Como Fazer - Pagamento Eletrônico

Produto: Totvs Gestão Financeira Versão: 11.40

Processo: Integração Bancária

Subprocesso: Pagamento Eletrônico – Geração da Remessa e o Retorno de Pagamento

Introdução

Através do Totvs Gestão Financeira é possível gerar arquivos bancários com dados relacionados a Pagamento Eletrônico e ainda, importar arquivos de retorno disponibilizados pelas instituições bancárias. Para realizar estes procedimentos, é necessário cadastrar os dados bancários no sistema, associar as formas de pagamento aos respectivos fornecedores e estruturar o relatório de acordo com as informações do manual bancário.

Desenvolvimento/Procedimento - Remessa

1. Primeiramente, devem-se cadastrar os dados bancários no sistema, para que tais informações sejam associadas ao Lançamento Financeiro. Este cadastro será feito na seguinte ordem:

a) Acessando o menu Cadastros, escolha a opção Bancos e Agências e crie um novo registro onde os pagamentos serão efetuados, insira o Código FEBRABAN em questão e os demais dados na pasta Identificação;

b) Com o banco já gravado, selecione-o e acesse o Anexo Agência. Informe o Código de sua Agência e suas informações adicionais e salve a alteração. Vale ressaltar que todas as agências com as quais a empresa opera poderão ser incluídas;

c) Depois de inserir os dados do Banco e da Agência, acesse o menu Cadastros > opção Contas Correntes e inclua todos os dados da conta. Na tela Identificação, o Banco e a Agência já cadastrados serão informados, além do Código da Conta Corrente em questão.

Na pasta Dados Adicionais, deve-se preencher os campos que serão validados no processo de integração, de acordo com a necessidade de cada instituição Bancária. Algumas não validam, por exemplo, o Tipo de Carteira ou o Código do Convênio, entretanto, esta definição deverá partir do Banco. Assim, caso não tenha em mãos estas informações (Carteira, Código do Cedente, Código do Convênio, Tipo de Carteira e Tipo de Cobrança) entre em contato com seu banco e solicite tais dados. Eles são muito importantes para que esta integração ocorra de maneira adequada.

2. Com todas as informações bancárias já gravadas nos respectivos cadastros, associe estas informações na Conta/Caixa que representa esta Conta Corrente, em menu Cadastros > Contas/Caixa > Editando a Conta/Caixa em questão > Pasta Integração Bancária.

Com isso, ao incluir um novo Lançamento Financeiro e informar na pasta Valores esta Conta/Caixa, os dados bancários serão automaticamente associados a este Lançamento na pasta Integração Bancária. Também via Alteração Global, é possível alterar a Conta/Caixa de vários registros em um único processo, atualizando também as informações Bancárias destes Lançamentos Financeiros.

3. Com as informações Bancárias da empresa já definidas, deve-se inserir os dados bancários dos fornecedores, para que a instituição bancária saiba de que forma os respectivos pagamentos serão feitos. No cadastro do Cliente/Fornecedor, selecione o cli/for desejado e vá em Anexos > Dados Bancários > Inclua um novo registro neste anexo e informe os dados bancários do fornecedor. O campo Forma de Pagamento é muito importante neste processo. Ele precisa ser corretamente informado para que os dados sejam devidamente enviados ao banco.

Ilustrando esta importância, consideremos a forma de pagamento DOC. Só é possível efetuar um DOC se tivermos os dados do banco, da agência e da conta corrente para onde o valor será transferido. Desta maneira, se o campo Forma de Pagamento for definido como DOC, obrigatoriamente os campos referentes ao Banco, Agência, Conta Corrente, etc. precisam ser da mesma forma preenchidos. Isso vale para a maioria das Formas de Pagamento existentes na opção Forma de pagamento

Entretanto, se a Forma de Pagamento for Título de Cobrança (Boleto), os campos Banco, Agência e Conta Corrente não precisam ter informação já que o código de barras e o IPTE que serão inseridos no Lançamento possuem estas definições.

Ao cadastrar esta informação no Cliente/Fornecedor, será possível informar no lançamento qual a Forma de Pagamento que será utilizada no respectivo registro e as informações serão enviadas para o arquivo de remessa. Desta forma, um único Cli/For poderá ter várias Formas de Pagamento cadastradas e para cada Lançamento ou situação, utiliza-se a forma de pagamento desejada. Não custa lembrar que a forma de pagamento anteriormente cadastrada no anexo do Cli/For, precisa obrigatoriamente ser associada no lançamento financeiro para que os respectivos dados sejam enviados para o arquivo de remessa gerado.

4. Com os cadastros referentes ao Banco, a Agência e a Conta Corrente devidamente preenchidos, tais informações associadas à Conta/Caixa em questão, as Formas de Pagamento associadas ao Cliente/Fornecedor e informadas no lançamento, deve-se partir para a geração da remessa de pagamento para o envio dos dados a instituição bancária.

O ideal é validar o processo, enviando um título de teste na primeira remessa para que o banco confirme a operação ou critique possíveis falhas na estrutura do arquivo que será gerado pelo sistema. Assim, quando da implantação do processo, lembre-se de enviar uma remessa com dados de um Lançamento Financeiro de teste para que tudo seja enviado de forma adequada. Só depois passe a enviar dados reais, até porque é muito importante que o Retorno de Pagamento seja também validado.

5. Para gerar a remessa, o primeiro passo é selecionar os Lançamentos Financeiros que serão enviados. Todos os lançamentos da visão serão enviados na remessa, desta forma Lançamentos que sejam A Receber, por exemplo, não poderão ser filtrados para esta geração. Normalmente, cria-se um filtro padrão para geração da remessa, tendo este apenas a condição referente à Data alterado, de acordo com a necessidade de cada processo. Todos os registros da visão precisam ter uma forma de pagamento definida na pasta Integração Bancária. Se ao menos um não possuir tal informação, um erro será exibido ao usuário quando o tipo de remessa for escolhido.

Ao acessar o menu Utilitários > Integração Bancária existirão duas opções relacionadas a geração de remessa de Pagamento. Uma para as remessas que forem do padrão FEBRABAN CNAB 240 posições e outra para as demais remessas. O padrão utilizado pela empresa é também definido no manual bancário disponibilizado pelo banco. Caso haja dúvidas com relação ao padrão utilizado, entre em contato com o banco e confirme a informação antes de realizar qualquer operação ou cadastro no sistema.

Escolhendo o tipo de remessa, uma tela será apresentada e nesta serão visualizados os registros referentes às remessas já geradas na coligada corrente. Ao gerar uma remessa, os dados desta ficarão gravados para no futuro o mesmo registro ser gerado para que outros títulos sejam enviados ao banco. Vale alertar que um mesmo registro poderá ser utilizado nesta tela apenas quando a nova remessa se referir a mesma integração realizada anteriormente.

6. Na tela de geração de remessa, será associado um relatório que organizará as informações no arquivo de remessa que será gerado. É de acordo com a estrutura do relatório que as informações serão configuradas no arquivo. Assim, no caso do banco criticar a primeira remessa enviada devido a falhas na estrutura do relatório, o ideal é avaliar no relatório a posição citada na crítica do banco, pois se o cadastro estiver devidamente preenchido a inconsistência possivelmente estará no relatório utilizado.

Por fim, basta clicar no botão Gerar Remessa para que o sistema estruture o arquivo com os dados necessários. O arquivo gerado deverá ser disponibilizado para o banco através do canal definido pela instituição bancária.

Desenvolvimento/Procedimento - Retorno

Diferentemente do processo relacionado à Cobrança, na importação do arquivo de retorno de pagamento não há local para configurar o Layout Bancário. A posição de cada informação do arquivo a ser importado é gravada internamente no aplicativo, não sendo necessário preencher nenhum layout de antemão.

1. Para importar o arquivo de retorno, deve-se acessar o menu Utilitários > Integração Bancária. Serão apresentadas duas opções de Retorno de Pagamento, de acordo com o padrão utilizado pela empresa (Padrão FEBRABAN CNAB240 e padrão específico do banco).

2. Escolhida a opção, uma tela será apresentada onde se deve informar o caminho do arquivo de retorno disponibilizado pelo banco, o Código do Banco que deverá ser validado no retorno, A Filial relacionada a este arquivo, a Conta/Caixa, etc. e ao clicar em Importar os dados do arquivo serão lidos pelo sistema.

Na tela de importação existe uma opção onde se define o local pra onde serão enviados os valores divergentes de cada Lançamento. Se por ventura, o sistema calcular um Valor de Baixa X para um Lançamento Financeiro e, no arquivo de retorno o Valor de Baixa enviado for Y, é possível definir em qual campo a diferença entre tais será gravado. Trata-se da opção Quando o Valor Baixado for diferente do Valor Líquido, considerar a diferença nos seguintes valores.

OBS: Para que os dados do arquivo gerado pelo banco sejam corretamente interpretados pelo sistema e os respectivos Lançamentos Financeiros sejam identificados, é preciso enviar no arquivo de remessa a Chave do lançamento. Enviando esta informação ao Banco no arquivo de Remessa de Pagamento, no campo reservado pelo banco para o número do documento atribuído pela empresa a mesma informação é devolvida no arquivo de retorno e assim o sistema relacionará cada registro enviado no arquivo com o referido Lançamento Financeiro. O Banco não irá validar as informações da Chave do Lançamento enviadas no arquivo de remessa. Da mesma maneira que estes dados forem enviados, eles serão devolvidos no arquivo de retorno.

O ideal é que a Chave do Lançamento seja composta pelo Código da Coligada do Lançamento Financeiro, seguido da Referência do título. Desta forma, o sistema reconhecerá os Lançamentos enviados ao Banco no momento de proceder à importação do retorno. Então, os campos que devem ser configurados nestas posições do relatório utilizado na geração da Remessa de Pagamento são:

FLAN.CODCOLIGADA – posicionado nas três primeiras posições do campo utilizado para Identificação do Título na Empresa, preenchidos com zeros à esquerda.

FLAN.IDLAN – posicionado nas posições restantes do campo utilizado para Identificação do Título na Empresa, preenchidos com zeros à esquerda.

É preciso fazer esta configuração no relatório utilizado na geração da remessa de pagamento, para que as informações sejam enviadas posteriormente no arquivo de retorno.

Informações Adicionais

- Mais uma vez, ressalta-se a importância de obter de antemão junto ao banco todas as informações pertinentes ao processo de integração. Só depois, cadastre os dados no sistema e valide o processo junto à instituição bancária.

- Alertamos sobre um processo em específico, que causa muita divergência nos dados enviados ao banco quando de sua implantação. Ao realizar o pagamento junto ao banco Itaú, toda a operação de Remessa e Retorno não se trata de padrão FEBRRABAN CNAB 240. Trata-se de um padrão específico do banco e por isso, ao gerar a remessa a opção que deve ser escolhida no menu Integração Bancária é Remessa de Pagamento, apenas. Da mesma forma, ao importar o arquivo de retorno, a opção que deve ser escolhida é Retorno de Pagamento.

- Ressaltamos que na implantação deste processo, é interessante ter um profissional com vasto conhecimento do sistema para que tudo seja cadastrado de maneira adequada e, possíveis adequações no relatório ou nos cadastros sejam realizadas de maneira eficaz. A utilização de cadastros incorretos pode levar a falhas graves no processo de integração que, em algumas situações, não são criticadas pelo banco. Assim, reafirmamos que o ideal é que um Consultor da Totvs esteja na empresa realizando todas as configurações necessárias para que a Integração Bancária atenda de forma completa e rápida suas necessidades.