quando habilitado gera novos usuários para os funcionários cadastrados.
- Enviar E-mail de Boas-Vindas - Quando habilitado, envia email de boas vindas para os novos usuários.
¹ Atente-se ao preenchimento deste campo! Os grupos devem seguir o formato ["grupo1"] ou, quando mais de um, ["grupo1", "grupo2"].
² Atente-se ao preenchimento deste campo! Para informar um E-mail, utilize a propriedade mdmemailaddress, para CPF, utilize mdmpersonid e, para matrícula, utilize employeecode. Não é preciso informar todos os campos para indicar uma única pessoa, apenas uma das informações é suficiente.
Exemplo: [{"mdmemailaddress":"[email protected]"},{"mdmpersonid":"12345678910"},{"employeecode":"000025"}]
³ Atente-se ao preenchimento deste campo! Para que todos os usuários recebam o mesmo domínio de email, apenas informe o domínio, sem o código da empresa. Para que funcionários de empresas diferentes possuam domínios diferentes, basta informá-las em conjunto com o domínio.
Exemplo 1: [{"emaildomain":"dominio1.com","mdmtaxid":""}] - Todos os funcionários terão seu acesso formado em conjunto a este domínio "[email protected]".
Exemplo 2: [{"emaildomain":"dominio2.com","mdmtaxid":"001"},{"emaildomain":"dominio3.com","mdmtaxid":"003"}] - Os funcionários vinculados as empresas 001 e 003 terão seu acesso formado em conjuntos com os domínios informados. Demais funcionários não terão seu acesso criado.
Uma vez configurado, os usuários serão criados com base nas informações do funcionários.
Na opção Regra Login deve ser informado o formato do email que será utilizado para login, dentre as opções:
- Email employee
- Matrícula + TaxId + Domínio
- Matrícula + Domínio
- Email ou Telefone + Domínio
- Telefone + Domínio
- CPF + Domínio
- TaxId + Hífen + Matrícula + Domínio (Release 12.1.23090008)
- e + Taxid + c + Código do Empregado + Domínio (Release 12.1.23090012)
Estas opções são pré-definidas pela equipe TOTVS, que fez um longo estudo para viabilizar e contemplar diferentes formatos, para atender as necessidades de cada cliente. Não será permitido utilizar uma estratégia diferente das opções disponibilizadas!
04. MANUTENÇÃO DOS USUÁRIOS
No Backoffice foi disponibilizado uma nova interface para consulta, inclusão e edição dos usuários. Todos os usuários criados de forma automática podem ser alterados, conforme necessidade, através deste menu.
Não recomendamos a inclusão/alteração de informações pela opção do "New Record" ou "Edit" no Explore dos "Data Model" referente ao Clockin na Plataforma Carol. Caso seja feita a alteração a informação não será replicada dentro das camadas da Plataforma Carol e desta forma não será possível visualizar a informação no Backoffice e também os processos que precisam da informação não terão ela atualizada nas camadas
05. VÍNCULO COM CADASTRO DO FUNCIONÁRIO
Após criado o usuário, estes cadastros terão um vínculo com o cadastro de funcionários, isto é, quando as informações dos funcionários forem alteradas, automaticamente serão alteradas no cadastro de usuários.
Campos compartilhados:
- Nome
- CPF
- Matrícula
- Email (apenas quando o acesso for através deste email)
- Telefone (apenas quando habilitado o login por SMS)
- Estado
- País
- Código da Empresa
- Centro de custo
- Código de função
- Código da seção
- Grupo de seção
- Data de admissão
- Geofence nível empregado
- Status (Ativo/Demitido)
Observação:
Caso a informação utilizada para criar o email de acesso na plataforma seja alterada no cadastro do funcionário (email/ telefone/ matrícula / CPF), será gerado um novo usuário, com o dado atualizado. Neste caso é importante que faça a inativação do antigo usuário de forma manual, através do Backoffice.
06. PONTOS IMPORTANTES
- Caso o cadastro do funcionário não possua o dado indicado pela regra de login, o usuário deste funcionário não será criado.
- Funcionários demitidos terão o seu acesso inativado.
- Em casos de login por SMS, não são permitidos mais de um usuário com o mesmo telefone, neste caso, os usuários serão rejeitados pela plataforma.
- Atenção ao formato do telefone no cadastro do funcionário, o login por SMS somente é possível com o telefone no formato +5511999999999.
- Usuários alterados através do Backoffice perdem o vínculo com o cadastro de funcionários, ou seja, a pipeline não irá atualizar estes dados automaticamente. Caso seja necessário, a alteração deverá ser realizada também através do Backoffice.
- Usuários criados com um email não real (Ex: CPF+Domínio), não poderão ter a senha alterada via link "Esqueceu sua senha". Neste caso, é necessário alterar a senha do usuário nas configurações do Tenant.
- Campos como geofence nível empresa, geofence nível localização e linguagem serão preenchidos com a configuração default do ambiente. Para geofence, será o mesmo configurado no settings e para linguagem será a mesma configurada no tenant.
- Alterações de usuário efetuadas diretamente na plataforma (com exceção da senha), serão sobrepostas durante a execução da pipeline. Utilize apenas o cadastro de usuário no Backoffice para alterações.
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