Contabilização dos Processos - MFP

Objetivo

Transferir todos os valores constantes no módulo Folha de Pagamento (uma vez que a Folha centraliza os valores gerados por todos os módulos que a ela se integram) para o módulo Contabilidade.

Visão Geral

A premissa básica para a contabilização dos eventos é o cadastramento dos Encargos (ver detalhes em Manutenção de Encargos Sociais - FP0680) e das Contas/Centro de Custo dos Eventos (ver detalhes em Manutenção Contas Contábeis/Centros de Custo dos Eventos - FP0820). Para isto, antes de serem cadastrados os relacionamentos nesta função, deve-se verificar se os itens a seguir estão implementados e definidos corretamente:

• Estabelecimentos: destaca-se esta função, pois são definidas as informações referentes a localização das unidades da organização, ou seja o local físico da empresa. Por se tratar de um sistema multiempresa e multiestabelecimento, o HCM identifica cada empresa e cada estabelecimento com suas particularidades.
  Ver detalhes em Manutenção Informações Gerais Estabelecimentos - FP0560.

• Eventos Analíticos: destaca-se esta função pois todo evento pago ou descontado em folha de pagamento deve ser contabilizado, sendo demonstrado mediante as contas contábeis, os respectivos valores apurados.
  Ver detalhes em Manutenção Eventos Analíticos Geral - FP0020.

• Tipo de Mão-de-Obra: destaca-se esta função para fins de rateio da guia de INSS e da contabilização da folha de pagamento. Cada funcionário quando registrado no sistema é associado a um tipo de mão-de-obra.
  Ver detalhes em Manutenção Tipos Mão de Obra - FP0960.

• Contas Contábeis: destaca-se esta função, pois são registrados nesta função as informações referentes às contas contábeis para alocação dos valores de folha de pagamento, com base no plano de contas da organização.
  Ver detalhes em Manutenção Contas Contábeis - FP0640.

• Centros de Custo: são as informações referentes aos códigos de centros de custo utilizados pela empresa para alocação das despesas de folha de pagamento, ou seja, todo funcionário está alocado em um centro de custo onde, no qual são apropriadas todas as despesas a ele pertinentes.
  Ver detalhes em Manutenção Centros de Custo - FP0660.
  Uma vez definida na função Parâmetro Geral RH o parâmetro Utiliza Lotação p/ Centro de Custo (ver detalhes em Manutenção Parâmetros por Empresa HCM - FP0500), esta função ficará desabilitada e o registro dos centros de custo deverá ser realizado pelo função Plano de Lotação.
  Ver detalhes em Manutenção Plano Lotação - FP0800.
  Depois das definições dos itens anteriormente citados, faz-se a necessidade de efetuar o relacionamento entre eles. Para isto, destaca-se os seguintes itens:

• Contas e Centros de Custo dos Eventos: Todos os eventos a serem contabilizados devem ser relacionados a uma conta e a centro de custo> Os eventos cujas contas e centros de custos não tenham sido relacionados não serão contabilizados, embora sendo impressos no demonstrativo contábil dos eventos que possuem incidência para líquido do funcionário.
  Ver detalhes em Manutenção Contas Contábeis/Centros de Custo dos Eventos - FP0820.

• Relacionamento das Contas e Centros de Custo com os Encargos: Os encargos incidentes na Folha de Pagamento também devem ser contabilizados, tendo a necessidade do relacionamento entre as contas contábeis.
  Ver detalhes em Manutenção de Encargos Sociais - FP0680.

• Atribuição de contas contáveis e centros de custo aos encargos para a contabilização.

• Pode-se diferenciar os lançamentos por estabelecimento e tipo de mão-de-obra.

• Permite a associação dos centros de custo dos funcionários para efetuar o rateio. Para isto, basta informar "xxxxxxxx" no centro de custo.

• Todo e qualquer encargo informado possui um lançamento a débito e um lançamento a crédito.

• Os encargos são calculados na guia do INSS e rateados entre os centros de custo conforme a sua definição.

• Somente podem ser contabilizados encargos para prestadores de serviços especificados como pessoas físicas.

• Para que a contabilização sobre os autônomos possa ser feita, deve-se efetuar o lançamento dos valores referentes aos movimentos do período.

• Guia do INSS e Rateio dos Encargos: A emissão da Guia de INSS tem como objetivo, a partir dos eventos da folha de pagamento, apropriar os valores e seus rateios conforme os encargos cadastrados. Para os encargos, tem-se alguns parâmetros.

  Nota:

  São considerados os funcionários administradores e autônomos.

  O rateio dos encargos será efetuado entre os centros de custo da empresa, para a apuração dos custos e também serão geradas informações para a emissão do demonstrativo contábil.

  Ver detalhes em Relatório da Guia de INSS - FP3620.

  Exemplo:

  Valor referente ao INSS recolhido pela empresa no valor de R$ 2.000,00, tendo a seguinte distribuição após a emissão da guia de INSS e cálculo dos rateios:

  Descrição	Base para INSS	Valor Rateado
  Centro de Custo Produção	5.000,00	1.000,00
  Centro de Custo Administrativo Produção	3.000,00	600,00
  Centro de Custo Chão de Fábrica	2.000,00	400,00

• Demonstrativo Contábil: Este relatório tem como finalidade demonstrar todas as movimentações dos eventos e suas respectivas contas contábeis. Algumas características gerais:
  Ver detalhes em Demonstrativo Contábil - FP4040.

• Integração Contábil (Folha de Pagamento x Contabilidade dos produtos MAGNUS I.00, EMS2 e EMS5): Depois de efetuado o cálculo da folha normal de pagamento, deve-se realizar o cálculo das provisões de férias e 13° salário e a emissão da guia de INSS. Para a integração com a contabilidade, deverão ser emitidos os seguintes relatórios:

• Guia de INSS: é mediante da emissão da guia que o sistema apura o rateio dos encargos dos eventos por centro de custo.

• Folha Fiscal (Analítica e Sintética): relatório a ser enviado ao setor de Contabilidade, classificado de forma sintética; por centro de custo com a finalidade de conferência dos valores.

• Demonstrativo Contábil: emissão para conferência. Deve-se atentar para os rateios da guia de INSS, provisões de férias e 13° salário bem como se a conta Transitória de Ordenados a Pagar está zerada.

• Arquivo Magnético Contábil: gerar o arquivo magnético a ser importado pela Contabilidade, anexado com o relatório de totais a débito e crédito do arquivo.

Alguns relatórios auxiliares para a apuração dos valores referentes a Contabilização do Período:

• Relatório de Guia de INSS. Ver detalhes em Relatório da Guia de INSS - FP3620.

• Relatório de Folha Fiscal (Analítica e Sintética). Ver detalhes em Relatório da Folha Fiscal - FP4000.

• Relatório de Provisão de Férias e 13° Salário (Mensal e Acumulado). Ver detalhes em Relatório de Provisão Mensal de Férias - FP4100, Função Relatório de Provisão Mensal de 13° Salário - FP4080, Função Relatório da Provisão Acumulada de Férias - FP5220 e Função Relatório da Provisão Acumulada de 13° Salário - FP5200.

• Demonstrativo Contábil. Ver detalhes em Demonstrativo Contábil - FP4040.

• Processo Integração Módulos Externos. Ver detalhes em Integração Módulos Externos.

Para que o sistema possa gerar corretamente o demonstrativo contábil e o arquivo dos lançamentos a serem importados diretamente do sistema de contabilidade, faz-se necessária a atualização das contas correspondentes a cada evento, bem como para cada tipo de encargo definido a nível de estabelecimento (Guia INSS).

Internamente o sistema procede a um lançamento para cada evento, fazendo com que o valor a crédito e a débito sejam sempre iguais. Esta sistemática garante o balanceamento entre estes, porém, permite a ocorrência de erros quando as contas dos eventos não são informadas. Para se garantir contra estas falhas, no demonstrativo contábil, são gerados eventos que não possuem as contas informadas (contas iguais a zero).

Determinadas contas contábeis utilizadas são de difícil controle, exigindo conciliações frequentes. Com o intuito de facilitar ou reduzir a frequência destas conciliações, sugere-se:

• Criar a Conta Transitória de Ordenados a Pagar (no Passivo).

  Esta conta é utilizada normalmente para detectar possíveis erros de eventos com contas erradas ou eventos que não foram contabilizados. Caso isto ocorra, a conta transitória apresentará saldo diferente de zeros.

  Visando aumentar a veracidade dos lançamentos contábeis, sugere-se a utilização do conceito de Conta Transitória de Salários a Pagar, na qual devem ser referenciados todos os eventos onde normalmente seria utilizado a conta de Ordenados a Pagar, cujo saldo no período deverá ser igual a zero pelo lançamento a débito do evento do Líquido a Pagar nesta conta, e somente esse por sua vez irá executar o lançamento na conta Ordenados a Pagar.

  Substituir a conta normal de ordenados a pagar em todos os eventos onde esta conta possa ser utilizada, criando desta forma condições de contabilização do evento correspondente ao líquido a pagar, que deverá creditar a conta contábil de ordenados a pagar e debitar a conta transitória. Procedendo desta forma, a conta transitória sempre deverá possuir saldo zero no final do mês. Se estiver diferente, será porque existem eventos com contas erradas ou não informadas.

Exemplo:

Contabilização da Folha de Pagamento Normal

Contabilizações a serem efetuadas a partir do Demonstrativo do Cálculo do Funcionário:

1) Vencimento Normal (eventos 001 e 031):

Exemplo: Horas Normais, Horas Extras, Comissões, Repouso Remunerado, entre outros.

Lançamentos

2) Ajuste do Líquido (eventos 601 e 651):

Lançamentos

Vencimento

Desconto

3) Adiantamento Normal:

Lançamentos

Pelo Pagamento (evento 401 - lançamento realizado pela Contabilidade ou Contas a Pagar manualmente).

Desconto (evento 404 – lançado pela folha normal)

4) Impostos a Recolher (Mensalidade Sindical, Contribuição assistencial/sindical):

Lançamentos

Pelo Pagamento (lançamento realizado pela Contabilidade ou Contas a Pagar manualmente)

Desconto

5) INSS a Recolher (Evento 511):

Lançamentos

6) Desconto Convênio Farmácia (Evento 413):

Lançamentos

Pelo Pagamento (lançamento feito pelo Contas a Pagar ou pela Contabilidade).

Desconto (evento 404 – lançado pela folha normal)

7) IRF Normal (Evento 561):

Lançamento

8) FGTS (Evento 531):

Lançamento

9) Provisão 13º Salário (Evento 901):

Lançamento

10) Provisão Férias (Evento 911):

Lançamento

Demonstração da Contabilização - Razonetes

Exemplo:

Contabilização 13º Salário

Contabilizações efetuadas a partir do Demonstrativo do Cálculo do Funcionário:

1) Vencimento Normal (eventos 001 e 031):

Exemplo: Horas Normais, Horas Extras, Comissões, Repouso Remunerado, entre outros.

Lançamentos

2) 13º Salário Normal Recalculado (Evento 373):

Lançamentos

3) Ajuste do Líquido (eventos 601 e 651):

Lançamentos

Vencimento

Desconto

4) 13º Salário Adiantamento Desconto (Evento 419):

Lançamentos

5) Impostos a Recolher (Eventos 451 e 454):

Lançamentos

Pelo Pagamento (lançamento realizado pela Contabilidade ou Contas a Pagar manualmente)

Desconto

6)  Convênio Farmácia a Recolher (Evento 491):

Lançamentos

7) INSS a Recolher (Evento 511):

Lançamentos

8) IRF Normal (Evento 561 e 563):

Lançamento

9) FGTS (Evento 531):

Lançamento

10) Líquido a Pagar (Evento 900):

Lançamentos

Demonstração da Contabilização - Razonetes

Contabilização Férias:

Exemplo:

Cálculo de Férias

Contabilizações efetuadas a partir do Demonstrativo de Cálculo do Funcionário: Proporcional ao Período de Gozo

1) Vencimento Normal (Eventos 001 e 031):

Exemplo: Horas Normais, Horas Extras, Comissões, Repouso Remunerado, entre outros.

Lançamentos

2) Despesas com Férias (Eventos 221, 224, 227, 229 e 237):

Lançamentos

Pelo Vencimento

Pelo Desconto (Eventos 237)

3) Ajuste do Líquido (Eventos 601 e 651):

Lançamentos

Vencimento

Desconto

4) Impostos a Recolher (Evento 451):

Lançamentos

Pelo Pagamento (lançamento realizado pela Contabilidade ou Contas a Pagar manualmente)

Desconto

5)  Convênio a Recolher (Evento 491):

Lançamentos

6) INSS a Recolher (Evento 511):

Lançamentos

7) IRF a Recolher (Eventos 561 e 5    64):

Lançamentos

9) FGTS (Evento 531):

Lançamentos

10)  Líquido a Pagar (Evento 900):

Lançamentos

Demonstração da Contabilização - Razonetes