DICA – Consistência de contabilização na conversão 11.50

Produto: TOTVS Gestão Financeira Versão: 11.80

Processo de Negocio: Integração Contábil

Processo do Sistema: Consistência de contabilização de Lançamentos e Extratos no ato da conversão a partir da versão 11.50.

Sintoma

Ao tentar converter uma base para versão 11.50 ou superior, o aviso abaixo é exibido e ao clicar em OK o processo é abortado:

Causa

A partir da versão 11.50, as rotinas que envolvem contabilização no Totvs Gestão Financeira passam a ser on-line. Assim, ao incluir um lançamento financeiro com Tipo Contábil igual a 'Contábil, a contabilização de inclusão deste lançamento será enviada para o Totvs Gestão Contábil de forma automática, assim que o usuário salvar a inclusão do registro. Da mesma forma, ao criar um Extrato de Caixa manual e definir que o TIpo Contábil será 'Contábil', a contabilização do extrato será enviada para o aplicativo contábil de forma imediata, assim que o usuário salvar o novo extrato.

Por isso, antes de converter para esta versão, todos os lançamentos com Tipo Contábil igual a 'Contábil' ou 'Baixa Contábil' e Extratos com Tipo 'Contábil' que não tiverem sido exportados para o Totvs Gestão Contábil terão que ser exportados, para que nenhuma pendência exista com relação a integração entre os aplicativos citados acima..

Para auxiliar na identificação dos lançamentos e extratos que ainda precisam ser exportados, ao ser exibida esta mensagem na conversão são criados filtros nos cadastros de Lançamentos Financeiros e Extratos de Caixa, para que todos os registros a serem exportados sejam localizados de forma mais ágil.

Solução

Sugerimos neste caso que um usuário supervisor, com conhecimento da integração contábil da empresa acesse esta base que será convertida, vá ao menu Cadastros -> Lançamentos -> Escolha o filtro de nome "**CONV_EXP_FLAN" e avalie os lançamentos que foram exibidos. Eles realmente precisam ter a contabilização exportada para o Totvs Gestão Contábil?

Se a resposta for sim, deve-se então realizar a exportação, através do menu Operações -> Contabilidade -> Opção ‘Gerar contabilidade no RM Saldus’. Da mesma forma, ao acessar o menu Cadastros > Extratos de Caixa, observará que foi criado o filtro de nome "**CONV_EXP_FXCX" para que os Extratos de Caixa ainda não exportados sejam exibidos e avaliados. Se for o caso, selecione-os e vá em Processos -> clique em ‘Exportar Contabilização’ e confirme a exportação.

Ao realizar esta operação, aconselhamos a consulta ao setor contábil da empresa, para definição dos registros que efetivamente precisam ser exportados para o Totvs Gestão Contábil. Se não for necessário o envio destes dados (exibidos nos filtros citados) para o aplicativo contábil, basta alterar o Tipo Contábil dos lançamentos e extratos exibidos nos filtros para ‘Não Contábil’. Desta forma, a consistência realizada no ato da conversão não irá considerar os registros alterados e a conversão ocorrerá normalmente.

Informações Adicionais

É importante realizar todo o procedimento de conversão primeiramente numa base de TESTES. Só depois de confirmar a eficácia da operação neste ambiente, o procedimento deve ser executado também na base de produção, lembrando-se sempre de criar antes um backup da base de dados.

Data de produção do documento: 13/07/2012