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Hablando de efectuar check in del documento...
El check in es la rutina utilizada para publicar nuevamente el documento en su carpeta de origen, luego de efectuar un check out y editar su contenido. Solo se puede realizar el check in en un documento que está en check out.
Cuando el documento tiene criterios de aprobación, al confirmar el check in , primero se lo envía a aprobación y solo después de aprobado se publica en su lugar de origen.
Ruta básica
01. Después de finalizar los cambios en el documento que está en check out, acceda a la carpeta Mis documentos y, luego, a la carpeta Check out.
02. Localice el documento para el que se realizará el check in.
03. Active Check in del documento, que se encuentra localizado al lado del nombre del documento.
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Esta opción solo se presenta si el usuario posee el permiso de modificación o total.
04. Defina la información solicitada que aparece en la ventana.
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Comentario
Detalles de las modificaciones realizadas en el documento al cual se le realizará el checkin. Este campo es de rellenado obligatorio. El comentario que aparece es el que se introdujo cuando se realizó el check out del documento y es temporal, quiere decir, que solo existirá durante el ciclo de vida del check out. Cuando se lleve a cabo el proceso de check in del documento, se elimina el comentario.
Control de versión
Manera de control de versión aplicada al documento. Las opciones disponibles son:
• Nueva revisión: cuando se selecciona, determina que las modificaciones realizadas generarán una revisión de la versión actual del documento. Normalmente se usa cuando el documento tiene una pequeña modificación.
• Nueva versión: cuando se selecciona, determina que las modificaciones efectuadas generarán una nueva versión del documento. Normalmente se usa cuando el documento tiene una modificación de contenido grande.
•Mantener versión: cuando se selecciona, determina que se mantendrá la versión actual del documento. Se usa cuando el documento actual ya no es más válido y se necesita cambiar todo el contenido actual por uno nuevo actualizado. Si el documento requiere la aprobación, el contenido anterior del mismo seguirá en pantalla hasta que se apruebe la nueva versión/revisión.
Descripción versión/revisión
Descripción de la nueva versión o revisión que será aplicada al documento.
05. Active la pestañaAprobación para incluir o editar los criterios de aprobación del documento.
06. Defina los criterios para la aprobación del documento, si así lo desea.
07. Active Confirmar.
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Cuando se confirma el check in, se elimina el documento de la carpeta Check out y se lo envía a aprobación, en caso que tenga definidos los criterios de aprobación, y posteriormente se lo publica en el directorio de origen, con la actualización o no de la versión/revisión del documento, teniendo en cuenta la configuración definida en el campo Control de versión.